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 정보 근로자 개개인의 머리 속에 담긴 노하우와 지식을 모두가 공유하며 일할 수 있는 공간이 있다면? 문제 해결이 필요할 때 언제 어디서나 빠른 정보의 접근으로 효율적인 업무를 진행할 수 있는 환경이라면? 새한이 지난 2006년, 10여년 간 사용해오던 그룹웨어의 세대 교체를 결정한 가장 큰 배경이다. 이 같은 두 가지 물음표가 등장한 데에는 기존 환경의 한계가 자리하고 있었다. 1996년부터 운영하던 노츠 기반 그룹웨어로는 21세기 새한이 가고자 하는 지식·정보 경영을 지원하는 데 모자람이 있었던 것이다. 특히 협업과 지식 공유 부문에 대해서는 답을 찾을 수가 없었다고 한다. 지식·정보 경영을 위해 공유와 협업이 중요하다는 공감대가 오랜 기간 쌓이던 중에 새한은 2006년 새로운 기회를 맞이하게 되었다. 기존에 그룹사 차원에서 이용하던 노츠의 유지·보수 기간이 끝나는 시점과 노후한 하드웨어 교체 시점이 다가온 것이다. 노츠를 업그레이드 하느냐, 아니면 새로운 체제로 전환하느냐의 결정이 필요한 시점에서 새한은 결정적인 힌트 하나를 얻게 되었다. 평소 지식·정보 경영의 중요성을 강조하던 새한의 사장님이 타사 방문시 눈여겨 보았던 Exchange Server 기반의 협업 및 커뮤니케이션 환경에 칭찬을 아끼지 않았던 것이다. 이는 Exchange Server 환경 도입을 노츠 업그레이드와 함께 진지하게 검토하는 계기가 되었다. 두 환경 간의 비교는 새한의 IT 서비스 지원을 하고 있는 새한정보시스템이 맡았다. 새한정보시스템 윤찬영 팀장은 “Exchange Server와 노츠가 그룹웨어 인프라로써 갖는 장단점에 여러 업체의 그룹웨어 및 협업 솔루션에 대한 상세 평가 자료를 더하여 새한에 제공하였다”고 말했다. 그리고 “평가는 새한이 원하는 요구 수준을 만족시킬 수 있는 기능성, 구축 비용, 사후관리, 확장성, 발전 방향, 새한이 요구하는 방침에 대한 구현 능력 등을 중심으로 진행되었는데, 모든 면에서 Exchange Server 환경이 높은 점수를 얻었다”라고 평가했다. DWA (Domino Web Access) 지원이 가능한 노츠 환경으로의 업그레이드 대신 Exchange Server를 택해 2006년 초 본격적인 프로젝트에 착수했다.  2006년 3월부터 8월까지 5개월 간의 일정으로 추진된 이번 프로젝트의 최대 목표는 ‘협업 지향적인 플랫폼’으로 기존 환경을 세대교체 하는 것이었다. 새한은 새롭게 선보일 차세대 그룹웨어를 ‘큐빅’이라 이름지었다. 큐빅 개발은 인프라 구성과 솔루션 배치 및 기능 추가로 크게 나뉘어 진행되었다. 먼저 인프라는 Windows Server 2003, Exchange Server 2003, SharePoint Portal Server 2003, Live Communication Server 2005로 틀이 짜였다. 인프라 구성에 있어 한 가지 더 소개할 부분이 있다. Active Directory(이하 AD)를 통해 새한의 IT 인프라 전반에 혁신의 씨앗을 심었다는 것이다. AD 도입을 통해 새한은 사용자 계정 관리는 물론이고 IT 자산과 각종 소프트웨어 배포까지 폭넓게 AD를 활용했다. 이번 프로젝트에도 큐빅 개발을 마무리하고 Live Communication Server 이용을 위한 Communicator를 AD를 통해 1400여 명이 넘는 사용자들에게 손쉽게 배포하였다. 인프라 구성 다음 단계로 새한정보시스템의 XFUSION ECP을 새한의 업무 환경에 최적화하는 것과 추가 기능 개발 작업이 이루어졌다. XFUSION ECP는 .NET 기반의 엔터프라이즈 인포메이션 포털 솔루션으로 기본적인 그룹웨어의 기능, 문서관리, 포털, 협업, 커뮤니티 서비스, 더 나아가 웹 서비스 기반의 회사간(B2B) 협력까지 지원하는 솔루션이다. 큐빅의 윤곽을 잡은 후 새한정보시스템은 기존 노츠 환경의 데이터 마이그레이션 작업을 수행하였다. 이 작업에서 가장 중요시 되었던 것은 결재, 게시 등에 축적된 데이터들. 이를 위해 새한정보시스템은 기존 그룹웨어의 기능 단위 데이터 마이그레이션 방법을 택했다. 그리고 작업 일정 및 데이터 이전의 완성도를 높이기 위해 간단한 마이그레이션 툴을 직접 개발해 작업에 이용했다. 메일 데이터의 경우는 이와는 좀 다르게 진행되었다. 새한의 노츠 계정 사용자는 대략 1400여 명이다. 이들은 모두 기존에 노츠 전용 클라이언트를 통해 그룹웨어를 이용해 왔다. 이들 사용자들의 메일 데이터 전체를 다 이전하는 방식이 아니라 시스템 전환 작업 일정 공지와 개인의 메일 데이터를 새로운 환경으로 옮기는 가이드를 제시해 처리했다. 이러한 과정을 거쳐 새한은 2006년 8월 큐빅을 성공적으로 오픈했다.  차세대 메시징 및 협업 인프라인 큐빅은 새한에게 있어 그 어떤 정보화 프로젝트보다 남다른 의미가 있다고 한다. 이는 큐빅이 신 조직 문화 창조를 위한 기반 마련이라는 효과를 거두었기 때문이다. 김영철 과장은 “큐빅은 본사와 공장 모두가 실시간으로 업무를 함께 처리할 수 있는 가상의 업무 공간이자 사이버 상의 새한”이라며 “지식·정보 경영을 위한 허브인 큐빅 상에서 새한 임직원들은 협업이란 새로운 문화를 만들어 가고, 이를 통해 새로운 가치를 창출해 낼 것”이라고 자신했다. 큐빅이 신 문화 창조의 기초이자 허브로써 역할할 수 있게 된 것은 확장된 그룹웨어(Extended Groupware)를 구현할 수 있는 유연한 인프라가 있었기 때문에 가능했다. 바로 이 점이 새한이 꼽는 두 번째 큐빅 구축의 효과이다. 노츠가 아닌 Exchange Server 인프라를 택함으로써 신 조직 문화 창조라는 비전에 맞추어 큐빅을 진화시키는 것이 좀더 수월하다고 보는 것이다. 참고로 새한은 허브로써 큐빅이 갖는 활용성을 높이기 위해 향후 기간계 시스템과의 연동도 고민 중에 있다. 또한 부분적이긴 하지만 SAP R/3 등 기존 백엔드 업무 시스템에서 데이터를 선별적으로 큐빅과 연동시키고 있다. 그리고 향후에는 비효율 업무를 시스템의 몫으로 전환하고 조직원은 부가가치 업무에만 전념할 수 있도록 BizTalk Server 도입과 여러 업무용 시스템 간의 통합도 고려 중이다. 이번 프로젝트를 통해 새한은 구축 비용 절감이라는 효과를 거두기도 하였다. 사전 비교 단계에서 Exchange Server 기반 협업 환경이 노츠 기반 환경보다 10% 이상 구축 비용이 낮다는 결과가 나왔다. 노츠 업그레이드를 하지 않는 대신 10% 이상의 비용을 절감한 것이다. ▶ Case Study는 마이크로소프트의 기술로 새로운 비즈니스 사회를 만들어 가는 사례를 소개하는 칼럼입니다. 본 사례의 소개에 협조해 주신 고객사께 진심으로 감사드립니다. | ||||||
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⊙ Exchange Server를 택한 배경은?