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솔루션 개요
산업
미국무성 Messaging Systems Products 부서는 폭넓은 검토/승인 프로세스가 필요한 기술 문서를 개발합니다.
파트너
Information Strategies는 정부 기관의 복잡한 문제를 해결하는 솔루션과 인터넷 가능 응용 프로그램을 제공하는 회사로, 사용자 지정 데이터베이스, 공동 작업, 워크플로, 지식 관리, e-commerce 및 고급 웹 응용 프로그램을 전문적으로 개발합니다. Infostrat는 1999년에 올해의 Microsoft Federal Systems 파트너로 선정된 바 있습니다.
비즈니스 상황
Information Strategies는 직원 각자의 PC에서 공동으로 문서 작성 작업을 수행하는 솔루션을 개발했습니다. 문서는 전자 메일을 통해 검토 프로세스를 거친 후 문서 라이브러리에 저장되고 관리됩니다. 이러한 일련의 작업은 Microsoft Office XP와 Microsoft SharePoint Team Service를 통해 완료됩니다.
솔루션
- 단기간내 효과 달성 보다 빠르고 효율적인 프로세스의 효과가 바로 느껴집니다.
- 보안 향상. SharePoint 팀 사이트에는 Microsoft Windows® 네트워크의 향상된 보안 기능이 그대로 사용됩니다. Office XP 문서의 특징으로는 디지털 서명과 코드 서명을 들 수 있습니다.
- 확장성. SharePoint 문서 라이브러리의 특징으로는 문서가 저장되는 Microsoft SQL™ Server 데이터베이스의 엔터프라이즈급 확장성을 들 수 있습니다.
- 낮은 소유 비용. Office XP와 SharePoint에서 솔루션을 작성하기 때문에 미국무성에서 이미 축적된 기술과 교육/학습 정보를 그대로 사용할 수 있습니다.
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사용된 제품
- Microsoft Exchange Server 2000
- Microsoft Internet Explorer
- Microsoft Office XP
- Microsoft Office XP Developer
- Microsoft Outlook®
- SharePoint™ Team Services from
Microsoft
- Microsoft SQL Server™
- Microsoft Windows® 2000 Advanced
Server
- Microsoft Word 2002 버전
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Microsoft 공인 파트너인 Information Strategies는 Microsoft Office XP를 사용하여 미국무성의 업무 프로세스 능률을 개선하는 사용자 지정 솔루션을 개발했습니다. 이 솔루션은 문서 작성자 간의 공동 작업을 촉진하고 문서 검토/승인 작업을 자동화합니다. 또한 Microsoft의 공동 작업 도구, 문서 회람, 문서 추적, 스마트 태그, SharePoint Team Service를 비롯한 여러 가지 새로운 Office XP 기능을 사용합니다.
미국무성의 Messaging Systems Products 부서는 팀 작업을 통해 기술 문서를 개발합니다. 문서는 기술 문서 작성자, 품질 보증 전문가, 프로젝트 관리자 및 기타 편집자의 승인을 포함한 폭넓은 검토 과정을 거쳐야 합니다. 현재까지는 종이 형태의 양식이 첨부된 인쇄 문서를 회람하는 방식으로 이 프로세스가 수행되었습니다. 각 검토자가 제안할 변경 내용을 첨부 양식에 기입한 후 모든 검토자 편집 내용이 문서에 수동으로 통합되었으며 해당 문서가 완성될 때까지 이 프로세스가 반복되었습니다.
Information Strategies는 이러한 구식 인쇄물 기반 시스템을 혁신할 수 있는 완벽한 전자 솔루션을 개발했습니다. 새 솔루션 덕분에 직원 각자의 PC에서 공동으로 문서 작성 작업을 할 수 있게 되었으며 작성, 편집, 통합 및 승인을 담당하는 부서 간의 인쇄 문서 이동이 필요치 않게 되었습니다. 새 솔루션은 Office XP를 기반으로 하며 공동 작업 도구, 문서 회람, 문서 추적, 스마트 태그 및 SharePoint Team Service와 같은 여러 가지 새로운 기능을 사용합니다. Information Strategies 솔루션은 온라인 라이브러리에서 문서를 관리하고 전자 메일을 통해 검토 프로세스를 거치게 함으로써 미국무성의 업무 프로세스를 훨씬 효과적으로 처리할 수 있게 되었습니다.
숙련된 파트너
Information Strategies는 정부 기관의 복잡한 문제를 해결하는 솔루션을 제공합니다. 1999년에 올해의 Microsoft Federal Systems 솔루션 공급자로 선정된 바 있는 Information Strategies는 사용자 지정 데이터베이스, 공동 작업 및 워크플로, 지식 관리, e-commerce 및 고급 웹 응용 프로그램을 전문적으로 개발하는 회사입니다. 미국무성내 다른 부서와 협력했던 경력과 탁월한 전문 기술력을 고려하여, 미국무성은 Information Strategies가 Messaging Systems Products 부서의 사용자 지정 문서 관리 및 워크플로 솔루션을 개발하는 데 가장 적합한 파트너라는 결정을 내렸습니다.
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| 미국무성을 지원할 수 있는 Infostrat의 기술력은 e-government 솔루션을 개발하면서 축적되었습니다. Infostrat는 Microsoft 플랫폼의 성능과 안정성을 바탕으로 고객에게 이익을 주는는 솔루션을 제공할 수 있었습니다. |
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James J. Townsend
대표이사
Information Strategies
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솔루션 정보
문서 작성, 편집 및 승인 프로세스를 개선하기 위해 Information Strategies는 Office XP와 SharePoint Team Service의 기능을 사용하는 솔루션을 개발했습니다.
전체 프로세스는 Office XP 제품군 구성 요소인 Microsoft Word 버전 2002에서 문서를 작성하는 것에서 시작됩니다. 첫번째 문서 초안이 완성되면 미국무성에서 그 내용을 철저히 검토하고 문서화해야 합니다. 문서 승인 과정에서는 각 검토자의 피드백 내용을 확인해야 합니다. 검토자는 보내기 명령을 사용하여 다음 검토자에게 문서를 전달합니다. 각 승인 단계마다 Microsoft Word 버전 2002에서 자동으로 회람 쪽지를 첨부하고 변경 및 설명 내용을 추적합니다. 스마트 태그 이름 인식기는 검토자가 연락처 정보를 쿼리하고 문서에 설명을 포함시킨 검토자와 상호 작용할 수 있게 함으로써 설명 추적에 지능적 요소를 추가합니다.
최종 문서는 생산성과 의사 소통 능력의 향상을 위한 팀 수준 포탈 서비스인 SharePoint Team Service를 통해 관리되는 온라인 문서 라이브러리에 저장됩니다. SharePoint Team Service는 프로젝트 컨텐트와 팀 관련 정보를 관리합니다. 사용자는 미국무성의 보안 인트라넷을 통해 SharePoint 라이브러리에 액세스하고 Microsoft Internet Explorer를 사용하여 문서와 상호 작용합니다. 검토자는 문서 라이브러리의 사용자 지정 열에 자신의 승인 여부를 표시하는 방식으로 문서에 "서명"합니다. 관리자는 문서 목록을 보고 서명한 검토자와 아직 서명하지 않은 검토자를 쉽게 파악할 수 있습니다. 모든 검토자의 서명이 완료되면 SharePoint 구독 서비스가 승인받을 문서를 제출할 준비가 되었음을 알리는 전자 메일 경고를 해당 관리자에게 보냅니다.
이점
새 프로세스는 확장성, 효율성, 보안을 제공하고 총 소유 비용을 낮춥니다.
단기간내 효과 달성. 여러 사용자가 동시에 작업을 완료할 수 있기 때문에 전체 문서 승인 시간이 단축됩니다. 검토 속도가 빨라져서 문서의 개발 및 관리 시간이 절약됩니다. 이 솔루션의 이점은 Messaging Systems Products 부서에서 곧바로 깨닫게 될 것입니다. 이 솔루션은 Microsoft Word에서 전자 문서를 회람하고 어디서나 액세스할 수 있는 온라인 라이브러리를 만들기 때문에 용지, 인쇄, 복사에 드는 비용이 절약됩니다.
모안. 컴퓨터 보안에 대한 걱정 때문에 조직내 솔루션을 인쇄물 기반 솔루션에서 전자 솔루션으로 바꾸지 못하는 경우가 간혹 있습니다. Office XP 솔루션의 강력한 보안 모델이 이러한 미국무성의 걱정을 해결했습니다. 보안 기능으로는 액세스 제어, 디지털 서명, 코드 서명, 개인 및 기밀 정보 유지, Microsoft Outlook 보안 기능 등이 있습니다.
확장성. SharePoint 문서 라이브러리는 Microsoft SQL Server를 사용하여 문서 데이터베이스를 관리합니다. 따라서 Office XP 솔루션은 이 강력한 엔터프라이즈 데이터베이스 서버의 확장성을 그대로 사용하므로 향후 필요에 따라 손쉽게 확장할 수 있습니다.
낮은 소유 비용. 이 솔루션은 Office XP와 SharePoint Team Service를 기반으로 하기 때문에 미국무성에서 기존의 기술을 그대로 사용할 수 있습니다. Microsoft Office를 사용하여 문서 관리 솔루션을 작성함으로써 기존 문서 작성 도구에 가치가 부가되므로 최소한의 교육/학습이나 추가 기술만 필요합니다. SharePoint Team Service 사이트는 기존의 미국무성 인트라넷에서 호스팅되므로 최소한의 IT 투자만 필요할 뿐 추가적인 하드웨어 구축은 필요치 않습니다.
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