Office 2010 및 Windows 7 Professional을 통해 생산성을 높이는 10가지 방법
흔히들 생각하는 것과는 달리 작가의 삶이란 실크 파자마를 입고 조용히 명상을 즐기는 우아한 삶이 아닙니다. 대개의 경우 Word 문서 앞에 앉아서 머리카락을 쥐어뜯고 있는 것이 제 모습일 것입니다. 사실, 집에서 일하는 것은 사무실에서 일하는 것과 크게 다를 것이 없습니다. 단지 주변에 사람이 더 적을 뿐입니다. 그리고 사무실에서와 마찬가지로 필요한 도구를 갖추고 있는 것이 매우 중요합니다. 따라서 제가 Windows 7 Professional과 Office 2010에 크게 만족하는 것은 전혀 놀라운 일이 아닙니다. 물론 제가 실제로 글을 쓰는 데 도움을 주지는 못하지만(그러면 정말 좋겠지만) 그 외 모든 것에는 확실히 도움을 줍니다. 한번 보실래요? 자, 시작합니다!
Office 2010 프로그램에 빠르게 액세스
저에게는 Word가 가장 중요합니다. 전 언제나 쉽게 액세스할 수 있도록 Word 아이콘을 Windows 작업 표시줄에 고정시켜 놓았습니다. 하지만 정말로 멋진 것은 더 이상 제가 작업하던 마지막 문서를 찾기 위해 파일 폴더를 일일이 탐색하지 않아도 된다는 것입니다. 대신 Word 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하면 가장 마지막으로 연 10개의 Word 문서를 볼 수 있습니다. 이러한 점프 목록 덕분에 최근 문서를 단 두 번의 클릭만으로 열 수 있습니다. 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 원하는 문서를 클릭하기만 하면 되기 때문입니다. 모든 Office 프로그램 그리고 웹 사이트, 클라이언트 제안서, 예산 스프레드시트, 개인 항목 등 정기적으로 열어보는 다른 항목에서도 점프 목록을 사용할 수 있습니다.
점프 목록에서 전자 메일 바로 보내기
점프 목록을 사용하면 문서를 전자 메일에 첨부하여 보내는 것도 쉽습니다. Outlook 메시지에 첨부할 파일을 찾아다니는 대신 메시지를 작성한 후에 Word 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하여 점프 목록을 표시하면 됩니다. 그러면 원하는 문서를 메시지로 끌어다 놓을 수 있습니다. 아주 간단합니다!
Outlook을 사용하여 일정을 보다 효과적으로 관리
많은 작가들처럼 저도 일을 미루는 버릇이 있습니다. 물론 예전에도 Outlook을 사용하여 작업 일정을 관리할 수 있었습니다. 하지만 이제는 문서 자체를 일정으로 끌어다 놓음으로써 한 단계 더 발전된 관리가 가능합니다. 이렇게 하면 예약된 작업 시간에 대한 미리 알림을 받을 뿐만 아니라 작업할 문서가 미리 알림과 함께 준비됩니다. 더 이상 일을 미룰 변명거리가 없네요!
축소판 그림 미리 보기의 시간 절약 마술
저는 동시에 여러 개의 문서를 열어 놓는 경우가 많습니다. 그래서 과거에는 정보를 확인하기 위해 문서를 전환할 때 또는 한 문서에 다른 문서로 내용을 복사하여 붙여 넣을 때 혼동을 일으키기 쉬웠습니다. 하지만 이제는 축소판 그림 미리 보기 덕분에 작업이 매우 간편해졌습니다. 작업 표시줄에 있는 Word 아이콘 위에 마우스를 올려 놓기만 하면 각 문서의 축소판을 볼 수 있기 때문입니다. 전체 화면으로 보려면 원하는 문서 위로 마우스를 가져가기만 하면 됩니다. 그러면 마치 마술과 같이 다른 모든 화면이 사라져서 아무런 방해를 받지 않고 필요한 화면을 볼 수 있습니다.
가장 자주 사용하는 기능 중 하나인 맞추기
혹시 문서를 나란히 비교해야 하는 적이 있으셨나요? 그럴 때 서로 나란히 붙여놓고 읽을 수 있도록 문서의 크기를 완벽하게 조정하느라 많은 시간을 보내셨나요? 이제는 맞추기가 그 작업을 자동으로 수행합니다. 열려 있는 문서 창의 테두리를 화면 가장자리로 끌어다 놓으면 됩니다. 또는 바로 가기를 사용할 수 있습니다. 문서 안에서 Windows 로고 키를 누르고 오른쪽 또는 왼쪽 화살표 키를 눌러서 문서를 한 쪽에 맞추세요. 그리고 두 번째 문서에 같은 작업을 반복하세요. 저는 다른 무엇보다도 이 기능이 가장 훌륭하다고 생각합니다.
설정이 아닌 작업에 더 많은 시간 투자
일을 하다 보면 간혹 클라이언트의 네트워크에 로그인하거나 클라이언트 사무실에서 작업해야 할 때도 있습니다. Windows 7 Professional을 사용하면 세부 정보를 쉽게 관리할 수 있기 때문에 장소에 따라 설정을 변경하느라 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 예를 들어 지금 연결 기능은 새 연결을 설정하는 방법을 안내해 줍니다. 한 번 설정한 후에는 다시 설정할 필요가 없습니다. 무선 연결이 감지되면 자동으로 연결되기 때문입니다. 마찬가지로 더 이상 문서를 다른 프린터에서 잘못 인쇄할까봐 걱정하지 않아도 됩니다. 위치 인식 인쇄 기능이 집에서 그리고 각 클라이언트의 사무실에서 사용한 프린터를 기억하고 있기 때문입니다. 따라서 장소를 옮길 때마다 Windows에서 필요한 프린터에 자동으로 연결합니다. 그리고 가장 좋은 점은 작업 표시줄에서 연결 아이콘을 클릭하는 것만으로 현재의 네트워크를 쉽게 확인할 수 있다는 것입니다.
수월해진 프레젠테이션
저는 작가이기 때문에 사람들 앞에 설 기회가 많지 않습니다. 그래도 드물기는 하지만 프레젠테이션을 해야 할 경우가 있는데, 필요한 설정을 매우 빠르게 완료할 수 있기 때문에 무대 공포증에 떠는 시간을 줄일 수 있습니다. 무엇보다도 절전 모드 및 다시 시작 기능이 매우 빠르고 효율적입니다. 랩톱을 열고 클릭하기만 하면 설정이 그대로 나타납니다. 그리고 모든 연결도 자동으로 이루어져 있습니다. 프레젠테이션을 마치고 나서는 랩톱을 닫기만 하면 됩니다. 아주 간단합니다.
Windows 7 Professional에서 프레젠테이션이 간편한 또 하나의 이유는 여러 가지 설정을 다룰 필요가 없다는 것입니다. Windows 모바일 센터(Windows 키 + X)를 사용하면 프레젠테이션을 진행하는 중에 PC가 절전 모드로 넘어가거나 알림을 표시하는 일이 없습니다. PC를 열면 이동 중에 변경해야 할 설정이 모두 표시됩니다. [프레젠테이션 설정]을 클릭합니다.* 그런 다음, 프로젝터를 연결하고 [디스플레이 연결]을 클릭하여 디스플레이 설정을 변경합니다. 아주 간단합니다! 이제 프로젝터에 연결된 것입니다.
*프레젠테이션 설정을 변경하려면 Windows 7 Professional 또는 Windows 7 Ultimate가 필요합니다.
프레젠테이션 브로드캐스팅
그리고 프레젠테이션과 관련하여, 웹에서 프레젠테이션을 브로드캐스트할 수 있는 편리한 새 기능이 있습니다. 여러 곳에 흩어져 있는 청중을 대상으로 프레젠테이션을 진행한다고 가정해 보세요. PowerPoint 2010에서 파일을클릭한 다음 슬라이드 쇼 브로드캐스트를클릭합니다. 이렇게 하면 전자 메일 또는 인스턴트 메시지를 통해 청중에게 보낼 수 있는 링크가 만들어집니다. 준비가 되었으면 전화를 걸거나 전화 회의를 설정합니다. 모든 참석자들이 링크를 클릭하면 모두 한 자리에 있는 것과 마찬가지가 됩니다.
성능 저하 없이 진행되는 백업
Windows 7 Professional 백업 및 복원을 사용하면 백업이 쉬워집니다. 한 번 설정한 후에는 다시 설정할 필요가 없기 때문입니다. 전 1주일에 한 번씩 외장 하드 드라이브에 백업하도록 PC를 설정했습니다. 또한 클라이언트 사무실에서 작업할 때는 특정 파일을 그 회사의 네트워크에 백업할 수 있습니다. 이렇게 하면 어디든지 백업본이 있기 때문에 추측해서 작업할 필요가 없습니다.
그리고 백업과 관련하여, Office에서 작업 중인 문서를 백업할 수 있는 좋은 방법이 있습니다. 저는 너무 빨리 작업하느라 문서를 변경한 후에 미처 저장하지 못했을 때 또는 너무 많은 내용을 변경한 후에 이전 초안으로 돌아가고자 할 때 이 기능을 유용하게 사용했습니다. 자동 복구 및 자동 저장을 사용하여 PC에 문서를 얼마나 자주 자동으로 저장할 것인지를 지정하고, 파일의 이전 버전에 액세스하고, 때로는 아예 저장한 적이 없는 문서도 복구할 수 있습니다! Office 파일 자동 저장 및 복구에 대해 자세히 알아보세요.
SkyDrive에 저장
백업본을 여러 개 갖고 있는 것은 전혀 해가 되지 않습니다. 예를 들어 저는 몇 년 전에 랩톱을 도난당한 일이 있습니다. 그 안에는 제가 3년간 써온 소설이 들어 있었습니다. 그래서 백업 파일을 열어보았는데 파일이 손상되어 있습니다. 이 일로 전 며칠 동안 울었습니다. 그 이후로 저는 정말 중요한 파일의 경우 Windows Live SkyDrive를 사용하여 추가 복사본을 저장해 둡니다.
정말 편리한 것은 이제 Word 또는 다른 Office 2010 프로그램에서 SkyDrive 계정으로 파일을 바로 저장할 수 있다는 점입니다. 단지 파일을클릭한 다음 저장/보내기를클릭하고 웹을선택하면 됩니다. 그리고 Windows Live 사용자 이름과 암호를 입력합니다. 이것은 다른 사람들과 파일을 빠르고 쉽게 공유할 수 있는 방법이기도 합니다. 용량이 정말 큰 문서를 작업 중일 때 클라이언트의 받은 편지함을 가득 채우고 싶지 않은 경우에도 매우 편리합니다. 그리고 웹 버전의 프로그램을 사용하면 Office가 설치되지 않은 PC에서도 이러한 문서로 작업할 수 있습니다.
Windows 7 Professional 및
Office 2010 직접 사용해 보기
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작성자 정보:
Zia Munshi는 Microsoft 및 MSN을 비롯하여 다양한 발행물과 회사에 대한 글을 쓴 프리랜서 작가이자 카피라이터입니다. 그녀는 특히 기술적인 내용에 대한 글을 쓰는 것을 좋아합니다. 자신이 최신 기계 및 소프트웨어를 구입하는 것에 대한 좋은 변명거리가 되기 때문입니다. 그녀는 남편과 함께 시애틀에서 애완견을 키우며 살고 있습니다.
