Administre Información con XML en Office Professional Edition 2003
Muchas compañías, e incluso industrias enteras, se han beneficiado con la utilización de XML (Extensible Markup Language), ya que proporciona un estándar ampliamente utilizado para designar la estructura y contenido de datos. No obstante, su utilización ha sido limitada principalmente al intercambio de datos entre servidores con información corporativa más que a datos vinculados con empleados individuales.
Microsoft Office Professional Edition 2003 está diseñado para mejorar la manera en la cual las compañías puedan sacar más provecho de XML. Office Professional Edition 2003 proporciona soporte para XML lo cual le permite optimizar los procesos de negocios como así también mejorar la productividad.
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¿Qué es XML?
XML es un lenguaje estándar de descripción de datos que se utiliza en todo el mundo para compartir información de negocios en la Web sin tener que preocuparse por programas incompatibles, redes de computadoras, estructuras de datos y sistemas operativos. Compartir información es más fácil con XML.
XML utiliza estándar tags para definir la estructura y el contenido de un archivo. Tener los mismos tags XML en todos los archivos, le permite indexar, buscar, combinar y reutilizar, con eficacia, información basada en texto. Dado que XML se basa en texto y no está limitado a lenguajes propios de computadoras, posibilita el intercambio de información entre sistemas que normalmente son incompatibles.
Office Professional Edition 2003 trae XML al escritorio
Muchas compañías han implementado XML como estándar para las transacciones que involucran amplios sistemas corporativos y han invertido en servicios de Internet y redes para soportarlo. No obstante, dado que herramientas XML de fácil uso no han estado disponibles para programas de escritorios, los empleados raramente rotulan el contenido y estructura de sus documentos. Entonces, se pierde la oportunidad de capturar y luego reutilizar la información contenida en esos documentos o si no, las compañías tienen que perder mucho tiempo migrando los datos a un sistema corporativo.
Con Office Professional Edition 2003, algunas de las herramientas de productividad de escritorio más populares—incluyendo Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 y Microsoft Office Access 2003—ahora soportan XML. Microsoft Office InfoPath™ 2003, también disponible en Office Professional Edition 2003, también saca provecho de XML. Utilizando XML:
| • | Puede guardar y organizar datos nuevos como XML para que los colaboradores puedan emplearlo. |
| • | Las compañías extraen datos XML de una variedad de fuentes y los agregan a documentos, bases de datos, presentaciones y planillas de cálculo. |
| • | Los desarrolladores pueden crear “programas inteligentes” (es decir, programas que devuelven información útil basada en datos ingresados por el usuario) para que los usuarios capturen información en los archivos. |
Al utilizar el soporte de XML en Office Professional Edition 2003, puede crear, organizar y compartir con eficacia su valiosa información de negocios.
Nota En todas las ediciones Office 2003, los documentos de Word 2003 y las hojas de cálculo de Excel 2003 se pueden guardar en un formato de archivo XML nativo que se puede manipular y buscar utilizando cualquier programa que pueda procesar XML estándar de industria. Con Office Professional Edition 2003, las compañías también pueden utilizar formatos XML personalizados—o esquemas— para permitir crear, capturar, intercambiar y reutilizar información de manera más fácil y avanzada.
Utilización de datos XML con Office Professional Edition 2003
Con las capacidades de XML de Office Professional Edition 2003, puede crear documentos, conectarse a fuentes de datos corporativos y recuperar y reutilizar información mediante formas innovadoras. Aquí hay algunos ejemplos de cómo puede sacar provecho de XML:
| • | Un ingeniero utiliza una computadora notebook equipada con InfoPath 2003, un programa de entrada de datos, basado en formularios, para reunir información acerca del estado de equipo como bombas o generadores. Después de ser capturada, esta información provee órdenes de trabajo para la manutención preventiva y crea un historial para cada activo. |
| • | Un ejecutivo financiero, que está creando un reporte consolidado de las múltiples divisiones de una compañía, exporta las cifras de los ingresos desde cada división a una hoja de cálculo de Excel 2003. Independientemente del lugar donde el encargado de cada división haya almacenado los números, la consolidación se lleva a cabo sin ningún inconveniente por haber clasificado los números con regularidad utilizando XML. |
| • | Un analista de investigación utiliza Word 2003 para crear reportes personalizados sobre los últimos productos de teléfonos celulares para un cliente. El analista reúne datos estructurados como XML en un archivo desde varias fuentes internas y externas. Después de ser creado, el documento se puede actualizar en cualquier momento con sólo guardar los cambios realizados y regenerar el reporte. |
En conclusión: XML puede ayudarlo a tomar mejores decisiones y a adoptar medidas basadas en la información más acertada con más agilidad.
El Poder de Programas Inteligentes
Cuando su compañía crea un esquema XML —un estándar o plantilla para la estructura de datos— entonces, sus desarrolladores pueden crear programas inteligentes. Los programas inteligentes XML-enabled pueden recuperar información como texto, datos de soporte (supporting data) y links con información relacionada. Por ejemplo, en formularios o documentos, sólo podría ingresar cierto tipo específico de datos dentro de cada campo. Esto ayuda a prevenir los errores en el ingreso de datos antes de que ocurran.
No es necesario que sepa cómo trabajar con XML o que vea el esquema fundamental. Con XML, el contenido está separado de la presentación. La misma información se puede presentar en formas ilimitadas, de acuerdo con sus necesidades, la tarea o el proceso de negocios.
Datos Corporativos en el escritorio
XML le permite seleccionar y utilizar datos de la empresa con facilidad. Los abiertos estándares de XML basados en Internet y los servicios Web de XML les permiten a los distintos sistemas comunicarse aun cuando utilizan diferentes fuentes de datos, están escritos en un lenguaje distinto o residen en diferentes computadoras.
Con soporte para XML en Office Professional Edition 2003, los desarrolladores pueden crear un programa que usted puede utilizar en su escritorio para contribuir con o quitar datos de las bases de datos corporativas. Los desarrolladores pueden crear hojas de cálculo, documentos o programas de negocios que saben qué datos seleccionar y cómo obtenerlos.
Dado que un documento XML es estructurado, independiente de la plataforma y basado en texto, los archivos XML se pueden abrir y modificar en los programas de Office Professional Edition 2003 o se pueden integrar a procesos de negocios automatizados. Entonces, puede utilizar herramientas en Office 2003 Editions -como la función para trazar gráficos de Excel 2003- para analizar y exhibir información. Esto ahorra tiempo y asegura que obtenga la información actual más exacta; y luego, usted puede determinar cómo quiere utilizarla.
Capture Datos una vez, utilícelos muchas
Cuando cree un esquema de XML, usted decide qué información desea capturar en archivos. Podrá hallar información con más facilidad que en los archivos de texto sin estructurar, y, en cambio, la información se convertirá en un activo corporativo de mucho valor.
La información de archivo creada o capturada dentro de XML se puede reutilizar siempre. Puede recopilar, buscar, organizar y reutilizar archivos y su contenido de negocios como números en una base de datos. No le lleva más tiempo crear el documento, aunque incrementa su valor enormemente. Con XML, puede acceder con más facilidad a la información que necesita. De este modo, ahorra tiempo, reduce el margen de error e incrementa el conocimiento en su compañía.
Para obtener más información
Para saber más acerca de XML y cómo lo soporta Office Professional Edition 2003, visite:
| • | XML desde el World Wide Web Consortium (W3C) |
| • | XML en MSDN |