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¿Para cuando dijo que lo necesita?

Por Beatriz Naranjo Fernandez
Gerente de Productividad de Negocios
Microsoft Latinoamérica

Así suelen finalizar muchas conversaciones al momento de pactar los tiempos de entrega de un trabajo, sea este un documento, una presentación  o un informe. En ocasiones, la respuesta, que sin duda arranca más de una sonrisa, es… “lo necesito para ayer”.

Si bien se trata de un hecho risueño y simpático, no deja de revelar una verdad acerca de la velocidad a la que corre el mundo de los negocios en nuestros días; los tiempos son perentorios, las oportunidades se presentan inesperadamente en muchas ocasiones y la reacción debe ser veloz, pues si no, de lo contrario, se van tan rápidamente como aparecieron, y con ellas un buen negocio.

El aporte de Office 2010

Office 2010 fue concebido centrado en las necesidades del usuario, pero también con las del departamento de TI en mente. Ayuda a las personas a trabajar en equipo y la coautoría es una de las nuevas funcionalidades que colabora notablemente en este sentido. Permite que las diferentes personas que integran un equipo, se puedan encargar y trabajar, cada uno, en diferentes partes de un mismo documento, planilla o presentación. "Yo puedo estar trabajando en una sección mientras mi compañero lo hace sobre otra y en ningún caso nos preocupamos por saber quien tiene el texto correcto, porque simplemente el documento sobre el que estamos trabajando, siempre será el correcto".

Ubicuidad

En forma paralela a la funcionalidad del trabajo productivo en equipo, se presenta la situación en la que integrantes de un mismo equipo se encuentran en lugares diferentes y con dispositivos distintos de trabajo (teléfono celular, PC de escritorio, notebook, Tablet, Smart Phone, etc.). Esta es otra de las situaciones que también ha sido tenida en cuenta en Office 2010. Las aplicaciones basadas en la Web son fantásticas, sobre todo para los usuarios móviles. A esta altura de los acontecimientos no sorprende saber lo mucho que se pueden aprovechar las largas horas de espera en un aeropuerto y las subsiguientes que deben transcurrir durante el mismo vuelo, o esos cortos (o no tan cortos, atascamientos mediante) momentos de viaje urbano e interurbano en el transporte público de las ciudades, de modo que un usuario móvil puede conectarse a su red corporativa desde cualquier lugar y, mediante un navegador compatible, abrir un documento (planilla de cálculo, texto, presentación, etc.) continuar trabajando sobre él, realizar cambios, incorporar nuevos textos, imágenes, videos o elementos diversos, y volver a guardarlo en su red mientras el resto del equipo continúa trabajando. "Créanme, esto es mucho más que un evento tecnológico, me da una gran libertad de estar en cualquier lado y siempre conectado y con la posibilidad de seguir trabajando en equipo"; éste es un comentario habitual de quienes trabajan con Office 2010.

Un vistazo de Office 2010

¿Y que decir del correo electrónico? Outlook 2010 permite aumentar la productividad mediante la agrupación de conversaciones importantes mientras se descartan aquellos correos o partes específicas de un hilo de conversación que no resultan relevantes. Archivar mails resulta mucho más sencillo y disponer de los contactos necesarios de forma unificada y en un solo lugar o repositorio disminuye significativamente los tiempos demandados para su búsqueda.

PowerPoint es muy importante para los ejecutivos de una empresa; ellos están obligados constantemente a reportar el trabajo de sus equipos mediante presentaciones, y es aquí donde las nuevas herramientas se tornan atractivas por su sencillez en el uso y por lo poderosas, elegantes y atractivas que, por cierto, no impactan en un aumento excesivo del tamaño de los archivos generados, sino más bien todo lo contrario, de modo que su envío a través del correo electrónico resulta mucho más veloz.

En cuanto a planillas de cálculo se refiere, Excel 2010 incorporó su nueva característica de análisis y PowerPivot que permite trabajar con enorme cantidad de datos como nunca antes, permitiendo profundizar el análisis de manera autónoma, sin requerir ayuda del área de TI.

El departamento técnico de las organizaciones ve simplificada y enriquecida su tarea cuando los usuarios utilizan Office 2010. Además, hay una gran variedad de opciones al momento de implementar Office 2010 para los usuarios corporativos y eso incluye la virtualización de aplicaciones y la compatibilidad entre las mismas y con otras de terceros, y por supuesto, las aplicaciones Web que otorgan la flexibilidad de trabajar bajo esta plataforma desde cualquier lugar y en todo momento, y con la tranquilidad de saber que Office 2010 es parte integral de una infraestructura completa, sumamente flexible, y que incluye servidores como SharePoint Exchange y Lync, que la hace segura, privada, productiva, fácil de administrar, reduciendo los tiempos y la cantidad de personas que se precisan para operarla .

Pequeños momentos de productividad

Hemos visto hasta aquí los grandes rasgos de productividad de Office 2010 pero . ¿Qué hay de las tareas repetitivas que consumen minutos (que suman horas) en cada uno de los profesionales que integran un equipo?

  • Office 2010 incorporó la cinta de opciones o Ribbon en todas las aplicaciones, lo que permite tener a mano las funciones que más se utilizan y de modo personalizable.
  • Copiar y pegar es mucho más poderoso y presenta nuevas opciones para manipular adecuadamente la información que se precisa.
  • El intercambio de información entre países de diferentes lenguas es hoy día una posibilidad cotidiana y para eso la herramienta de traducción de Word se ha actualizado de manera más poderosa, mejorada y de fácil acceso de modo que una palabra e incluso párrafos enteros pueden traducirse a tan solo un clic de distancia y sin obstruir la visión del texto original.
  • Así mismo maniobras sencillas como imprimir un documento, incluir imágenes o videos son en Office 2010, opciones más potentes y personalizables.

En síntesis: Office 2010 es un estímulo para Ud. y las personas que integran el equipo para alcanzar un nuevo estándar de productividad, con herramientas prácticas, potentes y personalizables muy fáciles de utilizar. Facilita el trabajo colaborativo en cualquier tiempo y lugar que fuere y a través de  toda clase de dispositivo fijo o móvil en un marco de total seguridad y privacidad.

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