Durante los últimos años, las organizaciones han creado un volumen ingente de contenido sin estructuración alguna que incluye documentos, correo electrónico, vídeos, mensajes instantáneos, páginas web, etc. Este contenido suele permanecer en un estado caótico sin administrar que puede impedir a su organización el uso de estos valiosos activos para compartir mejor los conocimientos, mejorar las comunicaciones con los clientes y aumentar la eficacia en los procesos.

Las soluciones de administración del contenido empresarial de Microsoft pueden proporcionar a su organización la capacidad de ayudar a proteger y administrar estas amplias reservas de contenido, de forma que se puedan usar como activos estratégicos para impulsar el crecimiento general de la empresa.

Para administrar con éxito esta explosión de contenido, la organización debe ser capaz de:

• Microsoft Office SharePoint Server 2007 • Microsoft Office Enterprise 2007 • Microsoft Exchange Server 2007 • Microsoft Office SharePoint Designer 2007

proteger y reutilizar la información. En muchas organizaciones, el contenido se almacena en distintas ubicaciones (como unidades de disco locales y archivos compartidos) sin una taxonomía coherente que identifique su naturaleza. Esto dificulta que los usuarios encuentren y reutilicen el contenido que necesitan para su trabajo diario. El resultado es un gran derroche de tiempo en la búsqueda y recreación de la información. También promueve prácticas menos eficaces, como el uso del correo electrónico como herramienta para compartir documentos. Sin una forma centralizada de controlar el “contenido caótico”, los equipos de TI centrales se encuentran con dificultades a la hora de proteger activos de información y documentos confidenciales ante intentos de acceso no autorizado.

cumplir requisitos normativos y legales. Debido a la existencia de normativas y riesgos legales, las organizaciones necesitan directivas de retención estrictas para el mantenimiento de registros (por ejemplo, documentos de transacciones empresariales), durante cierto período de tiempo. El incumplimiento de estas normas puede dar lugar a multas, encarcelamiento o el gasto de millones de dólares en procesos judiciales.

• Administración de documentación • Administración de registros • Administración de contenido web • Soluciones de formularios electrónicos

administrar varios canales de publicación. Las organizaciones que conocen el valor del contenido como activo empresarial estratégico buscan maneras de aprovecharlo mediante su publicación en intranets, extranets e Internet para empleados, socios y clientes. Sin embargo, la administración de la creación, aprobación, publicación e implementación del contenido web en todos estos sitios diferentes supone una carga enorme para la organización de TI. Con frecuencia, un solo administrador de Web no puede administrar la carga de trabajo. Al mismo tiempo, el reparto de dicha tarea provoca el reto de mantener la coherencia y de preservar los activos de la marca, en especial en sitios de cara al público.

automatizar los procesos ineficaces. Muchas organizaciones procesan el contenido en papel de forma manual. El procesamiento de reclamaciones o el origen de préstamos, por ejemplo, suelen conllevar el paso de numerosas aplicaciones y formularios en papel de un individuo a otro. El procesamiento manual de documentos en papel es inherentemente lento y las organizaciones pueden perder negocios y clientes como resultado de la falta de capacidad de respuesta percibida. Con frecuencia, las organizaciones que intentan automatizar estos procesos con herramientas básicas como el correo electrónico se encuentran con la dificultad de hacerlo de forma que realmente permita obtener mejoras e incrementar la eficacia.

La solución de Microsoft de administración del contenido empresarial (ECM, Enterprise Content Management) puede ayudar a que su empresa supere estos desafíos. Basada en una plataforma completamente integrada, esta solución ofrece administración del contenido a todos los trabajadores de la información de la empresa, mediante la integración con herramientas familiares, como Microsoft Office System. La solución ECM de Microsoft puede ayudar a las empresas a:

administrar contenido diverso. El personal puede hacer uso de las funciones de administración de documentos de la solución ECM integrada de Microsoft para consolidar contenido diverso de varios recursos compartidos de archivos y unidades personales en un repositorio administrado de forma central con una clasificación sistemática. Las funciones de búsqueda integradas ayudan a encontrar y compartir la información. Las organizaciones de TI también pueden proteger el contenido de este repositorio ante intentos de acceso no autorizado. Las funciones de colaboración integradas, como el flujo de trabajo automatizado, ayudan a que el personal trabaje mejor en grupo para crear, revisar y aprobar documentos de forma más estructurada; ya no tendrán que confiar sólo en el correo electrónico para compartir documentos. Los empleados móviles también pueden usar estos documentos sin conexión, cuando no se encuentran conectados a la red.

satisfacer requisitos normativos y legales. La solución ECM de Microsoft también incluye funciones integradas de administración de registros que dan a las empresas la capacidad de almacenar y proteger los registros empresariales en su estado final. Las directivas de caducidad que se aplican a estos registros ayudan a garantizar que estos se guardan durante el período de tiempo adecuado para cumplir con las normativas o directivas empresariales corporativas, de forma que disminuyan los riesgos legales a los que se expone la organización. Los procesos de auditoría ofrecen las garantías necesarias en este sentido. Es posible retener registros específicos involucrados en investigaciones judiciales para evitar su destrucción.

administrar varios sitios web de forma eficiente. Las funciones de administración del contenido web integradas pueden ayudar a que el personal publique contenido web con una herramienta de creación y un proceso de aprobación integrados muy fáciles de usar. Esto contribuye a garantizar que el contenido se carga en los sitios web en el momento preciso sin que ello resulte en una gran carga para el personal de TI. Las plantillas para páginas principales y diseños de página permiten aplicar la marca de forma coherente en todas las páginas, con lo que se garantiza el uso correcto de los activos de marca. Una única infraestructura de implementación y administración para sitios de intranet, extranet e Internet, así como para sitios multilingües, reduce costos y complejidad para los departamentos de TI.

agilizar los procesos empresariales. La solución ECM de Microsoft contribuye a que las empresas racionalicen los procesos empresariales de colaboración basados en contenido mediante el suministro de la plataforma y las herramientas necesarias para automatizarlos. Las soluciones de formularios electrónicos proporcionan el mecanismo de recopilación y validación de contenido para estos procesos empresariales en sitios web, dispositivos móviles y programas de Microsoft Office System. Los formularios se pueden crear una vez. De forma sencilla, las herramientas de administración permitirán a su equipo de TI implementar y supervisar el uso de estos formularios en varios canales.

Microsoft ofrece estas funciones en una infraestructura de productividad empresarial integrada única. Así se reduce significativamente la carga de administración de la organización de TI, gracias a un conjunto de herramientas y metodologías comunes para administrar la solución. La estrecha integración con herramientas familiares, como los programas de Microsoft Office System, permite a la solución ECM de Microsoft ofrecer estas funciones a todos los trabajadores de la información de la empresa. Esto alivia la carga sobre los usuarios, que ya no necesitan aprender a usar herramientas nuevas ni cambiar su forma de trabajo para participar en la estrategia de administración del contenido de la organización.

La solución ECM de Microsoft ayuda a las organizaciones a proteger y administrar el contenido de forma que puedan obtener el máximo rendimiento de este importante activo empresarial. Esta solución permitirá al personal: