Los negocios actuales se enfrentan a intensas presiones de competitividad y deben trabajar de forma más rápida y precisa. Los departamentos de TI deben ofrecer servicios de colaboración y comunicación mejorados por menos dinero y con menos recursos. Para superar estas presiones, los empleados deben tener acceso a la información adecuada y los contactos correctos en cualquier momento y lugar. Las herramientas comunes y de fácil uso son esenciales para simplificar este proceso.

• Microsoft Office SharePoint Server 2007 • Microsoft Office SharePoint Designer 2007 • Microsoft Office Enterprise 2007 • Microsoft Exchange Server 2007 • Microsoft Office Groove 2007

Las soluciones de unificación de comunicación y colaboración (UC&C, Unified Communications and Collaborative) de Microsoft ofrecen a los trabajadores de la información herramientas de gran eficacia para colaborar y comunicarse mediante el uso de programas familiares de Microsoft Office. Al mismo tiempo, proporcionan a los departamentos de TI funciones más eficaces, escalables y basadas en servidores que ayudan a proteger las inversiones existentes en Windows Server System, el servicio de directorio Active Directory y las herramientas de administración y generación de informes. Además, las soluciones UC&C de Microsoft incluyen herramientas para integrar aplicaciones de línea de negocio de forma que los datos estén relacionados con documentos, tareas, datos de programación y otros tipos de datos de primera clase. Su empresa puede administrar todas estas funciones mediante el uso de las herramientas familiares de Windows Server para incrementar la productividad del administrador.

En el nuevo lugar de trabajo tecnológico, lo importante es el trabajo, no dónde se realiza. El personal se reúne para resolver problemas, desarrollar planes y aprovechar oportunidades. En el pasado, esto habría requerido proximidad física pero, en el nuevo mundo laboral, el trabajo conjunto no implica trabajar en el mismo despacho, en la misma oficina, ni tan siquiera en el mismo país. Tampoco implica que los empleados tengan que pertenecer a la misma organización ni compartir una misma infraestructura de aplicaciones o recursos de red idénticos.

Las barreras geográficas que solían definir a un equipo o grupo de trabajo están desapareciendo. Para marcar la diferencia, su empresa no se puede quedar estancada en las restricciones físicas del pasado. Por ejemplo:

Los trabajadores de la información pueden comunicarse y colaborar más eficazmente con soluciones UC&C. Con base en la conocida experiencia de usuario de Microsoft Office, estas soluciones ofrecen un acceso fácil a la información correcta y en el momento preciso mediante el uso de:

• Comunicaciones unificadas • Áreas de trabajo de colaboración • Administración y búsqueda de flujos de trabajo e información • Información de presencia, correo electrónico enriquecido y mensajería unificada

Mensajería unificada. Las comunicaciones que antes eran independientes ahora se pueden unificar. Por ejemplo, el acceso a los mensajes de correo de voz y fax se obtiene a través de la bandeja de entrada del correo electrónico. Las herramientas de comunicaciones no integradas ya no limitan las interacciones ni las programaciones laborales. El acceso rápido a las comunicaciones desde una única bandeja de entrada y un único conjunto de herramientas de comunicación y colaboración ayudan al personal a estar más informado y ser más productivo.

Comunicaciones tales como correo electrónico, mensajería instantánea y conferencia por Internet están disponibles para los empleados desde las aplicaciones y flujos de trabajo que ya usan, tanto si trabajan con el cliente de mensajería y colaboración de Microsoft Office Outlook 2007, con un programa de productividad como Microsoft Office Word 2007, en un área de trabajo de equipo o en una aplicación de línea de negocio. La información sobre la disponibilidad y la ubicación del personal (información de presencia) está siempre disponible, independientemente del programa y el dispositivo que usen.

Los trabajadores de la información, los clientes y los socios usan distintos tipos de dispositivos para comunicarse: la central telefónica privada Private Branch Exchange (PBX) y sistemas conectados a la red de telefonía pública, teléfonos móviles, asistentes digitales personales (PDA), sistemas de mensajería instantánea corporativos o públicos, y equipos personales con o sin conexión a la red empresarial. Esta gama de dispositivos y tipos de comunicación reta a las organizaciones de TI a facilitar colaboraciones fructíferas de modo rápido, confiable y seguro.

Áreas de trabajo de colaboración para equipos. En el entorno empresarial actual, los trabajadores de la información deben usar gran cantidad de herramientas y métodos para poder colaborar. Los métodos de colaboración antiguos, como el envío de documentos como datos adjuntos por correo electrónico a los miembros del equipo, quedan ahora reemplazados por métodos más efectivos, como sitios y áreas de trabajo para equipos, donde los miembros pueden compartir calendarios, programaciones de proyectos, documentos y listas de contactos, dentro y fuera del servidor de seguridad de la organización.

Las organizaciones de TI han encontrado que la implementación de sistemas de colaboración puede ser muy cara y llevar demasiado tiempo. Sin embargo, los trabajadores de la información necesitan herramientas de información y colaboración ya mismo. Una alternativa es dotar a los trabajadores de los recursos necesarios para que puedan crear rápidamente sus propios entornos de colaboración desde aplicaciones existentes y familiares.

Microsoft ofrece una solución integrada de colaboración para equipos a nivel mundial que quieren crear áreas de trabajo propias. La solución de áreas de trabajo para equipos de Microsoft hace uso de Windows SharePoint Services y Microsoft Office Groove 2007 para crear áreas de trabajo efectivas que los trabajadores de la información pueden administrar, al tiempo que los administradores de TI conservan el control centralizado con fines de cumplimiento normativo. Esta tecnología es compatible con áreas de trabajo relativamente grandes y centralizadas, para uno o más departamentos, y con áreas de trabajo pequeñas y descentralizadas, para grupos de trabajo de uso único entre organizaciones. Ambas soluciones se presentan listas para uso inmediato pero es posible personalizarlas de forma que queden integradas en sistemas o procesos existentes.

Administración de datos para la conexión de personal, procesos e información. La mayoría de las organizaciones cuentan con gran cantidad de información almacenada en multitud de formatos y ubicaciones, incluidos recursos compartidos de archivos, sitios web, bases de datos y aplicaciones de línea de negocio. Los datos se alojan en sistemas dispares, tanto dentro como fuera del servidor de seguridad. En muchos entornos resulta difícil unificar dicha información (para que sea más fácil encontrarla) e integrarla en la vida empresarial. Microsoft Office SharePoint Server 2007 contribuye a resolver este problema mediante el uso de un portal unificado para la información, independientemente de su ubicación. El portal incluye características avanzadas para búsquedas completas en toda la organización, lo cual ayuda a los usuarios a encontrar la información y los contactos que necesitan para realizar su trabajo de manera rápida y eficaz. Asimismo, actúa como repositorio centralizado de almacenamiento para formularios electrónicos creados con Microsoft Office InfoPath 2007 y como motor básico de procesamiento y administración de flujos de trabajo.

Funciones móviles que posibilitan el trabajo en cualquier lugar. Los trabajadores de la información esperan disponer de la capacidad de trabajar desde cualquier lugar con las herramientas y la información necesarias para llevar a cabo sus tareas. Es importante tener acceso remoto y móvil, pero la seguridad, la administración y los gastos son aspectos igualmente relevantes. Puede ser difícil equilibrar estos requisitos contrapuestos.

La plataforma de colaboración de Microsoft ofrece a las organizaciones la oportunidad de elegir el equilibrio correcto entre seguridad y capacidad con el fin de facilitarles la flexibilidad que requieren. Además, proporciona un entorno coherente e integrado para el acceso a los datos necesarios desde variedad de dispositivos y ubicaciones. Por ejemplo, Microsoft Exchange Server 2007 ofrece acceso inalámbrico integrado para correo electrónico, calendario, contactos, tareas, fax y correo de voz a través de diferentes dispositivos de diversos fabricantes. Como resultado, los trabajadores en desplazamiento se benefician de información actualizada en sus dispositivos móviles.

Las aplicaciones de productividad de Microsoft Office, los sitios para equipos de SharePoint Services y los sitios de portal de SharePoint Server usan una interfaz coherente para mostrar la información de presencia, de modo que resulta muy fácil conocer la disponibilidad de los miembros del equipo en cualquier momento. La misma interfaz de presencia se usa también en Office Communicator, Microsoft Office Communicator Mobile y Microsoft Office Communicator Web Access para posibilitar la comunicación en tiempo real desde variedad de entornos.

Todos los trabajadores de la información deben disponer de la capacidad de encontrar y compartir información fácilmente, comunicarse con las personas correctas en el momento preciso y aprovechar las ventajas de los dispositivos móviles, Internet y Microsoft Office System de 2007. La plataforma de unificación de comunicación y colaboración de Microsoft ofrece a su empresa los siguientes beneficios: