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Las tecnologías de optimización de la infraestructura de la productividad empresarial incluyen la unificación de comunicación y colaboración y la administración del contenido empresarial.
Unificación de comunicación y colaboración Las tecnologías de Microsoft de unificación de comunicación y colaboración (UC&C, Unified Communications and Collaborative) integran herramientas de colaboración y comunicación en las aplicaciones empresariales conocidas de Microsoft. Las soluciones UC&C ofrecen funciones como información de presencia, correo electrónico enriquecido y mensajería unificada, incluso en dispositivos móviles. Asimismo, proporcionan herramientas de gran eficacia para la búsqueda, la administración de flujos de trabajo y la creación de áreas de trabajo para equipos. In This Section
La distancia geográfica ya no restringe comunicaciones ni colaboraciones. Sus clientes y socios esperan poder contactar con su negocio a cualquier hora y desde cualquier lugar. Sus empleados esperan poder trabajar conjuntamente, tanto si comparten un despacho como si están en diferentes rincones del planeta. Al mismo tiempo, se espera que los departamentos de TI sean capaces de proporcionar servicios de comunicación y colaboración por menos dinero y con menos recursos. Las funciones de Microsoft UC&C se integran con las aplicaciones de productividad que el personal usa diariamente e incluyen:
La funcionalidad a continuación se proporciona como parte de la solución UC&C de Microsoft: Provisión de comunicaciones unificadas. Consolidación de las comunicaciones en un solo lugar: el correo electrónico, el calendario, los contactos, las tareas, el correo de voz y los mensajes de fax aparecen en una única bandeja de entrada. Provisión de áreas de trabajo de colaboración. Permita que el personal cree áreas de trabajo más flexibles y seguras. Las aplicaciones de escritorio de Microsoft se integran fácilmente en entornos de trabajo para equipos y ayudan a sus empleados a trabajar de forma mucho más eficaz. Mediante el uso de permisos delegados, podrán crear y administrar sus propias áreas de trabajo en un entorno de TI administrado de manera centralizada. Conexión de personas, procesos e información. Con una solución UC&C, los empleados podrán encontrar información y herramientas rápidamente, además de usar datos y procesos empresariales de forma más sencilla. También podrán encontrar experiencia y conocimientos dentro y fuera de la organización. Las soluciones UC&C de Microsoft combinan herramientas eficaces para la administración del flujo de trabajo, la administración de registros y del contenido de la empresa, y la búsqueda de recursos en una interfaz familiar. Trabajo, en cualquier lugar. Ayude a trabajar a sus empleados en cualquier momento y lugar. Microsoft UC&C ofrece compatibilidad e integración con funcionalidad móvil, además de incluir soluciones que proporcionan acceso a información de presencia, correo electrónico enriquecido y mensajería unificada en dispositivos inalámbricos.
La administración del contenido empresarial optimiza el ciclo de vida del mismo. La administración del contenido empresarial (ECM, Enterprise Content Management) de Microsoft es una solución integrada para administrar el ciclo completo de contenido no estructurado capaz de ofrecer fácilmente administración del contenido a todos los trabajadores de la información de una organización. La solución ECM ayuda a mejorar la productividad organizativa al ayudar al personal a encontrar y reutilizar la información rápidamente. Agiliza el proceso de creación de documentos compartidos y contribuye a garantizar que la información se publica en los sitios web puntualmente. Asimismo, las organizaciones pueden usar esta solución para administrar los requisitos legales y de cumplimiento normativo en lo que concierne a la retención de registros empresariales, a la vez que se obtiene una mayor eficacia de los procesos empresariales internos. In This Section
La solución ECM de Microsoft incluye soluciones de administración de documentos, administración de registros, administración de contenido web y aplicaciones de formularios electrónicos sobre una plataforma integrada capaz de reducir costos y complejidad para los departamentos de TI. Las funciones siguientes forman parte de la solución ECM integrada de Microsoft. La administración de documentos incluye varias tecnologías: Búsqueda y repositorios de documentos escalables. Las empresas pueden organizar y clasificar contenido en un repositorio de documentos centralizado para ofrecer al personal un método coherente y sencillo de búsqueda de información. Por ejemplo, los tipos de contenido pueden ayudar a las organizaciones a asociar clases de documentos, como "Contratos", con metadatos, directivas de administración de la información, flujos de trabajo y plantillas. Esto contribuye a la implementación coherente de taxonomías, directivas y plantillas en toda la organización. Con el motor de búsqueda integrado, el personal puede buscar y recuperar la información, junto con la experiencia en el tema de todos los individuos que usan la red. Del mismo modo, pueden identificar información estructurada de sistemas ERP como, por ejemplo, SAP y Seibel. Administración de derechos integrada y Excel Services. El personal puede restringir el acceso a documentación mediante el uso de la funcionalidad integrada de administración de derechos. Los derechos de acceso asignados van siempre unidos a los documentos para darles una protección permanente. Igualmente, cada persona puede asignar derechos de acceso de usuario para determinados elementos y eliminar información confidencial como, por ejemplo, revisiones y comentarios de documentos, de forma previa a su publicación. Con Excel Services, los autores de hojas de cálculo tienen la posibilidad de proteger datos confidenciales al mostrar únicamente partes específicas de las hojas por medio de una interfaz web. Flujos de trabajo de documentos. Mediante flujos de trabajo de documentos integrados, los empleados pueden iniciar y supervisar procesos basados en documentos, así como participar en ellos, desde las suites de Microsoft Office 2007. Los documentos pueden mostrar información importante sobre tareas y alertas, lo que ayuda al personal a seguir correctamente los pasos de los flujos de trabajo. Gracias al uso de herramientas como Microsoft Office SharePoint Designer 2007, las organizaciones pueden construir e implementar flujos de trabajo adicionales en los repositorios de los documentos. La administración de registros incluye las siguientes tecnologías: Directivas de administración de registros. Las organizaciones pueden aplicar diferentes tipos de directivas de administración de la información a los registros empresariales para cumplir con su programa de registros. Aquí se incluyen directivas de caducidad, que especifican el período de retención de los registros, directivas de auditorías, que rigen los aspectos de acceso y uso, y directivas sobre códigos de barras y etiquetas, que permiten la asignación de registros físicos a elementos electrónicos. Con el uso de flujos de trabajo de disposición, las organizaciones pueden determinar lo que sucede cuando finaliza el período de retención. Repositorio de registros seguro. Las empresas pueden bloquear los registros en su estado final con un repositorio de seguridad mejorada. Mediante la administración de derechos en los registros, los documentos permanecen protegidos incluso tras la descarga. Las organizaciones pueden aprovechar la funcionalidad de Microsoft Exchange Server 2007 y Microsoft Office Outlook 2007 con el fin de especificar los mensajes de correo electrónico que deben enviarse al repositorio de registros para su retención a largo plazo. Para realizar un seguimiento de la eficacia del programa de registros, las empresas pueden crear informes sobre la administración de registros desde el repositorio. Retenciones legales. Las empresas pueden retener los registros involucrados en investigaciones legales para evitar su destrucción. Los empleados pueden usar capacidades de búsqueda integradas para encontrar conjuntos de documentos bajo retención legal y colocarlos en una lista de retención que sobrescribe su programa de caducidad original. La administración de contenido web incluye las siguientes tecnologías. Creación y publicación de contenido. Las empresas pueden usar el nuevo editor DHTML y el proceso integrado de aprobación de contenido para crear y publicar contenido web puntualmente con la participación mínima de TI. Marcas y navegación. Las organizaciones pueden hacer uso de páginas principales y diseños de página aprobados para especificar el uso de marcas y navegación. Los autores de contenido pueden usar las páginas y los diseños una y otra vez, y mantener la apariencia y el estilo coherentes en todos los sitios web. El personal puede crear páginas principales y diseños de página nuevos con herramientas como Microsoft Visual Studio 2005 y Office SharePoint Designer 2007. Los controles de navegación integrados permiten personalizar estos elementos fácilmente, sin necesidad de desarrollar código nuevo. Herramientas de implementación y administración. El administrador del sitio puede asistir a los departamentos de TI en la administración del contenido web y programar la implementación en los servidores de producción. Asimismo, los departamentos de TI pueden administrar sitios multilingües implementados por una biblioteca especial de traducción. Mediante el uso de una única infraestructura para administrar sitios de intranet, extranet e Internet, se pueden reducir considerablemente los gastos y la complejidad asociados a la producción de contenido web. Las soluciones de formularios electrónicos incluyen las siguientes tecnologías. Motor de flujos de trabajo. Windows Workflow Foundation permite automatizar muchas tareas manuales. A su vez, las herramientas Visual Studio 2005 y Office SharePoint Designer 2007 sirven para crear nuevos flujos de trabajo que automatizan los procesos empresariales. Soluciones de formularios. A través del uso de Microsoft Office InfoPath 2007, se pueden crear formularios electrónicos e implementarlos en varios canales, incluidos sitios web, dispositivos móviles y aplicaciones cliente enriquecidas. Es posible especificar reglas para validar la información proporcionada o configurar formularios de forma que se rellenen automáticamente desde ERP y otros sistemas de red por medio de servicios web. Administración e implementación rápidas. Los departamentos de TI pueden implementar rápidamente actualizaciones en paralelo de las soluciones de formularios para garantizar un tiempo de inactividad mínimo. Los administradores pueden ver el estado de todos los formularios implementados en una vista única. |
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