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Colegio Marymount de Medellín

El Marymount innova su comunicación electrónica

El Colegio Marymount de Medellín trabaja con un sistema versátil de mensajería electrónica, que mantiene una comunicación unificada, eficiente y segura entre los miembros de su comunidad académica.

Con una experiencia en el sector educativo de 55 años, el Colegio Marymount de Medellín persevera en su convicción de formar mujeres íntegras, con sólidas bases en la Fe católica y bilingües. Con los retos que plantea un mundo globalizado, apunta a consolidarse como un establecimiento líder en la formación integral de sus alumnas.

Situación
Como institución educativa consciente de la importancia del desarrollo tecnológico para el beneficio de las alumnas y sus procesos académicos, el Marymount planeó cultivar los recursos de la Internet para provecho de su población.

Dos de estos recursos: el correo electrónico y los programas de mensajería instantánea, crearon un serio problema para el colegio. Cualquier momento frente a un computador era la oportunidad para que las alumnas dejaran de lado sus labores escolares para entretenerse escribiendo mensajes o hablando en línea.

Además, durante años la comunicación electrónica entre los profesores y estudiantes del Marymount se realizó a través de los correos electrónicos personales. Igualmente sucedía con las informaciones administrativas dirigidas a los docentes.

Este método empezó a estropear cada vez más la comunicación dentro de la institución, pues los mensajes estaban sin control y expuestos. También eran fácilmente afectados por algunas de las molestias comunes en la red como contagiarse con un virus o simplemente ser rechazados por tener el buzón al límite. En este escenario el colegio no se encontraba en capacidad de utilizar de manera óptima los servicios cada vez mayores que la Internet como herramienta ofrecía.

Con la vulnerabilidad, la falta de control y la diversidad de dominios en las cuentas de correo de la comunidad académica en mente, el comité de sistemas del Colegio Marymount Medellín emprendió la búsqueda de una plataforma unificada de mensajería electrónica que satisficiera estas inquietudes y las futuras.
Solución
Con una experiencia de más de diez años en uso de productos Microsoft, el Marymount encontró en Live@edu también de Microsoft un grupo de aplicaciones para solucionar de forma precisa sus necesidades y prepararlos para afrontar los requerimientos futuros de conectividad, almacenamiento y seguridad.

“Dentro de las consideraciones para elegir Live@edu, sobresale la familiaridad de las alumnas con la plataforma, ellas en su mayoría contaban con cuenta de correo en Hotmail, lo que facilita la asimilación. También el paquete de servicios en función de educación que ofrece, como los spaces, calendarios, disco duro virtual, etc.”, dijo María Teresa Álzate Gómez, Jefe del Departamento de Sistemas.

El departamento de sistemas del Marymount empezó la implementación de esta aplicación en Marzo de 2008 en un proceso de cuatro etapas con el apoyo del Especialista en Soluciones de Educación en Microsoft Colombia. La primera dedicada a la configuración del servicio, inscripción ante Microsoft en el programa Live@edu, el registro del dominio y la personalización de la plataforma con la imagen corporativa del colegio.

La siguiente fue la creación de usuarios con el dominio @marymountmedellin.edu.co. En el colegio se inició el servicio con un registro de 450 estudiantes, que van de quinto hasta undécimo grado, y un grupo aproximando de 50 docentes. En la tercera etapa se realizó el despliegue informativo a la comunidad del colegio sobre la plataforma, a través de mensajes electrónicos de presentación y la activación de cuentas. Y la última destinada al uso activo de la aplicación por parte de docentes y estudiantes, siendo este el medio oficial para el intercambio de información académica y/o formativa.
Beneficios
Live@edu permite una conectividad constante y segura, favorable, incluso, para los usuarios que por razones de salud, viajes de intercambio o por actividades deportivas se ausentan del plantel, entonces el correo electrónico se convierte en un gran recurso de seguimiento, tanto para la estudiante como para el docente.

“Gracias a Live@edu pudimos unificar todo en una sola plataforma. También ganamos otros beneficios, como el saber que la aplicación nos ayuda con todo el control de virus y spam, entonces han sido beneficios muy grandes”, dijo María Teresa Álzate Gómez.

La implementación el Marymount no generó gastos operacionales generales por pertenecer, desde hace seis años, al programa Acuerdos Escolares de Microsoft por ello obtiene precios preferenciales para el licenciamiento y adquisición de actualizaciones del sistema operativo para equipos de escritorio y la suite de aplicaciones de productividad de Microsoft.

María Teresa Álzate Gómez dijo que “La optimización del uso del correo electrónico para fines académicos o institucionales ha reducido en un 25% o más el servicio de impresión y fotocopia de documentos, lo cual, entre otras cosas, es una contribución a la ecología del planeta”.

Un valor más que reconoce el colegio en Live@edu es que los correos electrónicos creados en esta plataforma tienen cero publicidad. “Para las estudiantes más pequeñas, que son niñas de 11 o 12 años es más seguro navegar sin recibir publicidad o contenido no deseado. Por este aspecto, a nivel de los padres de familia ellos han sentido un gusto y una tranquilidad tener esta plataforma”, afirmó Alzate.

El concepto de cero publicidad va dirigido específicamente a los usuarios que estén en el rango de colegiales hasta los estudiantes de pregrado. Una vez éstos lleguen al nivel de egresados y el personal docente recibirán contenido publicitario en la interfaz sus casillas.
Acerca de Microsoft® Live@edu
Live@edu es un conjunto de varias aplicaciones orientadas hacia la colaboración en el ambiente estudiantil. Los usuarios encuentran, entre otros, desde el servicio básico de Hotmail a un avanzado Microsoft Exchange Labs, con calendario, casilla de correo de 10GB y 20 MB de datos adjunto, más opciones de seguimiento.

En el ámbito de la colaboración ofrece: Un disco duro virtual de 5GB (Skydrive), un espacio en línea para documentos Office (Office Live Workspace), la disponibilidad para crear páginas personales (Windows Live Spaces) y la posibilidad de compartir el escritorio con 15 usuarios (Microsft Shareview Beta)

Como también el servicio de mensajería instantánea Windows Live Messenger, con un par de complementos para la comunicación móvil: Alertas Windows Live para notificaciones de correo electrónico, anuncios institucionales, académicos y noticias. Y Mobile, que permite acceder a los servicios de Live@edu desde un teléfono celular.
Descripción general de la solución
País: Colombia
Industria: Educación
Perfil del cliente

Fundado en 1953 por las religiosas del Sagrado Corazón de María, el Colegio Marymount de Medellín tiene una destacada tradición académica en la formación integral de mujeres.

Situación del negocio

El colegio identificó la necesidad de unificar el servicio de mensajería electrónica para optimizar la comunicación, sin exponer la seguridad del sistema.

Solución

Microsoft Live@edu es un conjunto de herramientas que optimiza los procesos de intercambio de información, el almacenamiento y el manejo de datos a nivel educativo.

Beneficios
  • Plataforma unificada para mensajería electrónica.
  • Mayor protección contra virus y correos no deseados.
  • Novedosas aplicaciones complementarias.

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    Live@edu
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