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Fundación Instituto de Administración

FIA adopta Windows Live@edu para perfeccionar la relación con los ex-alumnos

"La adopción de Windows Live@edu creará condiciones para que FIA establezca un canal directo con los ex-alumnos y aporte herramientas para facilitar la conexión en red"

Eduardo Savarese, Gerente de Informática de FIA

Resumen

Uno de los grandes proyectos del momento para la Fundación Instituto de Administración (FIA) es ampliar la interacción con los ejecutivos que frecuentaron alguno de sus cursos de postgrado y MBA. El objetivo es acercar a dichos ex-alumnos para ampliar la colaboración e incentivarlos a participar en nuevos cursos y eventos. Para eso la Fundación requería de un canal de comunicación eficiente y fue la primera institución de Brasil que invirtió en Microsoft Windows Live@edu. El sistema permite a FIA ofrecer un buzón de correo electrónico permanente con 5 GB de capacidad de almacenamiento en un ambiente seguro y de alta disponibilidad. La solución, gratuita, permitirá a la Fundación establecer un canal de comunicación directo con los ex-alumnos para difundir nuevos cursos, eventos, además de beneficios exclusivos para la comunidad de FIA.

Situación
Estrechar la relación con los alumnos y ex-alumnos, es uno de los principales proyectos de la Fundación Instituto de Administración (FIA). La institución, que actúa en las áreas de consultoría, investigación y educación, ofrece cursos de MBA y postgrado. "Formamos más de 15 mil profesionistas de alto nivel en los últimos 14 años. Deseamos aproximarnos a este público para ofrecerle herramientas capaces de facilitar el intercambio de experiencias, no sólo con la FIA, sino también entre ellos", destaca Eduardo Savarese, gerente de informática de FIA.

El objetivo de la Fundación es mejorar la comunicación con los ex-alumnos para reforzar la creación de redes de relaciones e incentivar la actualización profesional, además de brindar condiciones especiales de inscripción a cursos y eventos de la institución. Para posibilitar este proyecto, a mediados de 2006 la dirección solicitó al área técnica que buscara un sistema de correo electrónico capaz de atender a los alumnos y ex-alumnos. "La meta era utilizar los buzones de correo electrónicos para la difusión de cursos, eventos, noticias y políticas de descuentos especiales para la comunidad de FIA. Asimismo, la oferta de correo electrónico buscaba incentivar la colaboración entre los profesionales", afirma Savarese. Entre los prerrequisitos estaba el ofrecimiento de un correo electrónico dentro del dominio de FIA, con grande capacidad de almacenamiento y conservación.
Solución
El trabajo de validación de las diversas soluciones comenzó a mediados de 2006, pero la mayoría de las opciones tenían un costo elevado. Inicialmente la institución evaluó la contratación de los servicios de un proveedor de Internet en la cual ésta tendría un servidor exclusivo. Además de un pago en el momento de la implementación, la FIA pagaría por el número de buzones postales, lo cual resultaba en una inversión muy alta.

La otra opción era crear una estructura interna, lo cual implicaba ampliar la capacidad de los servidores y de los vínculos de comunicación, además de gastos para adquirir la licencia de software y una Administración del ambiente. "La inversión para mantener el sistema en operación sería constante, ya que se trata de una cuenta permanente. En cinco o diez años, al aumentar el número de correos electrónicos, el costo del sistema podría obstaculizar la continuidad de la iniciativa", observa Savarese.

Después de un estudio minucioso, en noviembre de 2006 la Fundación eligió a Microsoft Windows Live@edu y firmó una asociación con Microsoft. El acuerdo incluye una oferta de una dirección de correo electrónico gratuito, permanente y con capacidad de 5 GB para los ejecutivos que cursaron MBA o un posgrado en la FIA. "Somos la primera institución de Brasil en adoptar Windows Live@edu", afirma orgullosamente Savarese.

La institución contó con la ayuda de Programmers, socio Microsoft especializado en servicios de Informática. "Además del correo electrónico, la solución incluye mensajes instantáneos, un calendario compartido, blog y colaboración de documentos. Entre los beneficios están la reducción de costos y la posibilidad de generar nuevos negocios, ya que la institución de enseñanza logra establecer un canal más directo son sus alumnos", resalta Alexandre Mac Fadden, director de tecnología de Programmers.

Con la solución, basta que el alumno o ex-alumno digite su CPF, confirme algunos datos y escoja el prefijo do su correo electrónico. Todo el proceso para validar la información se realiza en el servidor de la FIA, el cual se conecta a la estructura de Microsoft cada dos minutos para transmitir los datos. Para eso, la Fundación adquirió Microsoft Identity Lifecycle Management (ILM), un software que permite integrar la base de datos de los alumnos con Windows Live y permite la creación automática de una cuenta de correo electrónico.

Después de una capacitación de cuatro horas, impartida por Programmers, el equipo de la FIA estaba listo para utilizar el sistema. "La herramienta es muy amigable. Asimismo no demanda mucha memoria ni capacidad de procesamiento", destaca Savarese. "ILM es esencial en un proyecto como éste. Otras soluciones exigen la generación manual de las cuentas de correo electrónico", complementa Mac Fadden.

En función de la novedad de la iniciativa y la necesidad de ajustar algunos procesos, la implementación se concluyó en tres meses. "A partir de marzo de este año [2007] iniciamos la divulgación de los beneficios para los alumnos de las generaciones 2006 y 2007", menciona el gerente de Informática de la FIA.

Desde el lanzamiento del servicio se han creado más de mil buzones de correo electrónico, lo cual representa 25% de la base de los alumnos que recibieron la noticia de la instauración del correo electrónico de la FIA. Con el anuncio del servicio para los alumnos de las generaciones 1993 a 2005, marcada para el último trimestre de 2007, la expectativa es que la adhesión sea igual o superior a 25% de la base, lo cual significaría la creación de más de 2,500 correos electrónicos.
Beneficios

Entre los puntos fuertes del sistema está su costo reducido, pues el servicio de correo electrónico se ofrece gratuitamente, con alta capacidad de almacenamiento de los buzones electrónicos y gran seguridad. "El alumno puede utilizar una herramienta con un alto nivel de seguridad sin que esto implique una inversión por parte de la universidad. Además, Microsoft es garante de la alta disponibilidad de la solución", comenta Mac Fadden.

De acuerdo con Savarese todavía no ha sido posible medir los resultados de la iniciativa en términos de aumento de asistencia a los cursos y eventos de la FIA, pero la meta es incentivar a los ex-alumnos a invertir en una constante actualización profesional. "Los alumnos de la generación 2007 ya se comunican por medio de este correo electrónico, intercambian experiencias y fortalecen el conocimiento de la generación", conmemora.

Del mismo modo, la herramienta facilita la conexión en red entre la institución y los ejecutivos que estudiaron en la FIA, lo cual refuerza la colaboración. "Cada vez más utilizaremos Windows Live@edu para divulgar noticias, cursos, eventos y beneficios exclusivos para los ex-alumnos", revela.

El hecho de compartir agendas entre profesores, alumnos y otros colaboradores también facilita la comunicación y el proceso de calendarizar pruebas, trabajo y la formación de grupos de análisis.

Savarese comenta además que la FIA trabaja en la implementación de Microsoft Office SharePoint Server 2007. "Estamos con un estudio que se basará en esa herramienta, lo cual se traducirá en un ambiente más confiable y permitirá ofrecer nuevas funcionalidades a los usuarios del sitio. Asimismo, la plataforma Microsoft facilita la integración con otras herramientas, como e-learning", concluye Savarese
Descripción general de la solución
País: Brasil
Industria: Educación
Escenario:
Internet
Socio Microsoft
Programmer´s
Perfil de la empresa

Establecida en 1980, la FIA es una entidad privada sin fines lucrativos. Actúa en las áreas de consultoría, investigación y educación ofreciendo cursos de posgrado y MBA.

La situación

Uno de los grandes proyectos del momento para la FIA es acercarse a más de 15 mil ejecutivos que estudiaron sus cursos de postgrado y MBA. La institución desea mejorar la comunicación para incentivar la actualización profesional.

La solución
Después de evaluar diversas soluciones, la FIA seleccionó Windows Live@edu, servicio que ofrece correo electrónico gratuito con un dominio de la FIA y capacidad de almacenamiento de 5 GB. La Fundación adquirió también Microsoft Identity Lifecycle Management (ILM).

Los beneficios

  • Costos reducidos
  • Alta disponibilidad y seguridad del correo electrónico
  • Mejor colaboración entre la comunidad de la FIA
  • Mejora de las relaciones con los clientes
  • Nuevas oportunidades de negocios
 

 

 
Live@edu
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