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La Interamericana promueve la colaboración académica con Microsoft Live@edu

"El uso de la nueva versión de Live@edu nos ha permitido proveerles a los estudiantes más capacidad de almacenamiento para correo y herramientas de colaboración con un ahorro de más de $100,000"

Resumen

Fundada en 1912, la Universidad Interamericana es una de las instituciones académicas privadas de educación superior más grandes de Puerto Rico con un total de 44,700 estudiantes distribuidos en 11 recintos, incluyendo la Facultad de Derecho y la Escuela de Optometría.

Antes de desplegar Microsoft Live@edu, el sistema universitario carecía de un medio efectivo de comunicación con sus estudiantes y egresados. Este conjunto de herramientas que optimiza los procesos de intercambio de información, el almacenamiento y el manejo de datos a nivel educativo ha permitido a la institución consolidar un sistema de comunicación electrónica confiable con su creciente comunidad estudiantil. Al estandarizar el uso del servicio como el principal medio de comunicación de la universidad y extender el servicio a los estudiantes egresados, la Interamericana ha podido establecer la base para un vínculo sólido con todo sus estudiantes a lo largo de sus vidas.

Situación
Hasta hace dos años, ninguno de los recintos académicos de la Universidad Interamericana de Puerto Rico ofrecía correo electrónico a los estudiantes. Algunos estudiantes no tenían correo electrónico personal y otros cambiaban sus cuentas sin notificarlo. La administración necesitaba un método confiable de comunicación con los estudiantes.

Paralelamente, la Institución necesitaba fortalecer sus vínculos con los egresados para cumplir con su misión de continuar brindando apoyo a sus egresados para competir en el mercado laboral y mantenerse actualizados a través de la educación continua.

Con un equipo justo de profesionales de TI para cubrir todas las necesidades de informática de cada recinto, la Universidad utilizó su experiencia con la administración del servicio de correo electrónico para la facultad y personal administrativo como base para evaluar la capacidad de la institución para extender los servicios a una creciente población estudiantil. El crecimiento exponencial de la capacidad de almacenamiento y servidores que requeriría resultaban incosteables para la institución a largo plazo, sin contar con las demandas adicionales que el servicio recargaría en el equipo de TI.

Con la vinculación en (año) al programa Campus Agreement de Microsoft, el centro de estudios obtuvo la ventaja de mantenerse informado sobre los productos en desarrollo y su implementación. Por esta vía la Interamericana obtuvo conocimiento de la solución Microsoft Live@edu: un conjunto de herramientas que optimiza los procesos de intercambio de información, el almacenamiento y el manejo de datos en el ambiente académico.

Solución
“Live@edu cumple con todas la necesidades de un sistema universitario, dice Eduardo Ortiz, Director de Informática y Telecomunicaciones de la Universidad Interamericana, Recinto Metro. “El servicio de correo electrónico es gratis y confiable, es fácil de implementar y casi no requiere mantenimiento”.

La Universidad Interamericana comenzó por implementar Microsoft® Live@edu en el Recinto Metro en el 2007. Actualmente, tres recintos están proveyendo el servicio a sus estudiantes con más de 20,000 cuentas activas.

“Recientemente, el recinto Metro migró a una nueva versión con más capacidad de almacenamiento, para brindarle a los estudiantes la oportunidad de complementar el servicio básico de correo electrónico con calendario, casilla de correo de 10GB y 20 MB de datos adjuntos, el doble de la capacidad que ofrecíamos anteriormente”, señala Ortiz.

Una de las herramientas de colaboración que ha sido recibida con mayor entusiasmo por los universitarios es precisamente el disco duro virtual llamado Skydrive que les permite almacenar hasta 5 GB de información y compartirla con otros estudiantes mediante una acceso seguro, comenta Ortiz.
"Live@edu cumple con todas la necesidades de un sistema universitario"

Eduardo Ortiz, Director de Informática y Telecomunicaciones de la Universidad Interamericana, Recinto Metro
Beneficios
“La gran ventaja de Microsoft Live@edu es que el correo electrónico con el dominio de la Universidad puede permanecer a través del tiempo con el estudiante, señala Ortiz. “Para la Institución esto ofrece el potencial de mantener una comunicación permanente con los estudiantes y egresados, con todo lo que esto significa en términos de establecer vínculos de fidelidad y apoyar los esfuerzos de allegar fondos”.

Para la administración, la solución ofrece la opción de crear grupos por facultades u otras clasificaciones con el objetivo de poder emitir comunicaciones de interés limitado a un grupo específico.

Además el Departamento de Informática y Telecomunicaciones superó los retos técnicos y presupuestarios que representa el crecimiento exponencial en la demanda de almacenamiento y la capacidad de establecer y administrar una granja de servidores suficiente en el tiempo para administrar todos los buzones de una comunidad cada vez mayor.

"Fundamentándonos en un ejercicio que acabábamos de hacer de buscar cotizaciones para 256 GB de almacenamiento, ofrecer esta capacidad de almacenamiento a más de 11,000 usuarios tendría un costo de aproximadamente $100,000”.

Otro ahorro significativo es las horas de soporte técnico que se eliminan. Al momento de matricularse un estudiante nuevo, se crea su cuenta en Active Directory. La aplicación sincroniza las cuentas cada dos horas, de manera que en un máximo de dos horas después de completar su proceso de matrícula el estudiante tiene uso de su cuenta Live@edu. Luego de eso, el mantenimiento del servicio y el respaldo de la información recaen sobre Microsoft Live Services.
Acerca de la solución implementada

Microsoft Live@edu

Live@edu es un conjunto de varias aplicaciones orientadas hacia la colaboración en el ambiente académico. Los usuarios encuentran, entre otros, desde el servicio básico de Hotmail a un avanzado Microsoft Exchange Labs, con calendario, casilla de correo de 10GB y 20 MB de datos adjuntos, y más opciones de seguimiento.

Para la colaboración ofrece: Un disco duro virtual de 5GB (Skydrive), un espacio en línea para documentos Office (Office Live Workspace), la disponibilidad para crear páginas personales (Windows Live Spaces) y la posibilidad de compartir el escritorio con 15 usuarios (Microsft Shareview Beta).

Como también el popular servicio de mensajería instantánea Windows Live Messenger, con un par de accesorios para la cada vez mayor comunicación móvil: Alertas Windows Live para notificaciones de correo electrónico, anuncios institucionales, académicos y noticias. Y Mobile, que permite acceder a los servicios de Live@edu desde un teléfono celular.
Descripción general de la solución
País: Puerto Rico
Industria: Sector Académico
Perfil de la empresa

La Universidad Interamericana de Puerto Rico es un sistema de educación superior que ofrece desde grados asociados hasta posgraduados y sirve a una población estudiantil de 44,700 estudiantes.

La situación

La Universidad necesitaba proveer capacidad de almacenamiento y colaboración a sus estudiantes para fomentar el uso del dominio del sistema como correo electrónico único del estudiante, que facilitara la comunicación durante su etapa universitaria y después de egresado.

La solución
Al implementar Microsoft Live@edu la institución puede proveer correo electrónico confiable, además de fomentar la comunicación con sus con ex alumnos por el resto de sus vidas.

Los beneficios

  • Mayor control de las cuentas
  • Capacidad de almacenamiento para los estudiantes
  • Comunicación con ex alumnos
Para Más Información
Para más información acerca de los productos y servicios de Microsoft, llamar al Centro de Atención a Clientes de Microsoft Caribe y Centro América al 01-800-527 2000. En Estados Unidos al Centro de Información de Ventas de Microsoft al (800) 426-9400. Y para acceder a información general sobre la empresa, visitar el sitio Web www.microsoft.com.

Para más información sobre la Universidad Interamericana de Puerto Rico, llamar al (787) 250-1912 o visitar el sitio Web: www.inter.edu.
 
Live@edu
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