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Plataforma Live@edu para la Universidad Kennedy

"Actualmente hemos logrado una vía de comunicación instantánea y efectiva y un entorno muy interesante que los alumnos recibieron positivamente, muchos de ellos volcándose con gran entusiasmo"

Lic. Gabriel Tiburtini. Jefe de Gabinete de Gestión Informática

Resumen

La Universidad Kennedy implementó la plataforma live@edu con el objetivo inicial de otorgar a toda su población estudiantil una cuenta de correo electrónico para unificar los criterios de envío de información y mejorar la comunicación entre la institución y los alumnos. Con inversión inicial nula y sin costo de mantenimiento la universidad ha solucionado su problemática de comunicación abriendo paso a futuros proyectos a través de los recursos Sky Drive, Grupos y WorkSpaces entre otros disponibles en Live@edu.

Situación
Fundada en 1964 la Universidad John F. desde sus comienzos cuando concibió a su sistema educativo sobre la base de una organización departamental que propone modificar el aislamiento de los tradicionales compartimientos estancos profesionalizados. Con el correr de los años la Universidad fue creciendo hasta alcanzar, en la actualidad, una matricula de 20.000 alumnos y una rotación anual de 4000 ingresantes con una estructura edilicia dividida en varias sedes dentro de la Capital Federal y en los partidos de Lanus y San Isidro, en la provincia de Buenos Aires. En este contexto de crecimiento continuo, surgió claramente la necesidad de establecer una vía de comunicación única y eficiente para todos los alumnos por igual.

“Nuestros alumnos no tenían cuenta de e-mail propia de la Institución, y teniendo en cuenta que tenemos un universo superior a los 20.000 alumnos, se hacía muy difícil generar una vía de comunicación eficaz. Hace menos de un año nuestra rectora nos planteó el desafío de buscar una solución integrada que nos permitiera darle una dirección de e-mail a todos los estudiantes” comenta el Licenciado Gabriel Tiburtini, Jefe de Gabinete de Gestión Informática.
Solución
En una primera instancia, desde la institución se planteó la posibilidad de costear el proyecto por sus propios medios, pero esto implicaba un panorama complejo. Según la experiencia del ejecutivo “la cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo el objetivo era muy grande, por la infraestructura que es necesario implementar y por el mantenimiento y soporte 7x24. Todos aspectos que tienen muchísimo costo”.

El Gabinete de Informática comenzó entonces un proceso de evaluación que incluyó principalmente las propuestas de Microsoft y Google. En ese sentido Tiburtini señala que “estuvimos viendo Google y evaluamos diferentes aspectos, pero lo más determinante para nosotros fueron dos cuestiones. Por un lado, la disposición que encontramos en el soporte de Microsoft con sus oficinas en Buenos Aires y su voluntad de apoyo para llevar a cabo el proyecto, consideración que realmente marcó la diferencia”.

La Universidad mantiene una filosofía de trabajo autónoma, gestionando todos sus proyectos informáticos de manera interna, por lo que les era muy difícil tomar la decisión de tercerizar este proyecto. Por eso, el Jefe de Informática resalta la decisión tomada a favor de Microsoft considerando un segundo factor: “El otro aspecto importante es que actualmente estamos inmersos en un proyecto para implementar Sharepoint para una amplia cantidad de cuestiones académicas, y es muy simple la integración con Live@edu, tanto desde lo que es interfaz de usuario como desde el punto de vista técnico” asegura Tiburtini.
"Inicialmente abrimos 17.000 cuentas y empezamos a distribuirlas progresivamente con la idea de fomentar su uso (…) Ya estamos enviando toda nuestra comunicación oficial a través de esa casilla por lo que estimamos aumentar el uso efectivo a todo el alumnado".


Lic. Gabriel Tiburtini, Jefe de Gabinete de Gestión Informática de la Universidad Kennedy.

Una vez que se eligió avanzar con la solución Live@edu con el apoyo de Microsoft, comenzó a desplegarse un plan de implementación de las cuentas. Tiburtini nos relata que “inicialmente abrimos 17.000 cuentas y empezamos a distribuirlas progresivamente con la idea de fomentar su uso”.

Al tratarse de un alumnado tan amplio y con diferentes características, desde el Gabinete de Informática se tomaron diversas acciones con el objetivo de acercar de mejor forma este nuevo recurso a los alumnos. De esta forma “partimos del vínculo entre nuestro ‘single sing on’, que permite al acceso a nuestro portal de la Universidad, con la nueva cuenta de correo, y con esto logramos que los alumnos no necesiten de una doble clave, facilitando así el uso del sistema” asegura el Responsable del Área.

Por otro lado, entendiendo que se debía promover una nueva cultura de uso para esta plataforma la Universidad generó, junto a Microsoft, una serie de eventos y concursos con la finalidad de impulsar el proyecto. “En este momento hemos abierto cuentas para el 100 % del alumnado y estimamos un uso del 60 %, lo cual es muy importante para nosotros” relata Tiburtini, y prosigue: “ahora integramos la password de acceso al portal de gestión y con un solo clic el alumno tiene acceso a su cuenta de e-mail. Además, ya estamos enviando toda nuestra comunicación oficial a través de esa casilla por lo que estimamos aumentar el uso efectivo a todo el alumnado”.

Con el objetivo de crear una mecánica estandarizada en el uso de la cuenta de e-mail, la Universidad dispuso también que en las listas de asistencia se incluyera el correo del alumno para que sea el canal natural de comunicación con los profesores
Beneficios
Para la universidad este proyecto ha sido de gran importancia, inicialmente por haber logrado una vía de comunicación única y efectiva, y por otro lado, por las herramientas potenciales con las que cuenta el sistema. “Con este recurso implementado tenemos la posibilidad de enviar comunicaciones de la universidad de manera personalizada y eso es muy importante, porque cuando vos generas una comunicación vía cartelera, no sabes si les va a llegar a todos los interesados, en cambio de esta forma obtuvimos una funcionalidad óptima en el envío de información” resalta el ejecutivo.

La potencialidad de los recursos que posee Live@edu ya está incorporada en los planes del 2010. “El año que viene vamos a integrarlo con otros proyectos que tienen que ver con contenido, pasando de una etapa administrativa a una etapa más académica y es ahí donde entra en juego fuertemente, el proyecto del Sharepoint integrado con Windows Live”, puntualiza Tiburtini

El Gabinete de Informática de la Universidad está diseñando para el próximo año los detalles de la integración entre diferentes portales Sharepoint y Live@edu. Desde el área explican que “tenemos distintas asignaturas con contenidos durables y esos contenidos serán provistos online por la Universidad; por otro lado se generan cursos que tienen otra dinámica y tienen una vida cuatrimestral y es ahí donde todos los contenidos de esos cursos vamos a volcarlos sobre la plataforma de Live@edu, es decir que estará todo integrado: habrá un portal de asignaturas en Sharepoint asociado a los diferentes grupos que se generen en Live a partir de la inscripción a los cursos”.

Con respecto a la recepción por parte del alumnado Tiburtini resalta el éxito de la implementación. “Actualmente hemos logrado una vía de comunicación instantánea y efectiva y un entorno muy interesante que los alumnos recibieron positivamente, muchos de ellos volcándose con gran entusiasmo”. Para el Jefe del Gabinete de Informática, este primer paso de implementación ha sido un gran logro y nos cuenta que en un futuro “los alumnos que ingresen a la Universidad tendrán su cuenta automáticamente, lo que será su canal de comunicación natural por el resto de la carrera”.

Otro de los beneficios que resalta Tiburtini está relacionado con los costos de implementación. “La verdad es que lo único que hicimos fue dar de alta las cuentas, sin inversión en infraestructura; para nosotros hubiese sido imposible montar todo lo necesario para manejar toda esa información. Además habría que haber considerado un servicio de mantenimiento permanente que también tiene un costo altísimo. Es clave para nosotros la posibilidad de tener un branding propio sin costo, ya que en el entorno que maneja Live@edu, los alumnos ven @kennedy, por lo tanto mantenemos un sentido de pertenencia fuerte y una durabilidad, porque esta casilla permanece abierta aun cuando el alumno termina la carrera”.

La Universidad considera que la implementación de Live@edu ha dado beneficios importantes para su comunidad educativa y ya está pensando en una profundización de las herramientas con las que cuenta. “El año próximo vamos a usar muchísimo la herramienta de Spaces, SkyDrive y sobre todo, los Grupos, ya que estos últimos se van a abrir automáticamente a partir de la inscripción a cada curso” afirma Tiburtini.

  • Microsoft Live@edu


  • Es un conjunto de aplicaciones – móviles, de escritorio y basadas en la Web – pensada para instituciones educativas que buscan una constante innovación tecnológica. Microsoft Live otorga a las instituciones una plataforma virtual con diferentes recursos de comunicación e interacción para funcionar como un campus en la Web (cuentas de mail, Live Workspaces, Sky Drive, Grupos). Sin costo para el cliente final y con soporte técnico permanente.

    Para más información sobre Microsoft Live@edu por favor visite:

    www.microsoft.com/latam/educacion/liveedu

    Para más información

    Acerca de los productos y servicios de Microsoft comuníquese al: 0800-999-4617

    O visite: www.microsoft.com/argentina

    Para más información de Universidad Kennedy visite: www.kennedy.edu.ar
    Descripción general de la solución
    País: Argentina
    Industria: Educación
    Perfil de la empresa

    45 años brindando servicios de educación en carreras de grado y posgrado.
    Matrícula de 20.000 alumnos.
    4000 alumnos que ingresan anualmente.
    20 Edificios y 3 sedes administrativas

    La situación

    Problemas para generar una vía de comunicación eficiente con los estudiantes.

    La solución
    Se implementó live@edu sin costo para la universidad otorgando una cuenta de mail para cada uno de sus 17.000 alumnos.

    Los beneficios

    • Vía de comunicación única
    • Cuenta de e-mail con dominio propio
    • Envío de información de forma eficaz
    • Integración con contenido de los cursos
    • Inversión nula en infraestructura y mantenimiento
     

     

     
    Live@edu
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