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Colegio Nueva Granada
Office SharePoint Server: el eje digital del Nueva Granada
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Resumen
El Colegio Nueva Granada dinamiza su proceso de enseñanza en línea con el uso de Microsoft Office Sharepoint Server, donde los docentes, alumnos y padres convergen para depositar, recibir, recoger e intercambiar información. Además, la solución Microsoft le brinda nuevos recursos al personal administrativo para realizar mejor sus labores.
El Colegio Nueva Granada es una institución mixta de educación fundada en 1938 que ofrece todos los niveles escolares, desde jardín hasta 12 grado de acuerdo al modelo norteamericano, y está acreditada por el Ministerio de Educación de Colombia y la Southern Association of Colleges and Schools de Estados Unidos.
El colegio imparte su enseñanza en inglés, excepto para el español y sociales las cuales se dan en idioma local. Cuenta con una comunidad compuesta por cerca de 44 nacionalidades, en general un 30% extranjeros y un 65% de colombianos, lo que se traduce en una combinación única que se forja con la filosofía de tradición y visión de futuro de la institución.
Los estudiantes de este colegio bilingüe y bicultural, certificado por su gestión de la calidad con la norma ISO 9001, reciben diplomas expedidos y válidos en cada país y viven una rica experiencia educativa gracias a la pluralidad de su comunidad caracterizada por diversidad de raza, religión y el trabajo conjunto para alcanzar objetivos comunes.
El Colegio Nueva Granada ha recibido la condecoración Simón Bolívar otorgada por el ministerio de Educación Nacional de Colombia y la Orden al Mérito del Progreso de la Cámara de Comercio Colombo Americana, entre otros, como reconocimiento a sus 70 años de actividad formando los líderes del mañana y manteniéndose fieles a su misión “educando la mente, alimentando el espíritu y fortaleciendo el cuerpo”.
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| Situación: |
Con la necesidad de un cambio real
El colegio Nueva Granada trabajaba con Blackboard como su herramienta de aprendizaje en línea. Aunque satisfacía las necesidades iniciales, el producto que fue adquirido por medio de un consorcio de colegios americanos y por el cual se pagaba una licencia conjunta, no se ajustaba totalmente a sus requerimientos específicos y futuros.
El área de sistemas de información, ya vislumbraba la posibilidad de contar con un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) propio, que además se ajustara a la metodología del colegio.
“Blackboard estaba principalmente diseñado para universidades grandes y su licencia era muy costosa. ésta fue la experiencia inicial del colegio con este tipo de software”, dijo Susie Faccini, Directora de Sistemas de Información del Colegio Nueva Granada.
Para el Nueva Granada existía un reto pedagógico, aprovechar Internet y las comunicaciones electrónicas que son parte fundamental de la vida diaria, e involucrarlas a la educación. Y Aunque el colegio no ofrece cursos en línea, como las universidades, la preparación de las clases y las actividades diarias del colegio se favorecerían al realizarse en un ambiente digital.
Es entonces cuando el colegio decide tomar acciones al respecto y comienza una investigación para identificar las aplicaciones del mercado que cubren las mejores características para la implementación de su herramienta de aprendizaje en línea.
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| Solución: |
En busca de lo propio
En su nuevo rumbo el Nueva Granada comenzó a revisar las opciones del mercado. Entre sus consideraciones básicas estaban la comunicación entre profesores y alumnos, el desafío del cambio y posteriormente la creación de una cultura en las partes interesadas.
De esa investigación, la respuesta que encontró el colegio fue Office SharePoint Server. Esta herramienta Microsoft provee una serie de funcionalidades administrativas que la anterior no ofrecía. Además, dos años atrás el colegio ya había montado una plataforma Microsoft a nivel general para ir unificando su estructura de sistemas.
“Aunque teníamos licencias de Windows, algunos servidores y Office, también usábamos servidores en otros sistemas, y en un momento dado decidimos trabajar con una plataforma Microsoft completa para unificar; y es que queríamos igualmente montarnos en Exchange con Elisa Server, más que todo por el tema del directorio activo y nos pareció que Office SharePoint Server era una herramienta con soporte Microsoft y podía integrarse al directorio activo”, expresó Faccini.
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"Aunque teníamos licencias de Windows, algunos servidores y Office, también usábamos servidores en otros sistemas, y en un momento dado decidimos trabajar con una plataforma Microsoft completa para unificar"
Susie Faccini, Directora de Sistemas de Información del Colegio Nueva Granada |
Vision Software, socio de negocios de Microsoft, presentó la herramienta, proyectó la evolución de la misma y realizó el diseño inicial; de igual forma acompañó todo el proceso de implementación en el colegio y en parte capacitación para el uso de la misma.
En la práctica, con Microsoft Office SharePoint Server en el colegio Nueva Granada, se tiene montado el manejo de las clases y es el eje de la comunicación entre profesores y estudiantes. También existe un sitio para los padres de familia con una sección de comunicación directa con el Colegio y la posibilidad de que ellos accedan a ver las clases, anotaciones y otras informaciones generales de sus hijos.
En cuanto a la parte administrativa del Nueva Granada, se utiliza Office SharePoint Server como repositorio de documentos. Tener esta información almacenada en esta herramienta fue un gran apoyó y sirvió para el proceso de la obtención de la certificación ISO 9001 del colegio.
Dentro de la misma plataforma los padres de familia tienen gran participación. Una de éstas es a través del parent council, que ofrece a los padres la posibilidad de elegir los representantes de cada curso. Allí ellos reciben opiniones, se comunican entre sí y con el colegio; y se generan discusiones y colaboración entre los miembros. En el mismo sentido (colegio y padres) están las comunicaciones centralizadas de Proyecto Vida: conjunto de padres de familia trabajando en equipo en torno a los valores. |
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| Beneficios: |
Nuevas experiencias y más comunicación
Con la implementación de Office SharePoint Server el cambio fue muy evidente y los resultados efectivos empezaron a verse de inmediato en el Colegio Nueva Granada. La aplicación permitió integrar, en primera instancia, a los diferentes grupos de la comunidad: los profesores con sus temas, el grupo administrativo y los padres de familia.
“Un punto muy fuerte es que Office SharePoint Server es una herramienta sencilla de usar, que al ser Microsoft sigue el mismo estilo de sus otros programas. Y a pesar de ser algo nuevo, se integra muy bien con las otras herramientas, eso nos ayuda con una parte de la población de profesores que no son muy expertos con el uso de la tecnología”, expresó Faccini.
A nivel de profesorado, cerca de un 70% de los docentes del Nueva Granada usan activamente esta herramienta para sus clases o para la comunicación con sus estudiantes. Esto les significa más tiempo dedicado a sus estudiantes y un desarrollo más ágil de las clases.
“Office SharePoint Server es un lugar para notificar a los niños y papás acerca de todo. Ellos poco a poco han aprendido que no todo está en la clase, entonces van al My SharePoint Site y ahí sí está todo; por ejemplo, para los exámenes finales encuentran review sheets. También están los libros que hemos leído durante el curso en formato PDF, para que desde cualquier lugar con conexión a Internet los estudiantes puedan acceder a ellos”, comentó Alex Forero, profesor de octavo grado.
La comunicación es parte fundamental del uso de Office SharePoint Server en el colegio Nueva Granada, y en él una pieza clave es el tablero de mensajes que ha ofrecido nuevos recursos a los docentes para agilizar y dinamizar las clases.
“Los estudiantes van al discussion board del grupo y dejan su aporte, luego en la clase he tomado yo pedacitos de los mensajes y los expongo para analizarlos juntos. También en Office SharePoint Server dejo extra-credits para exámenes o quizzes; entonces el alumno entra, ve la pregunta y la resuelve, y al presentar la prueba obtiene un punto adicional que se ganó por visitar el tablero de mensajes del curso”, explicó Forero.
El calendario es otro servicio del que disponen los alumnos y docentes del colegio. En él pueden revisar toda la información correspondiente al desarrollo de las clases, exámenes, materiales a llevar, la entrega de trabajos, etc. Incluso como ayuda para ambas partes, el calendario facilitaría el definir una fecha de entrega de trabajos para que no se junten varias e interfieran con el desarrollo y entrega de las mismas.
Con la aplicación en servicio, un grupo de profesores se animó y empezó un proyecto de clases sin papel (paperless classroom). Entonces, ellos tomaron textos y libros los escanearon y los dejaron para consulta de sus estudiantes en Office SharePoint Server. ésta iniciativa lleva un ahorro muy alto de papel con la consecuente ayuda a la ecología y medio ambiente.
“Para nosotros como colegio, Office SharePoint Server nos funcionó muy bien y nos trajo unas ventajas adicionales, así al principio la herramienta no haya sido diseñada del todo para ellas. éstos beneficios interesantes son más del área administrativa como un control documental que se está empezando a implementar en ciertos grupos”, dijo Faccini.
En cuanto al uso de Office SharePoint Server entre el colegio y los padres de familia en Proyecto Vida, la aplicación es la vía y el medio de comunicación para lograr esta interacción. El propósito de estas lecciones, dirigidas por un grupo de madres voluntarias, es juntar a padres y niños para reforzar sus valores y autoestima a partir de diferentes actividades.
Antes de Office SharePoint Server las convocatorias para asistir a estos talleres se realizaban por llamadas telefónicas individuales. Las voluntarias llamaban a los padres de un promedio de 120 niños por grado; una tarea lenta, dispendiosa y desgastante.
“Cuando yo entré a mi me parecía un caos tener que llamar a pedir permiso o invitar a las lecciones. Pero ahora a través de Office SharePoint Server convocamos a los padres, adjuntamos los detalles de la lección a desarrollar para que la estudien, y con este sistema empezamos a tener mucho más éxito y una asistencia mayor”, dijo Ximena Sanz, madre y voluntaria de Proyecto Vida del Colegio Nueva Granada.
Office SharePoint Server cambió la forma de aprender en línea y de trabajo en red en el Nueva Granada. Se convirtió, en sus casi dos años de implementación, en una solución clave para su comunidad y en la herramienta digital base para los nuevo retos de la institución.
“En el colegio pasamos de tener un contenido físico a uno digital con Office SharePoint Server, el siguiente paso es avanzar a contenidos digitales interactivos”, concluye Faccini.
Acerca de Microsoft:
Office SharePoint Server: Una solución única que combina la capacidad de crear fácilmente portales Web corporativos con gestión de documentos, contenido de la búsqueda y la colaboración de los equipos.
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Descripción general de la solución |
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País: Colombia
Industria: Educación
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Perfil de la empresa |
El Colegio Nueva Granada, con 71 años de labores y acreditada por el Ministerio de Educación de Colombia y la Southern Association of Colleges and Schools de Estados Unidos, además de la certificación ISO 9001, ofrece todos los niveles escolares, desde jardín hasta 12 grado de acuerdo al modelo estándar norteamericano.
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| La situación |
El Colegio Nueva Granada necesitaba una solución de aprendizaje en línea propia y adecuada a sus necesidades. Sobretodo después de trabajar con una herramienta compleja y con un licenciamiento costoso.
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| La solución
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| Office SharePoint Server.
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Los beneficios
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- Ágil y fácil herramienta de aprendizaje para alumnos
- Práctico medio de interacción académica entre docentes y alumnos
- Facilita la comunicación entre el colegio y los padres de familia
- Mejora la productividad del grupo
- Ayuda a aumentar la participación en actividades académicas y extracurriculares
- Ahorra papel y reduce impresiones
- Simplifica los procesos realizados por profesores y personal administrativo
- Crea, recopila y comparte conocimientos comunitarios
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