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Colegio Hacienda Los Alcaparros

Tecnología Microsoft para la excelencia académica

Resumen

El Colegio Hacienda Los Alcaparros desarrolló con Microsoft SharePoint una dinámica red de portales que, junto con otras aplicaciones Microsoft, conforma un completo sistema de información para avanzar en el cumplimiento de su misión y conducir a los miembros de su comunidad hacia la excelencia académica.

El Colegio Hacienda Los Alcaparros es una institución escolar de iniciativa privada y sin ánimo de lucro. En su sede, inspirada en la arquitectura japonesa y armonizada con el medio ambiente, se reúnen cada día más de 700 estudiantes y cerca de 80 profesores para desarrollar un proyecto educativo mixto y bilingüe en torno a una visión ética y ecológica, construido sobre una concepción del desarrollo humano.

Con una experiencia de 17 años, el colegio es miembro de la National Association of Independent Schools (NAIS) de los Estados Unidos y de la Unión de Colegios Bilingües (UCB) de Colombia. Su programa educativo está diseñado para promover el potencial de cada estudiante, su sentido de responsabilidad social y una vida de aprecio por el aprendizaje. Sus principios pedagógicos, entre otros, son que el aprendizaje es descubrimiento e invención, que sobre el respeto, la libertad y la autonomía se construyen los más altos valores del ser humano y que los individuos somos capaces de transformar y crear nuestra cultura. Estos principios ayudan a mantener un definido rumbo para seguir cumpliendo su misión de formar líderes para el siglo XXI.

Situación:
Teníamos una base de datos y una página web

El Colegio había sistematizado la producción de los boletines de calificaciones para los padres de familia a partir de una base de datos en Microsoft Access. Este sistema era acompañado por una página Web estática, donde se presentaba apenas información oficial de la institución.

El Colegio trabajó durante años con ese esquema, hasta darse cuenta del estancamiento que significaba no tener comunicación en línea e interactividad con estudiantes, padres de familia y los mismos docentes, ni siquiera la ya acostumbrada comunicación electrónica interna. A la vez, la institución iniciaba su programa de excelencia en calidad, con lo cual el manejo de la comunicación y documentación organizacional se había convertido en una prioridad. Por eso la institución revisó el estado de su tecnología y se propuso aprovechar la Web y el Internet para fortalecer su condición organizacional y ayudar al cumplimiento de sus objetivos.

“El colegio quería ponerse al día en esos temas y abordó con un impulso grande un proyecto tecnológico que se orientó, en primer lugar, al punto de vista de los estudiantes. Ellos están muy familiarizados con el uso de Internet, cosa que está transformando sus hábitos para hacer tareas e investigaciones y responder frente a cualquier cosa”, dijo Jaime Caro, Director de Calidad y Tecnología del Colegio Hacienda los Alcaparros.

Solución:
Microsoft SharePoint como apoyo para la calidad académica

El plan de desarrollo se denominó genéricamente “Proyecto de Tecnología” y se ejecutó en dos frentes: la implementación de una robusta infraestructura y la creación de una red de portales que serían las herramientas directas del proyecto, donde la pieza clave fue Microsoft SharePoint.

Gracias a que el colegio estaba vinculado al programa School Agreement de Microsoft, le fue posible hacerse a las herramientas necesarias como SQL, Windows Server 2008, Isa Server, SharePoint y Forefront para montar una sofisticada plataforma y hacer posible todas sus necesidades e ideas.

La versatilidad de SharePoint fue rápidamente comprendida por los ingenieros y docentes de tecnología del Colegio, lo cual hizo posible que, en el corto plazo de un año, los portales de Los Alcaparros jugaran un papel muy importante dentro de las actividades y comunicaciones del colegio. Los padres de familia vieron cómo se transformó un boletín semanal de noticias en un portal interactivo. Todos los empleados encontraron un lugar de comunicación institucional en la intranet.
"En términos de nuestro proyecto educativo, el proceso que se ha hecho con estas herramientas nos ha permitido que ellas se conviertan en elementos que realmente impactan en nuestra calidad y nos acompañan en los objetivos que estamos buscando"


Rosa Cecilia Caro, Directora del Colegio Hacienda Los Alcaparros
Los niños encontraron nuevas formas de expresión y comunicación con la utilización de wikis para presentar sus proyectos. En su portal "MySchool" pueden conocer las actividades programadas para cada clase, bajar los archivos que el profesor les indica, presentar trabajos en medios electrónicos, leer las evaluaciones que reciben y hacer el seguimiento de su propio progreso desde el punto de vista del plan de estudios. Los profesores hallaron nuevas herramientas como los tableros de mensajes, los blogs y los foros.

“En términos de nuestro proyecto educativo, el proceso que se ha hecho con estas herramientas nos ha permitido que ellas se conviertan en elementos que realmente impactan en nuestra calidad y nos acompañan en los objetivos que estamos buscando”, expresó Rosa Cecilia Caro, Directora del Colegio Hacienda Los Alcaparros.

Igualmente importante en términos de usuarios y tráfico, es el portal SharePoint dirigido a los padres de familia y acudientes, que en Los Alcaparros se aproximan a 2.000 personas. Este sitio contiene todas las noticias del colegio, desde información de salidas y notas importantes, hasta el editorial de la directora y cuenta con la posibilidad de retroalimentación, donde los padres, vía buzón electrónico, pueden consultar al colegio sobre las actividades que van a realizar, presentar solicitudes y sugerencias.

En la Intranet, el portal interno, diseñado específicamente para unas 120 personas que constituyen el personal docente y administrativo, están todos los documentos del programa de calidad, las actas de las reuniones y demás cosas relacionadas.

Por otra parte, la antigua base de datos en Access se convirtió a Microsoft SQL Server y se amplió para que incluyera todo el contexto curricular. Se volvió entonces un sistema de información que le sirve a la dirección del colegio para mantener un control adecuado de los programas y una visión de cómo se están aplicando en el salón de clases.

“Después de cierto tiempo esta base de datos se puede explotar para saber qué ha ocurrido, académicamente hablando, a lo largo de los bimestres y los años. Por ejemplo, en un estándar específico, como la compresión de lectura, se podrá saber si ha habido una mejoría o no. O bien se podrá analizar cómo ha evolucionado el currículo de inglés o de matemáticas a lo largo del tiempo. Vamos hacia una bodega de datos”, expresó Caro.
Beneficios:
Enseñanza y administración, como por arte de magia

Con la implementación del proyecto tecnológico, en el Colegio Los Alcaparros surgieron diversas clases de beneficios. Algunos de tipo económico, porque al no entregarse boletines de calificaciones a los padres se reducen costos de impresión y papelería. Pero los más importantes, según el espíritu de esta institución, son las ventajas académicas que los estudiantes pueden lograr.

“La presencia del computador en el hogar y el aula de clase con las herramientas que están al servicio de los niños, abren un panorama que antes no existía. Si yo soy un alumno de cuarto elemental y tengo que presentar un trabajo, por ejemplo, de sociales o de inglés, podría hacer una tarjeta o una narración. En este momento el alumno puede abrir una Wiki o un blog con sus amiguitos o contribuir a una revista virtual. Hay una nueva y gran cantidad de herramientas que se suman a lo que tradicionalmente los colegios acostumbraban a hacer. A los niños de hoy, con una estructura cerebral hacia lo digital, los engancha mucho más y produce otro tipo de actividades importantes”, concluye Rosa Cecilia Caro.

Los Alcaparros, con la tecnología Microsoft, se apuntó a la optimización de recursos y procedimientos. “La principal ventaja que veo al trabajar con productos Microsoft es que se integran unos con otros. Es una plataforma que ya viene armada y no tengo que tener a los ingenieros del colegio pensando cómo encaja una cosa con la otra. Esa preocupación me la quité de encima y es una ventaja a la que le doy mucho valor”, dijo Jaime Caro.

“El Directorio Activo es el centro de todo, ya no me imagino cómo se lograría comenzar un año escolar sin esta herramienta. En este momento lo que hacemos es muy fácil: borramos el Directorio Activo y desde la base de datos lo volvemos a construir. Todo queda actualizado como por arte de magia”, expresó Jaime Caro.

Ahora todo en el nuevo sistema del colegio converge en una mejor forma para alcanzar sus propósitos educativos. Los beneficiados, más allá del área de tecnología, el personal administrativo y los profesores, son los padres de familia y, por supuesto, los estudiantes.

“La base de datos nos ayuda a sofisticar nuestro propio quehacer conforme va pasando el tiempo. Cuando yo reviso mi base de datos y veo lo que he hecho, es más fácil y coherente desechar cosas que no sirvieron y darle potencia a lo que si funcionó para un siguiente año. Entonces, cada nuevo año mi curso es mejor que el anterior”, explica María Inés Romero, Profesora del Colegio Hacienda Los Alcaparros.

El colegio tiene una gran expectativa sobre la versión 2010 de SharePoint, con la cual espera crear nuevos proyectos elaborados por los propios estudiantes, bajo la orientación de los docentes de tecnología e informática.

Acerca de Microsoft:

- Microsoft Windows Server pertenece a la nueva generación de sistemas operativos, que permite a los profesionales un mejor control de su infraestructura, ofreciendo una mayor disponibilidad y capacidad de administración en un entorno de servidor más seguro, confiable y robusto.

- SharePoint es una plataforma Web de trabajo colaborativo y gestión documental especialmente orientada a documentos Microsoft Office. Desde Excel o Word en la creación y edición de documentos, hasta la integración total de Outlook pudiendo compartir entre cliente y servidor, calendario, contactos o mandar correos a librerías de documentos para su publicación en el portal.

- Directorio Activo es una implementación central de la plataforma Windows que proporciona los medios para gestionar las identidades y relaciones que organizan los entornos de red. Almacena información de una organización en una base de datos central, organizada y accesible.
Descripción general de la solución


País: Colombia
Industria: Educación
Perfil de la empresa

El Colegio Hacienda Los Alcaparros es una institución escolar de iniciativa privada y sin ánimo de lucro. Con una experiencia de 17 años, Los Alcaparros tiene un programa educativo diseñado para promover el potencial de cada estudiante, su sentido de responsabilidad social y una vida de aprecio por el aprendizaje.

La situación

El Colegio Hacienda Los Alcaparros trabajaba en su área académica con una base de datos en Microsoft Access, donde recogía las calificaciones de los profesores y producía los boletines de información para los padres de familia. La institución necesitaba ponerse al día con un proyecto tecnológico orientado, en primer lugar, al estudiante en el entorno actual para aprovechar el desarrollo de los ambientes Web e Internet y fortalecer su proyecto educativo.

La solución
Office SharePoint Server, Windows Server 2008, Directorio Activo.

Los beneficios

  • Fácil y rápida Integración
  • Ahorro en tiempo y procedimientos
  • Comunicación permanente
  • Economía de recursos como papel
 

 

 
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