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Universidad Piloto de Colombia

La Universidad Piloto de Colombia dio un salto en sus sistemas de correo y colaboración gracias a la plataforma Live@edu de Microsoft.

La Universidad Piloto de Colombia tiene el término Renovación dentro de sus bases más profundas. Su fundación se remonta a comienzos de los años 60, cuando un grupo de estudiantes inconformes con las políticas de formación académica universitaria vigentes en ese momento, deciden proclamar un movimiento de renovación estudiantil y crear una institución que diera respuesta a la necesidad de la juventud del país de contar con una alternativa de formación superior, acorde con los grandes cambios en la sociedad.

Precisamente por eso, la Universidad Piloto de Colombia se ha destacado en sus 46 años de historia por formar profesionales emprendedores, a la vanguardia del desarrollo científico y tecnológico. La entidad busca que sus egresados contribuyan a fortalecer el entorno del cual hace parte, principalmente en los sectores estratégicos de la sociedad.

La institución ha concretado su propio Proyecto Educativo Institucional, como instrumento fundamental para la planificación y la orientación de su desarrollo. El proyecto enfoca la búsqueda de pertenencia como el centro de su preocupación por la calidad; por esta razón, los rasgos deseables para la sociedad colombiana del futuro. Dicha búsqueda supone la participación activa de la universidad en la definición de un proyecto de país y de sociedad colombianos.

Situación
La Universidad Piloto de Colombia contaba con un sistema de correo electrónico en una plataforma propietaria Oracle, dispuesto para el uso de los estudiantes. No obstante, el esfuerzo por brindarles a sus alumnos este servicio era desaprovechado, ya que los estudiantes se quejaban por la baja capacidad del buzón (de tan solo 10MB) y su poca interacción con los demás servicios en línea provistos por la institución.

“La plataforma servía para hacer ciertos procesos, pero hacerlos separados. Para el sistema de matriculas, por ejemplo, los estudiantes hacían la auto matricula desde Internet, pero este proceso no tenía ninguna relación con el sistema de correo para notificaciones pertinentes”, comenta Orlando Perez Patiño, Director de Gestión Informática de la Universidad Piloto de Colombia.

Desde el punto de vista administrativo, la plataforma era difícil de controlar porque había caídas periódicas del servicio. Además, al tener un login y contraseña diferente, esto ocasionaba constantes llamadas al centro de soporte para la restauración de contraseñas en cada uno de los sistemas.
Solución
Ante la problemática del correo, la Universidad comenzó a buscar diferentes soluciones que pudieran resolver los problemas existentes y brindar nuevos servicios para los estudiantes. Encontraron que Microsoft contaba con la plataforma Windows Live@edu, que proporciona un conjunto de servicios en línea para estudiantes y cuyo punto de partida es la creación de una cuenta de correo individual y personalizado que es utilizada como clave de acceso a las diferentes herramientas Windows Live y que tiene la capacidad de integrarse con otros servicios prestados por la universidad.

Live@edu le dio a la universidad la capacidad de asignarle cuentas de correo de 5GB a cada uno de los estudiantes, bajo un dominio específico y en todo momento puede tener el control sobre la gestión de las credenciales de sus estudiantes. Adicionalmente, estas cuentas tienen filtros anti-spam, anti-phishing y pueden ser consultadas en cualquier lugar y desde diferentes tipos de dispositivos.

Tanto profesores como alumnos y estudiantes pueden aprovechar otros servicios de Live, por ejemplo, la mensajería instantánea, espacio para blog, el acceso por medio de dispositivos móviles y el correo electrónico.

Esta implementación hizo que la entidad trabajara en conjunto con Vision Software, socio de negocios de Microsoft, durante algunos meses utilizando la herramienta de Microsoft para integración de plataformas conocida como MIIS 3.1.1046.0 para que el sistema de registro y control académico conocido como Universitas XXI (que está desarrollado en otra plataforma) se integrara con Active Directory de Microsoft.

“La mayoría de los servidores de la entidad funcionan con Microsoft Windows 2003 Server y los usuarios de la universidad trabajan bajo el esquema de Terminal Server. Utilizamos una gran cantidad de productos Microsoft definidos en el Campus Agreement. Adquirimos un servidor dedicado a la parte de integración, ya que el hosting de Live@edu lo hace directamente Microsoft”, explica Orlando Pérez.

Adicionalmente, los directivos encuentran que para este proyecto se utilizaría Microsoft Identity Lifecycle Management (ILM), entonces ven la posibilidad de atacar otra problemática importante: El manejo de la identidad. Orlando Perez explica que “La Universidad Piloto de Colombia como muchas universidades en el mundo tenía una cuenta de usuario y una contraseña para cada servicio Web académico, a raíz de esta implementación caímos en cuenta que era supremamente necesario estandarizar esta situación con un solo usuario y contraseña para todos los servicios informáticos que la institución ofrece a sus estudiantes”. ILM es una herramienta que permite la integración de diferentes directorios o infraestructuras para tener una sola identidad dentro de la organización. Esto les permite unir los sistemas de recursos humanos, de contabilidad, de directorio activo y cualquier otro, con un solo punto de cambio de identidad y de los atributos. Por ejemplo, una actualización de la dirección y el teléfono se replica a los demás sistemas automáticamente.

Los profesores y la parte administrativa de la universidad usan Microsoft Exchange en sus operaciones. Sin embargo, la integración de Live@edu con Microsoft Exchange, permite que los docentes y el cuerpo administrativo puedan verlos como grupos de contactos, y de esta forma comunicarse con ellos y enviarles mensajes de correo electrónico directamente. “Es posible, por ejemplo, enviar un correo para los estudiantes de sistemas de primer semestre, y este le llegará automáticamente a todo este grupo”, comenta el directivo.
Beneficios
Los cambios fueron radicales tanto en los servicios ofrecidos a los estudiantes como en el control de la universidad de todos sus estudiantes. Actualmente, por ejemplo, cuando el un nuevo estudiante ingresa a la universidad realiza su auto matrícula por Internet y el sistema de forma automática crea su correo electrónico sin ninguna intervención, con los datos que ingresó en el formulario.

El sistema también crea automáticamente los grupos de estudio en los directorios; de esta forma los profesores en el primer día en que se terminan las matrículas tienen una lista actualizada en su correo de todos los usuarios de todos los estudiantes.

Live@edu también entró a apoyar la parte de salas de trabajo gracias a su integración con el directorio activo, ahora los estudiantes pueden ingresar a cualquier sala sin ningún inconveniente y tener acceso a sus archivos y documentos personales.

De otro lado, el uso del correo electrónico también se incrementó dramáticamente, no solamente por los mismos estudiantes, sino porque los profesores se están comunicando más por este medio con los alumnos, algo que no era posible en la plataforma anterior.

En la parte de soporte fue notoria la disminución de las llamadas de los estudiantes para solicitar contraseñas, y esto impacta directamente en la reducción de los gastos administrativos de la universidad.

En este mismo sentido de ahorro, no hay costos infraestructura de hardware para almacenamiento de las cuentas de correo y los equipos existentes para este fin, pudieron ser aprovechados en otras actividades.

“Es muy importante para la comunidad universitaria contar con sistemas de correo robustos y que adicionalmente tengan prestaciones de valor agregado como los que proporciona Live@Edu. Es importante anotar que la Universidad Piloto cuenta con una plataforma virtual famosa en todo el mundo llamada Moodle, a partir de este punto hemos logrado que los estudiantes utilicen no solo Moodle como apoyo a la docencia, sino que también utilice las prestaciones de educación semi virtual que presenta Live@Edu”, explica Orlando Pérez.

“Adicionalmente, cuando recibimos visitas por parte del Ministerio de Educación para Registros Calificados, acreditaciones, Auditorias en general, siempre comentamos sobre la importancia de tener un sistema de correo soportado y hospedado por Microsoft, esto ha impactado mucho porque particularmente al Consejo Nacional de Acreditación le importa mucho este aspecto, sobre todo el relacionado con la capacidad máxima del buzón de correo”, añade el directivo.

Los especialistas de la liga británica de acreditación que visitaron el año pasado a la Universidad para la acreditación internacional del programa de Arquitectura de la Universidad Piloto, y la implementación de Live@edu les causó muy buena impresión ya que los estudiantes han creado grupos de trabajo y de investigación con universidades del extranjero que utilizan esta plataforma.

En conclusión, Live@edu ha generado un impacto positivo en toda la Universidad Piloto de Colombia, gracias a una interacción más cercana entre los docentes, investigadores y sus alumnos a cargo.
Acerca de Microsoft® Live@edu
Microsoft Live@edu es una plataforma de servicios en línea que traslada principales ventajas de Live, a los entornos educativos universitarios. Servicios como correo electrónico, mensajería instantánea a través de Messenger con los grupos creados, blogging y publicación de contenidos para los cursos, envío de alertas, manejo conjunto de calendarios compartidos, pueden ser utilizados para crear grupos de estudio/trabajo, compartir materiales entre grupos de clase, con los beneficios de las una comunicación más integrada.

Los docentes pueden analizar en profundidad las necesidades sus alumnos, para de esta manera, desarrollar servicios internos, que se ajusten a las características particulares de cada grupo estudiantil.

Microsoft, a través de diferentes iniciativas en el campo de la Educación, ha implementado varios programas de colaboración con instituciones y centros de enseñanza para facilitar su acceso a las nuevas tecnologías, así como a la formación requerida para la optimización de su uso, promoción de trabajos de investigación, etc.

Acerca de Microsoft® Identity Lifecycle Manager 2007

Microsoft Identity Lifecycle Manager 2007 (ILM 2007), se trata fundamentalmente de una actualización de Microsoft Identity Integration Server 2003 (MIIS 2003), pero las novedades que introduce justifican suficientemente el cambio de nombre. Dentro de las nuevas funcionalidades se destacan:
  • Sincronización de Identidades: Permite sincronizar las cuentas de usuario y atributos en muchos sistemas, incluyendo la sincronización de passwords (mejorada).
  • Aprovisionamiento de usuarios: Permite crear y borrar de forma automática cuentas de usuario, buzones y otras aplicaciones (mejorado).
  • Gestión de Certificados: Solución basada en políticas y workflow que permite a las organizaciones gestionar todo el ciclo de vida de sus certificados digitales y tarjetas smartcard (novedad).
  • Soporta Microsoft Exchange Server 2007 (novedad).
Descripción general de la solución
País: Colombia
Industria: Educación
Perfil del cliente

La Universidad Piloto de Colombia es una institución de educación superior fundada en 1962. La entidad ha definido y adoptado su estructura, sus propios estatutos y demás regulaciones para el cumplimiento de sus funciones institucionales.

Situación del negocio

La entidad necesitaba reemplazar su plataforma de correo electrónico para que los estudiantes pudieran tener una capacidad suficiente en sus buzones de correo y además explotar todo el potencial del trabajo en grupo y colaboración.

Solución

Plataforma Live@edu para crear un ambiente comunicación y colaboración estudiantil. Microsoft Identity Lifecycle Management

Beneficios
  • Capacidad de 5GB de buzón de correo electrónico y 5GB de disco duro virtual para cada estudiante.
  • Identificación única de los estudiantes mediante un solo usuario y contraseña.
  • Calendarios compartidos, servicios integrados con MSN, acceso móvil y manejo de contactos, entre otro.
  • "Es muy importante para la comunidad Universitaria en general, contar con sistemas de correo robustos y que adicionalmente tengan prestaciones de valor agregado como los que proporciona Live@edu."

    Orlando Pérez Director de Gestión Informática Universidad Piloto de Colombia

     
     

     

     
    Live@edu
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