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Comunidad universitaria con 45.000 estudiantes.

La Universidad Cooperativa de Colombia es una institución de educación superior con sede en 19 ciudades del país: Apartadó, Arauca, Barrancabermeja, Bogotá, Bucaramanga, Cali, Cartago, Espinal, Ibagué, Manizales, Medellín, Envigado, Montería, Neiva, Pasto, Pereira, Popayán, Quibdó, Santa Marta y Villavicencio.

Es una Universidad de carácter nacional, que imparte formación en los campos de las ciencias, las técnicas, las tecnologías y las humanidades en pregrado, postgrado y educación no formal. La institución cuenta con 45.000 estudiantes, cerca de 5.000 docentes en las diferentes sedes del país y más de 80.000 egresados.

ANTECEDENTES
Portales web descentralizados y sin identidad corporativa
En Internet existían más de 50 dominios que publicaban información de la Universidad Cooperativa de Colombia, desarrollados con herramientas de uso libre como JOOMLA y MAMBO, bajo una administración descentralizada tanto en diseño como en contenidos.

“No teníamos una información unificada y cada página publicaba los comunicados a su manera. Igualmente existía otro dominio con el nombre de la universidad que nos causaba problemas de duplicidad de información. Esto conllevó a que no tuviéramos un posicionamiento fuerte en los buscadores, pues cuando alguien digitaba nuestro nombre aparecían varios portales pero no el oficial”, explicó Hugo Alexander Balbin Espinal, asistente TI de la Universidad Cooperativa.  


Al estudiar la situación con detenimiento, La Dirección Nacional de TI detectó cerca de 74 dominios con nombre o información de la Universidad Cooperativa de Colombia, por tal motivo se vio la necesidad de implementar un plan estratégico de comunicaciones y posicionamiento online que incluyera: una plataforma unificada y fácil de administrar en la cual se encontrara la información de manera rápida y efectiva; el diseño de un portal de fácil navegación; la generación de una imagen unificada de la Universidad; facilitar la interacción de la comunidad universitaria, y articular las 19 sedes de la Universidad en un solo portal institucional.
“La Universidad viene desarrollando actividades encaminadas a centralizar procesos tanto administrativos como académicos, es por esto que se requiere tener un portal web, que permita centralizar las comunicaciones dirigidas todos los públicos interesados en la Universidad. De igual forma se requiere incursionar en el desarrollo de proyectos que puedan ser administrados en data center, para poder brindarle seguridad y alta disponibilidad a las aplicaciones.” Explico Javier Ignacio Londoño Ochoa, Director Nacional de TI.
SOLUCIÓN
Portal oficial y comunicaciones centralizadas
Después de evaluar varios proveedores certificados por Microsoft, la Dirección Nacional de TI de la Universidad seleccionaron la mejor propuesta. Fue así como se construyó el nuevo portal de la Universidad Cooperativa con Microsoft Office SharePoint (MOSS) 2007, ya que, entre otros factores: “sus herramientas permiten la administración de documentos como si fuera un escritorio digital, completo y personalizable que le facilita a los administradores de cada sede escribir, revisar y administrar la información, y a los diferentes usuarios buscar contenido de una forma ágil y fácil”, indicó Balbin Espinal.

Dentro del análisis de la solución se detectaron fortalezas como: agilidad y efectividad en las búsquedas; fácil administración, actualización de contenidos y administración de calendarios; plantillas predeterminadas que agilizan los procesos de publicación, y herramientas colaborativas como encuestas, listas de tareas y bibliotecas de documentos e imágenes.

"No teníamos una información unificada y cada página publicaba los comunicados a su manera. Esto conllevó a que no tuviéramos un posicionamiento fuerte en los buscadores, pues cuando alguien digitaba nuestro nombre aparecían varios portales pero no el oficial"


Hugo Alexánder Balbin Espinal, asistente IT de la Universidad Cooperativa.
Asimismo, según Balbin Espinal, se seleccionó Microsoft Office SharePoint (MOSS) 2007 porque “un 90% del software utilizado en la institución es Microsoft, lo que nos garantizaba una alta compatibilidad y efectiva complementariedad con otras herramientas tecnológicas”.

“En Colombia, no existía una solución tipo Portal Web que reuniera alrededor de 21 micro sitios, donde existiera una administración centralizada del home principal, y roles para administrar cada micro sitio con relativa autonomía, es por esto que en la Universidad Cooperativa de Colombia se asumió el reto de innovar en este tipo de portales utilizando la plataforma Microsoft Office SharePoint Server, lo cual fue un éxito.” Indicó Javier Ignacio Londoño Ochoa, Director Nacional de TI.


Con la centralización de la información poco a poco se han ido eliminando los diferentes portales no oficiales, se espera terminar con esta tarea el 31 de Marzo de 2011. Finalmente el portal oficial quedó con la dirección www.ucc.edu.co y existen algunos sitios alternos usados para cátedras virtuales.

Este proceso incluyó un ambicioso programa de unificación de criterios, donde se creó un manual de estilo y de trabajo para el manejo de la información dentro del portal. Se establecieron parámetros de diseño gráfico: los tipos de fuentes y la clase de archivos a usar. El portal quedó bajo una administración centralizada que puede realizar seguimiento de quién y qué información se está publicando.
“El proyecto se complementó con la adquisición de una solución Blade C7000 de HP, que permite almacenar hasta 16 servidores. Se contrató los servicios de Data Center para alojar la infraestructura. Allí están ubicados los servidores Microsoft SQL Server y SharePoint, motores claves para el desarrollo y funcionamiento del portal, además de servidores que soportan otros procesos estratégicos de la universidad, este tipo de solución permitió liberar varios espacios físicos y tecnologías, lo cual conlleva a obtener grandes ahorros en los costos de energía y espacio físico.” Indicó Javier Ignacio Londoño Ochoa, Director Nacional de TI.
BENEFICIOS
Comunicaciones efectivas y aumento de la interacción en el portal
La Dirección Nacional de Comunicaciones de la Universidad Cooperativa de Colombia fue quizás uno de los más beneficiados con el nuevo diseño y funcionamiento del portal. Gracias a ello redireccionaron sus estrategias de comunicación e incrementaron los niveles de efectividad de las mismas.

“Anteriormente los procesos eran más demorados, ahora la persona encargada ingresa al portal con su usuario y clave y sube o edita los textos con gran facilidad. Puede cambiar, tal como se hace con un documento de Microsoft Word, el color, tipo y tamaño de la fuente, y realizar correcciones de texto sin ningún problema. Los encargados del área de comunicaciones han agilizado sus procesos y pueden realizar estas operaciones en pocos minutos, además, como son herramientas Microsoft, pueden usar las herramientas copiar-pegar y subir así con rapidez elementos o textos tomados desde Microsoft Excel, Word o Power Point”, y agregó Balbin Espinal: “esta complementariedad de herramientas representa ahorro en costos, pues ya no se requieren los programas de edición especiales que solían pedir los comunicadores”..

Con el portal oficial de la Universidad Cooperativa, la Dirección Nacional de Comunicaciones puede realizar con agilidad y eficiencia seguimiento y rastreo a los comunicados difundidos por las diferentes sedes y editarlos, eliminarlos o complementarlos según su criterio. Pero además de estos seguimientos a la información, también la infraestructura tecnológica permite medir las visitas al portal y a las secciones del mismo, por tal motivo:“podemos detectar cuáles son los sitios más visitados y los de menor tráfico, y así tener elementos claros para profundizar en las estrategias exitosas y redireccionar, a tiempo, las de menores resultados”, resaltó Londoño Ochoa

La tecnología tanto en hardware como en software, empleada en este proyecto ha soportado altos niveles de tráfico, pues actualmente la universidad cuenta con 45.000 estudiantes matriculados en las diferentes sedes del país que realizan diariamente diferentes consultas. Uno de los propósitos del proyecto era incrementar la interactividad con los alumnos y, según Balbin Espinal,“desde el lanzamiento de nuestro portal hemos recibido alrededor de 3.000 comentarios, sugerencias o preguntas. Definitivamente hemos incrementado, en una manera exponencial, la interacción”. Y para no perder esa interacción hay una persona encargada exclusivamente de responder estas inquietudes y comentarios.

Según Balbin Espinal,“debido al aumento del tráfico del portal, también se han reducido el número de llamadas de la gente para consultar, por ejemplo, las fechas de las inscripciones y los costos de las matrículas, pues ya encuentran en la página web un verdadero portal informativo”.

También se ha registrado una notoria reducción en el consumo de papel, pues las comunicaciones digitales han aumentado en cantidad y efectividad, y han generado importantes ahorros económicos por estos servicios. Igualmente se evidencian ahorros en costos de publicidad impresa y radial; de hosting por sede; de licenciamientos de software, y de personal técnico que administraba los sitios web por ciudad.

Para la Dirección Nacional de TI de la universidad, esta primera fase cumplió con las expectativas. Ahora centrarán sus esfuerzos en la segunda fase que incluye la puesta en marcha de una Intranet corporativa, para así fortalecer la integración e interacción de la comunidad universitaria por medio de la tecnología.


Acerca de Microsoft
Microsoft SharePoint:
Es la plataforma de colaboración empresarial que le permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz familiar de Office.
Descripción general de la solución


País: Colombia
Industria: Educación
Perfil del cliente

La Universidad Cooperativa de Colombia es una institución de educación superior con sede en 18 ciudades del país. Cuenta con 45.000 estudiantes y 5.000 docentes en las diferentes sedes.

Partner: Vision Software

La situación

Se detectaron cerca de 74 dominios que hablaban u ofrecían información de la Universidad Cooperativa bajo una administración descentralizada, tanto en diseño como en contenidos. Era necesario implementar un plan estratégico de comunicaciones y posicionamiento online que incluyera el desarrollo de un nuevo portal.

La solución
Windows Server 2003, Microsoft SharePoint 2007, Microsoft SQL Server

Los beneficios

  • Imagen unificada de la Universidad
  • Portal dinámico e interactivo
  • Fácil navegación
  • Fácil administración
  • Fácil edición de contenidos
  • Reducción en el consumo de papel
  • Reducción de costos operativos
 

 

 
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