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La Universidad incrementa la mensajería productiva y la colaboración mientras ahorra tiempo de TI

"Con BPOS y Live@edu, ahora tenemos 20 veces más usuarios. Los estudiantes ahora pueden comunicarse y colaborar con los docentes fácilmente".

Eliana Hoyos, Gerente de Tecnología de Administración. Universidad Politécnico Grancolombiano

La Universidad Politécnico Grancolombiano deseaba ofrecer una plataforma eficiente de comunicación y colaboración para mejorar el aprendizaje de los estudiantes. La plataforma de Aplicaciones de Google para la Educación existente de la Universidad era limitada, difícil de administrar, y no había conseguido tener aceptación generalizada entre los usuarios. Muchos estudiantes y la planta docente preferían utilizar sus cuentas de correo electrónico privadas, ya que era difícil utilizar el sistema y tenía una capacidad de almacenamiento limitada.

La Universidad reemplazó las Aplicaciones de Google para la Educación con Microsoft Live@edu para más de 15,000 estudiantes y Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) con Exchange Online para más de 450 miembros de la planta docente y el personal, lo que dio como resultado 20 veces más usuarios que antes y una carga de trabajo reducida para el personal de soporte de TI.
"Nuestra meta era ofrecer a cada usuario una plataforma de comunicación eficiente y valor agregado con el mejor beneficio de costo para la administración, así como facilidad de administración e implementación", dijo Eliana Hoyos, Gerente de Tecnología de Administración, Universidad Politécnico Grancolombiano. Los estudiantes y la planta docente ahora pueden comunicarse con facilidad, colaborar con mayor eficiencia, y almacenar su trabajo, lo cual les brinda acceso a sus materiales en cualquier momento y desde cualquier lugar. La Universidad es un líder para el resto de instituciones educativas en Colombia.

SITUACIÓN

Hace cinco años, la Universidad Politécnico Grancolombiano implementó las Aplicaciones de Google para la Educación para el correo electrónico de los 450 miembros del personal y la población estudiantil de más de 15,000. A pesar de que el software era gratuito, llegó con el alto costo de un control limitado de TI, además de que ofrecía pocos servicios adicionales para ayudar a conducir el negocio de la educación.

Los estudiantes preferían utilizar su correo electrónico personal y no utilizaban sus cuentas universitarias. La planta docente y los administradores tenían una capacidad de almacenamiento muy baja que los forzaba a utilizar sus cuentas de correo electrónico personales, lo cual limitaba la comunicación e interacción entre la planta docente y los estudiantes. La planta docente y el personal exigían la facilidad de una solución en la nube para incrementar la eficiencia y productividad de la comunicación.

Los problemas de TI incluían:

  • Necesidad de una plataforma más estable
  • Opciones limitadas para el control de TI
  • Capacidad limitada para el rastreo administrativo
  • No había filtros
  • No había software de seguridad establecido

Lo que la Universidad necesitaba era un sistema fácil de utilizar que ofreciera un modelo claro de colaboración y pudiera proporcionar servicios Premier a los estudiantes y el personal. Deseaban tener BPOS y Live@edu como una solución.

SOLUCIÓN

En el 2010, la Universidad reemplazó su sistema Google existente con una solución de mensajería basada en Microsoft BPOS con Exchange Online y Live@edu. La meta era ofrecer a cada usuario de la institución una plataforma de comunicación eficiente y servicios Premier de TI.

La Universidad eligió Microsoft por varias razones:

  • La tecnología era conocida para los estudiantes, por lo que se requería menos soporte y capacitación, lo cual condujo a un uso elevado del sistema.
  • BPOS y Live@edu ofrecen más y mejores herramientas para los estudiantes y docentes, lo cual promueve la comunicación y colaboración en la universidad.
  • Integración con su sistema Active Directory existente.
  • Soporte y capacitación de Microsoft.

La solución de Microsoft ha probado ser un gran éxito tanto para los estudiantes como para la planta docente. La nueva plataforma es fácil de utilizar y los estudiantes ya estaban familiarizados con las herramientas de Microsoft, tales como Messenger y SkyDrive. La Universidad ha experimentado más de 20 veces el número de usuarios regulares que el que solían tener con la plataforma de Google.

Los estudiantes se comunican y colaboran con los docentes ahora. Tener acceso a sus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar ha mejorado la calidad del tiempo que se invierte en estudiar y ha conducido a la colaboración instantánea entre los miembros de equipos.

El mayor reto técnico era la integración y sincronización de las contraseñas. La Universidad tuvo que convertirse en pionera en la ingeniería de esta solución y en adaptarla para que funcionara dentro de su entorno. Con el soporte de Microsoft desde la fase de planeación y a través del proyecto completo, se pudieron resolver estos problemas y superar el corto marco de tiempo al que la Universidad se enfrentaba.

"Nuestra meta era ofrecer a cada usuario una plataforma de comunicación eficiente y valor agregado con el mejor beneficio de costo para la administración, así como facilidad de administración e implementación".


Eliana Hoyos, Gerente de Tecnología de Administración, Universidad Politécnico Grancolombiano
BENEFICIOS

Al implementar BPOS y Live@edu, la Universidad pudo ofrecer servicios Premier a los estudiantes y el personal, y convertirse en líder de la comunidad académica en Colombia. El número de usuarios de correo electrónico ha crecido y continúa en aumento. Hoyos dijo: "Ahora tenemos 20 veces más usuarios que antes de Live@edu. Los estudiantes ahora pueden comunicarse y colaborar con los docentes fácilmente".

Comunicación elevada entre todas las áreas de la Universidad
Con un nuevo nombre de dominio fácil de recordar y un sistema más fácil de utilizar, los estudiantes pueden comunicarse de forma efectiva con la planta docente y el personal, lo cual no sucedía con las Aplicaciones de Google, en las que la Universidad observó un uso y aceptación limitado del sistema de correo electrónico. Éste fue uno de los factores clave en el éxito de este proyecto. Los estudiantes encuentran que el nuevo dominio es mucho más fácil de recordar y, por tanto, más fácil de utilizar.

Los estudiantes prefieren utilizar las herramientas con las que ya están familiarizados, tales como Messenger y SkyDrive. También les gusta el beneficio de poder descargar software a través de Dreamspark. Los estudiantes ahora se sienten conectados más de cerca con su institución con estos servicios mejorados.

Colaboración y acceso mejorado a los documentos
El nuevo sistema de almacenamiento alienta a todos los usuarios a utilizar el correo electrónico y proporciona una plataforma para la colaboración entre los estudiantes y la planta docente. Ésta fue una mejora al antiguo sistema, el cual tenía una capacidad de almacenamiento limitada que frustraba los esfuerzos del docente.

Los estudiantes ahora tienen la opción de almacenar su trabajo y tenerlo disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo cual ha mejorado la calidad de su tiempo de estudio y ha alentado la colaboración instantánea en equipo.

Carga de trabajo reducida para el equipo de soporte de TI
La nueva implementación de Microsoft también ha reducido la carga de trabajo del equipo de soporte al usuario del departamento de TI. Ahora que todo está integrado y las cuentas de correo electrónico se crean automáticamente, el equipo de TI sólo necesita dar mantenimiento al lado técnico del sistema.

Hoyos dijo: "Los estudiantes y la planta docente prefieren la nueva plataforma de Microsoft y eso nos mueve hacia el futuro. Ahora tenemos una identidad fuerte y los estudiantes se sienten conectados más de cerca con la Universidad".

El proyecto general era muy ambicioso, pero entregó resultados estupendos. Con 20 veces más usuarios que antes y una comunicación mejorada entre todas las áreas, BPOS y Live@edu han convertido a la Universidad Politécnico Grancolombiano en un líder en su país.



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Descripción general de la solución


País: Colombia
Industria: Educación - Universidades
Perfil del cliente

Establecida en 1981, la Universidad Politécnico Grancolombiano es una de las principales universidades en Colombia. Grancolombiano es una institución privada, sin fines de lucro, creada para contribuir al desarrollo de los negocios en el país. Las metas de Grancolombiano son contribuir a la participación del país en los procesos de globalización, apertura económica, avance de la tecnología, aplicación de la investigación, y la generación de un desarrollo sustentable.

La situación

El sistema de correo electrónico de la Universidad era limitado y difícil de administrar, lo cual condujo a una baja aceptación y uso por parte de los estudiantes y la planta docente.

La solución
La Universidad implementó Microsoft Live@edu para sus más de 15,000 estudiantes y Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) con Exchange Online para su planta docente y personal.

Los beneficios

  • Mejor comunicación entre la planta docente, el personal y los estudiantes
  • Incremento en el uso y la adopción del sistema por parte de todos los usuarios
  • Colaboración mejorada y uso más productivo del tiempo de estudio de los estudiantes
  • Carga de trabajo reducida para el personal de soporte de TI.

Para obtener más información

Para acceder a la información por medio del servicio World Wide Web, diríjase a: www.microsoft.com

Para obtener más información acerca de la Universidad Politécnico Grancolombiano visite el sitio Web en: www.poligran.edu.co

 

 

 
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