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CESDE gana capacidad y permanencia con Live@edu

El Centro de Estudios Especializados (CESDE) consolidó un sistema de comunicación electrónica para su creciente comunidad estudiantil en el marco de la mensajería y la colaboración.

Desde 1972, CESDE ha desarrollado firmemente su labor de formar. Siempre consciente del importante rol que tiene la institución en este cometido para eso ha diseñado diversas propuestas académicas que satisfacen las necesidades cada vez más apremiantes del mundo actual. Programas académicos en administración, comercio internacional, gestión del talento humano, comunicación visual e informática, son muestra de este compromiso. También lo sustenta sus cerca de 20 mil estudiantes.

Situación
Con un sistema propio de mensajería electrónica basado en Linux, CESDE se enfrentó a un problema gradual en la administración del servicio. La plataforma era poco amigable para el estudiante y se le dificultaba administrar su cuenta. En cuanto a la conectividad, esta resultaba limitada, sino incompatible, con las aplicaciones más comunes como el sistema de comunicación instantánea Live Messenger.

Con los egresados no existía un contacto sólido, que les brindara ayuda para competir en el mercado laboral o mantenerse actualizados en lo académico. Semestralmente el Centro de Estudios, recibía un promedio de 9 mil estudiantes que la institución deseaba conservar y que ellos mantuvieran sus cuentas correo.

Esto para el área de Tecnología de Información se convirtió en un servicio adicional para prestar, de la mejor manera, pero sin los recursos óptimos. “Entonces era un crecimiento exponencial de disco duros y de servidor imposible de administrar”, explicó Luz Yomaira Londoño, Directora de Tecnología de Información de CESDE.
Solución
Con la vinculación en 2003 al programa Campus Agreement de Microsoft, el centro de estudios obtuvo la ventaja de mantenerse informado sobre los productos en desarrollo y su implementación. Por esta vía y con el soporte constante del Especialista en Soluciones de Educación en Microsoft Colombia, CESDE conoce Live@edu.

Para su implementación, el departamento de tecnología del CESDE realizó varias pruebas, presentando luego los resultados a la gerencia para su aprobación final. El proyecto desde el inicio contó con el visto bueno del área administrativa, que no vio dificultad técnica ni objeción presupuestal en aprobarlo.

En total bastaron 15 días para su despliegue general. Destacando que gran parte de este tiempo se dedicó a la definición, compra y registro del dominio que la gerencia estableció como marca e imagen de CESDE. “Una vez se decidió el dominio, nos demoramos una semana en hacer la implementación”, dijo Londoño.

La primera fase sirvió para originar alrededor de 15 mil buzones destinados a todos los estudiantes, antiguos alumnos, docentes y empleados. Inmediatamente se realizó su despliegue y activación entre la comunidad académica.

Después de ese primer momento, a finales de Abril de 2008, el centro de estudios realizó otro proceso de matrículas, donde se incorporaron unos 3.500 estudiantes, que también accedieron a Live@edu y sus complementos. Hoy día hay 20 mil buzones activos y a futuro se espera que cada seis meses ingresen unos 4 mil nuevos estudiantes cada uno con su registro en la aplicación.

En este punto, el Departamento de Admisiones se convierte en la puerta de acceso para los estudiantes al mundo que ofrece Live@edu, porque cada nuevo estudiante recibe durante el proceso de matricula un buzón personalizado con su nombre e imagen institucional, además la contraseña para que ingrese y lo configure.

Para llegar a tal número de usuarios y difundir Live@edu, la estrategia del área de tecnología se fundamentó en la publicidad interna. Los alumnos recibieron plegables con la información pertinente. Se imprimieron afiches para fijarlos en las salas de cómputo. También la página Web institucional incluyó un aviso para que cada estudiante se informara sobre su nueva cuenta de correo y los servicios adicionales que traía para su disposición.

“Al estudiante le gusto muchísimo porque tiene muchos más servicios al que nosotros en un servidor propio les podíamos prestar, porque realmente ese no es nuestro oficio. Entonces los pasamos a Microsoft, alguien que realmente sabe cómo hacerlo”, afirmó Londoño.
Beneficios
La permanencia del correo electrónico a través del tiempo para el estudiante, es uno de los principales activos de Live@edu. Para la institución ésta era una de las grandes dificultades que afrontaba, porque una vez el estudiante llegaba a condición de egresado, se complicaba mantenerle el correo por la capacidad limitada del servidor propio. Por eso, dentro de la institución, el Centro del Egresado fue directamente uno de los mayores beneficiados.

Con Live@edu, CESDE tiene una permanente comunicación con los estudiantes y egresados. Además el Departamento de Tecnología superó un inconveniente técnico que crecía exponencialmente en un sentido: la capacidad de establecer y administrar una granja de servidores suficiente en el tiempo para administrar todos los buzones de una comunidad cada vez mayor. “Técnicamente nosotros no podríamos soportar toda esa carga”, dijo Londoño.

A la mensajería se le suma la alta capacidad de almacenamiento, como otra utilidad importante que la aplicación pone a disposición de los usuarios. Con el disco duro virtual el alumno puede almacenar en línea 5GB de datos, libre de virus, protegidos por contraseña, con acceso desde cualquier computador y que puede compartir con su grupo de estudio o mantener en privacidad.

Live@edu ha generado en CESDE una sensación positiva en el ambiente de la comunicación a nivel de pregrado entre docentes y estudiantes. En ellos cada día se estandariza más su uso para el intercambio de información académica como trabajos, proyectos e investigaciones. Rutina que se fortalece por la facilidad que ofrece la interfaz de usuario final.

Luz Yomaira Londoño puntualiza “el hecho de hacer la implementación de una herramienta que el estudiante conoce y que es amigable para el cliente final, eso te da entre otras ventajas la sensibilización. Además, la capacitación es prácticamente cero. No implica que no se utilicen recursos sino que al contrario como es tan fácil y como ellos están tan familiarizados con la interfaz de Microsoft y le tienen credibilidad, entonces les da confianza. También eso hace que el rendimiento de los aplicativos y el uso de los equipos a nivel interior de la institución bajen considerablemente”.

Acerca de Microsofts Live@edu

Live@edu es un conjunto de varias aplicaciones orientadas hacia la colaboración en el ambiente académico. Los usuarios encuentran, entre otros, desde el servicio básico de Hotmail a un avanzado Microsoft Exchange Labs, con calendario, casilla de correo de 10GB y 20MB de datos adjuntos, y más opciones de seguimiento.

Para la colaboración ofrece: Un disco duro virtual de 5GB (Skydrive), un espacio en línea para documentos Office (Office Live Workspace), la disponibilidad para crear páginas personales (Windows Live Spaces) y la posibilidad de compartir el escritorio con 15 usuarios (Microsft Shareview Beta).

Como también el popular servicio de mensajería instantánea Windows Live Messenger, con un par de accesorios para la cada vez mayor comunicación móvil: Alertas Windows Live para notificaciones de correo electrónico, anuncios institucionales, académicos y noticias. Y Mobile, que permite acceder a los servicios de Live@edu desde un teléfono celular.

Descripción general de la solución
País: Colombia
Industria: Educación
Perfil del cliente

El CESDE es una Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano con sede en Medellín. Forma alrededor de 20 mil estudiantes, distribuidos en 27 programas con énfasis en tecnologías y las necesidades del entorno.

Situación del negocio

El CESDE necesitaba establecer un confiable servicio de mensajería electrónica para sus estudiantes y docentes. Y a través de este sistema, fortalecer el vínculo con los egresados.

Solución

Microsoft Live@edu es un conjunto de herramientas que optimiza los procesos de intercambio de información, el almacenamiento y el manejo de datos a nivel educativo.

Beneficios
  • La Permanencia del correo del estudiante a través del tiempo.
  • Mayor capacidad de almacenamiento.
  • Una interfaz de usuario final amigable.
  • Capacidad técnica de Microsoft para manejar un número creciente de usuarios.

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    Live@edu
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