Congreso del Estado de Guanajuato
UN CONGRESO TRANSPARENTE QUE CUIDA EL MEDIO AMBIENTE


“El beneficio más importante fue la creación de un programa informático en el cual todos los documentos internos de los diputados pueden circular por una red, ahorrando casi un millón de copias fotostáticas al año” Arturo Navarro Navarro, Secretario General del Congreso de Guanajuato.

Perfil  

El Congreso de Guanajuato es el órgano depositario del poder legislativo del estado, compuesto por representantes populares elegidos cada tres años, mediante el voto libre. En él se expiden, reforman y adicionan cuantas leyes y decretos sean necesarios al gobierno y administración locales.

El órgano legislativo está integrado actualmente por 36 Diputados electos según el principio de mayoría relativa, mediante el sistema de distritos electorales uninominales y de acuerdo al principio de representación proporcional señalado en la Constitución estatal.

En el lugar donde se encuentra instalado el Palacio Legislativo estuvo originalmente el Palacio Marquesal de San Clemente, construido en 1753 por D. Francisco Matías de Busto y Moya, primer Marqués de San Clemente.

En 1831, por medio de un decreto del Congreso del Estado, el Edificio fue declarado sede del Congreso del Poder Judicial, del Consejo del Gobierno, de la Contaduría General y de la de Diezmos, del Ayuntamiento y de la Secretaría.

Este edificio fue demolido en 1897 por iniciativa del Gobernador Manuel Gómez de Linares, iniciándose la construcción de lo que hoy conocemos como el Palacio Legislativo.

Legislando en beneficio de la colectividad

La labor legislativa es tan fundamental como intensa para el desarrollo del país, ya que la toma de decisiones forma parte de un proceso que requiere de una constante comunicación entre los diputados y hacia la ciudadanía acerca de los temas a discusión y lo que esto conlleva: estudios y diferentes posturas partidistas.

A los 36 diputados que integran hoy el Congreso guanajuatense, hay que sumar asesores, abogados y secretarias que tienen que ver con las actividades diarias, lo que representa un aproximado de 60 personas haciendo uso diario de innumerables copias de todo lo relacionado con las discusiones en el recinto parlamentario, órdenes y minutas del día, la transcripción de discusiones, así como estudios y análisis que los apoyan; del área administrativa, los memorándums, cartas e información sobre el proceso de los asuntos legislativos.

“Por ejemplo, en una reunión en la que participaban 30 legisladores, se requerían copias para estar al tanto de las discusiones, lo que representaba el uso de una gran cantidad de papel por cada persona”, señala Moisés Ayala, Coordinador de Tecnologías de Información del Congreso de Guanajuato.

Esta labor diaria implicaba que se imprimieran entre 120 y 160 mil copias al mes, hecho que demandó un uso racional del papel y congruencia con el valor de la institución de velar por el bienestar del Estado y sus ciudadanos contribuyendo con el cuidado de los recursos naturales, que cada vez son más escasos; por lo que se decidió buscar una solución que ayudara a automatizar el trabajo legislativo, haciéndolo más transparente y que al mismo tiempo evitara el uso excesivo de papel.

“En una reunión en la que participaban 30 legisladores, se requerían copias para estar al tanto de las discusiones, lo que representaba el uso de una gran cantidad de papel por cada persona” Moisés Ayala, Coordinador de Tecnologías de Información del Congreso de Guanajuato.

Mejor control y mayor transparencia

Moisés Ayala detalla que “tras el análisis de varias tecnologías y cinco meses de trabajo, se logró desarrollar una solución basada en herramientas de Microsoft con el objetivo de hacer más eficiente y ágil el trabajo legislativo”; este sistema incluyó: SharePoint Server, Exchange Server, Office System e Infopath, programas a los que se integra la utilización de la firma electrónica. La meta al contar con esta solución era comenzar a trabajar con la glosa del presupuesto para 2007 de manera digital.

Para la implementación del sistema en el Congreso, se seleccionó a un grupo piloto de 8 personas que desde septiembre de 2006 empezó a operar con el nuevo esquema de trabajo, que progresivamente se amplió a las demás áreas. El proceso total se llevó a cabo de manera transparente, funcionando todo con normalidad y prácticamente sin problema por parte del personal para adaptarse; además, agrega el Coordinador de Tecnologías de la Información: “coincidió con el inicio de la nueva legislatura, así que los nuevos diputados ya entraron con el sistema recién implantado operando”.

Ayala explica que la implementación tuvo una segunda fase de adecuaciones y una tercera en la que los programas se adaptaron para ser utilizados fuera de las instalaciones del Congreso por parte de los legisladores, personal que ahí labora y del público en general, quien puede tener a su alcance información de su interés como la asistencia y participación de los diputados en las sesiones, las votaciones y cortes informativos, todo bajo control.

“Tras el análisis de varias tecnologías y cinco meses de trabajo, se logró desarrollar una solución basada en herramientas de Microsoft con el objetivo de hacer más eficiente y ágil el trabajo legislativo” Moisés Ayala

Ahorrando un millón de copias fotostáticas al año

Los resultados positivos de la implementación de las herramientas de Microsoft se dieron de forma inmediata, lográndose una reducción en tiempos, así como una mejora en el seguimiento del trabajo legislativo.
Pero el beneficio más importante que abarcó más allá del Estado, fue la creación de un programa informático por medio del cual todos los documentos internos de los diputados pueden circular por una red, ahorrando con esto casi un millón de copias fotostáticas al año. “Se logró un ahorro del 50 por ciento en copias. Antes se imprimían entre 120 y 160 mil al mes, y ahora estamos utilizando alrededor de 80 mil en ese lapso”, señala el Secretario General. “Se ahorran hojas, toner, árboles, agua y recursos naturales”.

Esta centralización de la información del Congreso facilitó la labor de los técnicos permitiendo tener en línea el orden del día, documentos anexos para cada sesión, así como las minutas de todas las reuniones y acuerdos de la Junta de Gobierno junto con su seguimiento y estatus.

Con Share Point “podemos jalar información a Internet utilizando la nueva versión Office 2007; así, los legisladores pueden trabajar desde fuera e incluso modificar documentos”, afirma el Coordinador de TI. Además, el sistema permite realizar búsquedas muy específicas con permisos por usuarios logrando mayor eficiencia y optimización del tiempo, bajo un buen control de seguridad.

Esta solución además abarca cualquier tema en torno al Congreso y sus colaboradores, incluso cuestiones de interés más personales como la lista de cumpleaños, noticias, eventos, artículos de interés social, etcétera; un sin fin de información en un solo lugar accediendo con un solo click, y lo más importante de todo, sin necesidad de imprimirse.

El nuevo programa también posibilita que el público tenga a su alcance la publicación de una nueva ley de forma inmediata a su promulgación, ya que anteriormente esto tardaba hasta tres semanas.
El nuevo programa también posibilita que el público tenga a su alcance la publicación de una nueva ley de forma inmediata a su promulgación, ya que anteriormente esto tardaba hasta tres semanas.

“Otro gran logro obtenido con la implementación de los sistemas de Microsoft fue la incorporación de la firma digital, pues muchos de los documentos que se utilizan deben ser validados y certificados, y el programa utilizado permite todo esto con una gran seguridad”, comenta Enrique Bravo de Microsoft.

Estos logros demuestran cómo se cumplió el objetivo de integrar y centralizar toda la información que se maneja dentro y fuera del Congreso y evitar con ello posibles pérdidas en información, tiempo, dinero y esfuerzo.

“Se logró un ahorro del 50 por ciento en copias. Antes se imprimían entre 120 y 160 mil al mes, y ahora estamos utilizando alrededor de 80 mil en ese lapso” Arturo Navarro Navarro

 
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  • Mejora en el seguimiento del trabajo legislativo.
  • Reducción en tiempos.
  • Centralización de la información del Congreso en una sola red.
  • Información de las actividades del Congreso al alcance del público.
  • Ahorro de 50% en copias.
 
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