Corporación Municipal Puente Alto (CMPA)
"Con Sharepoint 2007 mejoramos la gestión organizacional, comunicacional y cultural en forma transversal de 4000 usuarios reales."

"Iniciamos un cambio organizacional y cultural para miles de funcionarios de la corporación. Se invirtió un fuerte capital en tecnología y consultoría en una apuesta innovadora para el área educacional y de salud municipalizadas de Puente Alto, pero lo más importante, es que hoy toda la plataforma se comunica transparentemente en beneficio de los usuarios internos, y en un corto plazo se hará extensible a la totalidad de los usuarios del sistema de la comuna."

Situación

La Corporación Municipal de Puente Alto (CMPA) es una institución que administra la educación, salud y atención de menores municipalizada, con cerca de 4000 funcionarios y más de 400.000 usuarios de toda la comuna. Uno de sus desafíos es mantener un sistema de comunicación eficiente y moderno que beneficie la gestión de sus funcionarios. Por esta razón, desde el año 2005 se están ejecutando planes y proyectos para mejorar la administración interna de los procesos. El punto es que necesitaban hacerlo más participativo y masivo, y buscando un medio que mejorara toda esta gestión en beneficio de todos los usuarios.

Antonio Llompart, secretario general de la Corporación Municipal de Puente Alto, explica que también se necesitaba focalizar la gran cantidad de sinformación que manejan y cruzarla con otras entidades de la corporación, y así mejorar la gestión de todos sus departamentos, instituciones y establecimientos estratégicos. ¿Pero qué clase de tecnología necesitaban los usuarios para manejar múltiples bases de datos e información detallada y unirlas en un repositorio central, donde el usuario utilice una sola plataforma para saber todo lo que necesite?

La respuesta a sus requerimientos fue la herramienta y plataforma comunicacional SharePoint 2007 (MOS 2007), que junto al apoyo directo de Microsoft Chile y su partner Imagen, desarrollador del sitio Intranet, comenzaron a fines del 2008 junto al equipo IT de la corporación, a crear una nueva cultura organizacional y mejorar toda la gestión de la información de la forma más eficiente posible.


Implementación

Lo primero que hizo la corporación fue crear su propio Data Warehouse con una inversión de alrededor de un millón de dólares con tecnología HP. Paralelamente observaron y analizaron que varias soluciones de Microsoft podrían responder a las necesidades inmediatas de la corporación.

"Vimos un fuerte expertise en soluciones de inteligencia de negocios y de gestión de información por parte de Microsoft que fueron muy bien valorados por la corporación. Por eso decidimos incorporar un mix de soluciones desde un Business Intelligence (BI), unido a una robusta solución de mensajería como Exchange 2007, y la incorporación definitiva y muy importante de SharePoint 2007 que nos permite contar con una Intranet de alto estándar de servicios", enfatiza Llompart.

Pedro Henríquez, profesional services manager de Imagen, explica que su acercamiento con la CMPA fue a través del programa “Step by Step” de Microsoft, que reúne a varios clientes que requieran implementar una tecnología desde cero junto a varios partners, y donde estos últimos, eligen un “coach” para ayudarlos a escoger la mejor herramienta y explotarla al máximo.

“Dada esta iniciativa, la corporación nos seleccionó para la creación e implementación de una plataforma operacional y de servicios de gestión de contenidos corporativos para poder mejorar la gestión documental e informativa, y crear nuevos módulos operativos de servicios”, enfatiza el ejecutivo.

Fue así que esta gran cantidad de información, mucha de ella cruzada entre diferentes bases de datos y departamentos, fue solucionada y administrada vía herramientas orientadas a Business Intelligence, y que gracias a los cubos de datos creados para esta solución por parte del área IT del CMPA, fueron una buena respuesta para manejar fuertes flujos de data y con ello obtener una rápida toma de decisiones ante cualquier eventualidades.

“Como ejemplo, el área de salud de la corporación, en un proyecto anterior, había digitalizado152.000 mil fichas electrónicas administradas vía web, pero nunca habían usado BI. Pero al incorporarlo, pudieron anticipar y crear proactivamente campañas de salud antes que las del gobierno central, y esto era imposible de hacer sin esta tecnología”, puntualiza el secretario general.

El cómo y dónde estaban resueltos en un inicio por el Business Intelligence ¿pero cómo mostraban estos resultados transparentemente a todos los usuarios?. Por esta razón el CMPA decidió implementar su nueva intranet haciendo uso de la plataforma Microsoft SharePoint 2007.

“Aunque tenían el producto, no le habían sacado provecho de ello, como el hecho de comunicar y generar información estratégica y de importancia para la corporación. Aprendieron que ingresando con su RUT podían tener todo su historial a la mano y de forma personalizada, y donde los míticos formularios, papeleos, y viajes a diferentes departamentos en buscas de firmas desaparecen por completo” explica Henríquez.

Es tan fuerte el impacto que ha tenido que hoy se está trabajando en el portal pedagógico de la corporación con SharePoint y esperan estar en funcionamiento en marzo del 2010 y con ello mejorar aun más la gestión de toda esta organización.

Antonio Llompart destaca que esta apuesta fue muy acertada pues SharePoint 2007 se comunica muy bien con las herramientas de Business Intelligence, su Data Warehouse y con Exchange, lo que permite levantar fácilmente la información que el usuario necesite.
"Una plataforma integrada es muy relevante para toda esta implementación. Hoy más que una intranet, vemos una plataforma de comunicación interna que mejora ostensiblemente la gestión de toda nuestra información"
Antonio Llompart, Secretario General Corporación Municipal de Puente Alto

“La página de inicio es igual para todas, pero la especificidad de información varia a medida que el usuario va ahondando en sus datos. Esperamos a futuro poder explotar otros servicios para otros usuarios, como poder mandar SMS con información de los remedios de los pacientes o un status de un alumno en la asistencia de clases. Una plataforma integrada es muy relevante para toda esta implementación. Hoy más que una intranet, vemos una plataforma de comunicación interna que mejora ostensiblemente la gestión de toda nuestra información”, enfatiza el secretario general.

Ventajas

Llompart destaca que a futuro buscan cruzar todas las bases de datos de los pacientes, los alumnos y de miles de familias, en un único sistema central de información para optimizar aun más su gestión local. “Hoy se está trabajando en mejorar la informatización de los más de 70 establecimientos entre jardines infantiles y centros de salud y de educación de la comuna, y también en su gestión interna para planificar, aunar objetivos, propuestas de metas, etc., Todo esto puede mejorar con una plataforma pedagógica educativa y de un portal educativo administrado vía SharePoint”.

Los funcionarios pueden ver sus contratos, permisos, licencias, información de sus áreas de desarrollo, entre otras cosas, buscando fortalecer los contenidos personalizados de cada usuario del sistema. Con data relevante su uso es aun más exhaustivo cómo saber cuántos días administrativos le quedan, por ejemplo. Además gracias a Exchange se pudieron sincronizar todas las agendas de sus funcionarios y con ello evitar situaciones como tener 25 ceremonias en un solo día; y con esto simplemente mejorar la coordinación de reuniones en la corporación.

Pedro Henríquez, profesional services manager de Imagen, destaca que un cambio de reingeniería global solo se da si se invierte con las herramientas de hardware, software y partners adecuados, y que juntos puedan construir una infraestructura solida. Sin esto: es imposible.

“Si hoy la CMPA pide un indicador de enfermedades en aumento, o de alumnos nuevos o repitentes en los colegios hoy lo puede hacer. Sin esta plataforma cruzada, sería imposible tenerlos en tiempos y con una información tan detallada y especifica. Hoy la corporación esta en el camino correcto, pero la consolidación la darán los mismos usuarios que valorizaran mucho mas esta herramienta tecnológica que ayuda a mejorar su gestión como nunca lo habían hecho en su vida”, destaca el ejecutivo de Imagen. Las ventajas de específicas de MOS2007 en esta implementación fue que se hizo cargo del gran paradigma de la gestión del conocimiento, que es conectar a las personas con información y a estas mismas con otras personas. Se hace cargo de la conectividad y de la colaboración, facilita los procesos con otras personas y mejora la gestión final de información clave para todos los usuarios.

Pamela Castro, Partner Account manager de Microsoft Chile, enfatiza que una buena Intranet debe adaptarse a la manera de trabajar de las personas, ser un complemento efectivo de trabajo y donde pueda obtener y manejar información clave dentro de su entorno y dar un valor agregado a la herramienta. “Ellos no sabían y no conocían el potencial de SharePoint y han obtenido mucho más que una intranet de comunicación simple, sino que también han ganado una tremenda plataforma de gestión sin precedente en Chile en el área de gobierno comunal por el mix de soluciones escogidas para este fin”.

 









Entidad: Corporación Municipal de Puente Alto (CMPA)


País:
Chile
Sector: Gobierno

Página Web

Personal:
4000 empleados

Sector: Gobierno comunal

Perfil: La Corporación Municipal de Puente Alto tiene como misión administrar la educación, salud y atención de menores que depende de la Municipalidad. Atiende a más de 400.000 usuarios de toda la comuna.
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