Dirección de Obras de Peñalolén

“DOM DIGITAL PERMITE REDUCIR UN TRAMITE OSTENSIBLEMENTE DE 90 DIAS A 30, Y PERMITE CONTROLAR TODO EL PROCESO DE REGISTRO DE VIVIENDA EN FORMA TRANSPARENTE”.

”Contar con una solución a la medida de las necesidades de un municipio es impagable. Reducir los tiempos, manejar los antecedentes digitalmente, evitar congestión de público y seguimiento online de solicitudes técnicas, son pilares esenciales para fortalecer los procesos y gestión de una comuna digital”.

Situación 
Peñalolén es una de las comunas pioneras de Chile en materia de innovación e implementación tecnológica, buscando beneficiar en sus procesos tanto a las casi 235.000 personas que viven en la comuna, como al municipio.

Dentro de este marco de innovación hacia una comuna digital, la Dirección de Obras Municipales (DOM) es un departamento clave, pues es el ente que recibe, procesa y regulariza cualquier construcción en la comuna, y cuyas cargas de trabajo son muy intensas y con altos volúmenes de manejo de documentos, una situación transversal que sucede en todas las direcciones de obras del país.

Uno de los desafíos del área fue mejorar el control de la documentación, para así evitar que se traspapelaran las solicitudes o no estuvieran disponibles cuando la gente quería revisar el estado de avance de las mismas.

Pero lo más importante, es que DOM debe cumplir con plazos acotados para la regularización y aprobación de permisos de construcción y con los protocolos de acción del permiso municipal

Cecilia Aracena, directora de Obras Municipales de Peñalolén, explica que con la carga de trabajo del departamento, estos tiempos y plazos no se cumplen y por lo general desemboca en que hay alguien molesto. “La opinión común es que la culpa es de la dirección de obras, y esto es muy difícil de transparentar o evidenciar. Y por ello se hacía necesario implementar un protocolo moderno que normara estas situaciones”. Fue así que nació el proyecto de implementar y crear una “DOM Digital”

Un gran cambio de todos los procesos 

Rodrigo Lozano, gerente de ITSolutions SA, empresa que creó la solución, explica que la Municipalidad estaba buscando un producto para hacer un control de carteras de proyectos y que le otorgara mayores beneficios a la ciudadanía de la comuna. “No existía en el mercado un producto que se enfocara al control de seguimiento de un proceso en forma online, desde su inicio hasta su término, y fue así que desarrollamos una aplicación que respondiera a las necesidades de la dirección, con una fuerte inversión de capital humano, software e innovación a la medida de sus necesidades”.

Así se procedió a la construcción genérica de una aplicación que manejara miles de formularios y altos flujos de información, que controlara todo el proceso de los permisos y conociera miles de normas de construcción.

Después de casi 3 años se pudo obtener una solución robusta, creada y apoyada por todo el ecosistema que participó en este proyecto. “La construcción del producto fue muy buena, pero larga, por todas las necesidades que requería. Pero el resultado permitiria en un futuro a los habitantes de Peñalolen pagar online o recibir firmas digitales, incorporando además la conexión en línea con servicios digitales del gobierno central como Servicio de Impuestos Internos (SII), Contraloría y Tesorería, entre otros”, destaca Lozano.

María José Cholaky, encargada de DOM-Digital para la Municipalidad de Peñalolén, explica que antes la Municipalidad trabajaba con mucho papel, cardex y archivadores. “A DOM llegaban 200 personas diarias a preguntar cómo estaba su solicitud o saber cómo ingresarla. Esto cambió radicalmente con esta solución, donde la inscripción y el seguimiento se hacen vía Internet para beneficio del municipio y sobre todo, para todos los usuarios de la comuna. Con esto la descongestión de público es enorme y las pérdidas de hora hombre por consultas telefónicas se redujeron considerablemente”. Desde ahora, cada vez que hay un avance se informa vía email al cliente y al arquitecto del proyecto en forma automática, transparentando el proceso. Así desde mayo de 2009, una gestión que demoraba tres meses, hoy dura un mes, e incluso si todo está correcto, puede aprobarse en una semana.

La directora de Obras Municipales de Peñalolén destaca que con este sistema toda la información es accesible y transparente para todas las partes en forma online y “24 horas, los 7 días a la semana”. “Con esto evitamos pérdidas de tiempo, discusiones molestas, llamadas telefónicas eternas, pérdidas de documentos, y mejoramos la calidad de atención dentro y fuera de la Municipalidad. Hoy solo con su RUT un vecino de la comuna puede ver el status de sus papeles. Eso era impensable hace 1 año atrás. Nuestra idea es que todo se haga por web: que pague por Internet, que sea notificado por email y que el vecino no tenga que venir a la Dirección”, destaca Aracena.

Los tiempos de evaluación de un proyecto han mejorado mucho. Lo que se hacía en 90 días hoy se hace en 30. “Si hay control y transparencia se favorece que el vecino sepa realmente que su arquitecto está cumpliendo con su trabajo. Con esta plataforma si no se cumplen con los tiempos, pasado 60 días el sistema cancela el proyecto y se debe partir todo de nuevo”, destaca la encargada de DOM-Digital para la Municipalidad.

Marco A. Zuñiga, Gerente de Nuevos Negocios de Microsoft Chile, explica que para la compañía es importante apoyar la visión de cómo deber ser un gobierno electrónico, eficiente y participativo. “Los gobiernos locales son apoyados a través del programa “Citizen Service Platform”, que aplica perfectamente a los municipios de nuestro país y que va mucho más allá de lo tecnológico. Esto permite demostrar cómo colaboran el mundo público y el privado en beneficio de los ciudadanos. Para Microsoft es fundamental la inclusión de sus partners en estas iniciativas y apoyarlos de muy buena manera como se hizo con ITSolutions, con una apuesta innovadora de alto impacto y que sin duda fortalece los modelos de gobierno electrónico”.

Por su parte, Cecilia Aracena destaca que esta solución está enfocada dentro “Hoy solo con su RUT un vecino de la comuna puede ver el status de sus papeles. Eso era impensable hace 1 año atrás. Nuestra idea es que todo se haga por web: que pague por Internet, que sea notificado por email y que el vecino no tenga que venir a la Dirección”. Cecilia Aracena, Directora de Obras Municipales de Peñalolén

del proyecto de comuna digital de la Municipalidad, y que ha sido un completo acierto en el plano local y de gobierno. “Fuimos orgullosos a presentar nuestra experiencia a un seminario gubernamental de políticas públicas y obtuvimos un gran éxito con nuestra presentación. Mucho de nuestro reconocimiento ha sido de boca en boca. Todo el trabajo ha sido bien recibido por las partes, es un proyecto bien valorado, que tiene sentido por toda la cadena de participantes. Con esto cumplimos con ser la comuna más digital de Chile y dar todos los servicios online. Pero es importante recalcar que este servicio fue creado para la gente de la comuna y en beneficio directo de sus habitantes, y los resultados nos han dado la razón”, destaca.

Reconocimiento de Clientes y del Estado
Ha sido tan fuerte el impacto de esta solución, que fue presentada al Ministerio de la Vivienda (MINVU) como una nueva iniciativa moderna y eficiente para las normas de construcción de viviendas del país. En el ministerio quedaron maravillados con esta iniciativa. “La meta final es consolidar bien sus 4 módulos y que sea a futuro el sistema de Chile para las direcciones en el país. Este proyecto se ha guiado por todas las normas legales del ministerio. Con esto también consolidamos a la municipalidad como un modelo exitoso de gestión local y con beneficio inmediato para sus clientes” destaca María José Cholaky, encargada de DOM-Digital para la Municipalidad de Peñalolén.

Para Rodrigo Lozano, gerente de ITSolutions SA, la forma de atención y el servicio al cliente se mejoraron mucho. “Hoy se puede ver toda la información de los procesos paso a paso y evitar pérdidas de tiempo y trámites entre los funcionarios de la municipalidad y el usuario final. Las constructoras conocen en todo momento el estado de sus solicitudes y con ello dan un mejor timing a sus proyectos de vivienda”.

Para Marco A. Zuñiga de Microsoft Chile, una de las fortalezas de DOM es que está construido sobre herramientas colaborativas como Microsoft SharePoint. “El alto impacto que logró esta solución de ITSolutions, donde las cargas de trabajo disminuyeron y el control de la información se simplificó notoriamente, genera evidencias concretas de la potencia de las soluciones colaborativas de Microsoft. Esto permite pensar a DOM como una solución replicable para el gobierno digital. Además nos permite tener productos de Capital Intelectual empaquetado, posible de ser personalizado y con potencial de exportación, ayudando a cumplir el anhelo de muchos en Chile para una fuerte industria tecnológica, que ofrezca soluciones simples y potentes a problemas reales”.

Finalmente, Cecilia Aracena destaca que “la tecnología no es un gasto, esa visión está obsoleta, lo que importa en este tipo de proyectos, es ver cómo afecta al ecosistema dentro y fuera del municipio, y como nos pueden ayudar a mejorar los procesos de gestión”, puntualiza.
 
Entidad: Dirección de Obras, Municipalidad Peñalolén

Página Web

País:
Chile
Industria: Gobierno

Personal: 50 empleados (Dirección de Obras Municipales).

Software y Servicios:
Microsoft .NET
Framework 2.0
Microsoft Outlook
Microsoft Visual Studio .NET 2005

Perfil: La Dirección de Obras Municipales de la Municipalidad de Peñalolén tiene como principales funciones el velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley General de Urbanismo y Construcciones, del Plan Regulador Comunal y de las Ordenanzas correspondientes, así como fiscalizar las obras en uso, a fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas que las rijan. Funcionalmente se organiza en los departamentos de Infraestructura, Edificación, Inspección de Obras y Urbanismo.



“Hoy solo con su RUT un vecino de la comuna puede ver el status de sus papeles. Eso era impensable hace 1 año atrás. Nuestra idea es que todo se haga por web: que pague por Internet, que sea notificado por email y que el vecino no tenga que venir a la Dirección”.

Cecilia Aracena,
Directora de Obras Municipales de Peñalolén
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