Utilice InfoPath para crear formularios inteligentes
Microsoft Office InfoPath™ 2003, un nuevo integrante de Microsoft Office System, ayuda a los equipos y organizaciones a reunir y compartir información. Con InfoPath, usted puede crear rápida y fácilmente formularios que, cuando son completados, le permiten sacar provecho de sus estructuras y bases de datos existentes. Puede reducir e incluso eliminar problemas con determinados formularios —incluyendo datos incorrectos, formularios inflexibles o inutilizables, errores en lógica de negocios y otros. Conozca más acerca de InfoPath.
Este artículo ofrece una descripción general de cómo convertir un formulario existente a una estructura más eficaz utilizando InfoPath, y cómo el empleo de InfoPath proporciona beneficios adicionales—como validación de datos, integridad de datos y flexibilidad de formularios.
En esta página
 | Convertir un documento típico en un formulario |
| InfoPath al rescate |
| Diseño de un formulario |
| Agregar validación |
| Completar un formulario |
| Conclusión |
Convertir un documento típico en un formulario
Comencemos con un documento típico, como un formulario utilizado para recopilar información de reportes de gastos. El formulario en la Ilustración 1 se asemeja a los formularios de gastos de muchas compañías. Algunos de los problemas con este formulario son:
| • | Es difícil de utilizar, es inflexible y devuelve datos incorrectos porque no han sido verificados. |
| • | Los empleados pueden perder horas llenando el formulario. Por lo general, sólo el personal con experiencia puede completar este formulario rápidamente. |
| • | No proporciona ningún tipo de integración con otros sistemas, por lo tanto, los empleados deben rastrear los gastos a través de un proceso mayormente manual. |
| • | Está diseñado para completar e imprimir. Por lo cual, el formato es inflexible y basado en papel. |
Ilustración 1: Ejemplo de un reporte de gastos típico de Microsoft Excel. Haga clic aquí para ver la imagen más grande.
Si bien este tipo de proceso pudo haber sido una solución aceptable hace unos años, los servidores de back-end y sistemas middleware (de software intermedio) han evolucionado mucho. Aplicar los datos del escritorio a los servidores ya no es difícil. InfoPath utiliza estándares como Extensible Markup Language (XML) para ayudar a cubrir la brecha entre procesos de negocios complejos y unificarlos.
El formulario de la Ilustración 1 pudo haber sido creado con Hypertext Markup Language (HTML) y algún tipo de lenguaje para servers, como Microsoft Active Server Pages .NET (ASP.NET), pero la mayoría de las compañías no tienen departamentos IT lo suficientemente grandes como para satisfacer este tipo de necesidades. Y si los tuvieran, generalmente no desean perder tiempo procesando este tipo de requerimientos, dado que no siempre proveen resultados visibles y tangibles.
InfoPath puede ser utilizado para resolver este problema.
InfoPath al rescate
Ahora que sabe que este proceso se puede optimizar ¿por dónde comenzaría? Si diseña un formulario nuevo en InfoPath desde una fuente de datos existente, el Data Source Setup Wizard funcionará (Ver Ilustración 2). Puede elegir entre un esquema XML, una base de datos (Microsoft Access o Microsoft SQL™ Server) o un servicio Web.
Ilustración 2: El Data Source Setup Wizard en InfoPath
En este ejemplo, el reporte de gastos en un proceso manual, por lo tanto, tiene que crear una fuente de datos nueva utilizando un esquema XML. Para ello, puede utilizar Microsoft Visual Studio .NET. También hay otras herramientas disponibles por medio de proveedores de software independientes (ISVs) que pueden ser útiles. Solamente observaremos en forma breve el formato del esquema resultante y enfocaremos nuestra atención específicamente en utilizárlo en InfoPath. Usted puede hallar más información acerca de la creación de esquemas XML en la MSDN XML core section o en el World Wide Web Consortium (W3C) XML Schema center.
Para este ejemplo, el esquema XML incluirá:
| • | Una sección principal, con información de reportes de gastos. |
| • | Una sección con información de los empleados. |
| • | Una sección de ítems recurrentes, con una compilación de gastos individuales. |
| • | Una sección opcional de entretenimientos. |
Nota: InfoPath le permitirá extender una fuente de datos existente (esto significa que puede agregarle restricciones) pero no modificarla (dicho de otro modo, no puede quitar restricciones). Por ejemplo, si se requiere un tipo de dato numérico para el costo de un artículo, InfoPath no le permitirá especificar que en ese lugar podría ingresarse una secuencia. No obstante, le permitirá especificar que sólo se pueden ingresar cierto tipo de números o rangos.
Diseño de un formulario
Después de haber identificado una fuente de datos, puede comenzar a explorar el verdadero poder de InfoPath—diseñando un formulario nuevo. Para comenzar:
| • | En el menú Archivo, haga clic en Diseñar un Formulario. |
| • | En el panel de tareas Diseñar un Formulario haga clic en Nuevo desde Fuente de Datos. |
| • | Haga clic en XML Schema o XML data file para elegir el tipo de fuente de datos y luego, haga clic en Siguiente. |
| • | Seleccione su esquema XML y haga clic en Finalizar. |
Desde aquí, puede diseñar el formulario. Desde el panel de tareas Fuente de Datos que se encuentra a la derecha, haga clic en Diseño o Controles, y luego arrastre las tablas o controles que desea sobre el formulario. Entonces, puede modificar el tipo de control de acuerdo con su necesidad. Cuando arrastra un campo desde la fuente de datos, InfoPath inserta en forma automática un título basado en el nombre del elemento o atributo que contienen los datos.
Usted también puede agregar secciones recurrentes, y así insertar tantas filas y secciones opcionales como necesite. Así sólo incluirá los datos que realmente necesita. Ambas características proporcionan una enorme ventaja sobre los tradicionales formularios inflexibles y permiten utilizar el poder de la estructura XML.
Ilustración 3: Ejemplo de un formulario de reportes de gastos InfoPath Haga clic aquí para ver la imagen más grande.
Consejo: InfoPath incluye muestras de formularios para ayudarlo a comenzar. En este ejemplo, utilizamos la muestra de formulario (Doméstica) de Reportes de Gastos. En modo Diseño, puede copiar y pegar el contenido de la muestra sobre su formulario. También puede utilizar la fuente de datos provista junto con la muestra. Sobre el menú Archivo, seleccione Diseñe un Formulario. En el panel de control Diseñe un Formulario, haga clic en Personalizar una muestra.
Agregar validación
Usted puede agregar validación de datos en cada uno de los campos para asegurarse que se cumplan específicas reglas de negocios. Por ejemplo, cuando se requiere un número para el costo de un artículo, sólo se puede ingresar un número. Esto puede asegurar que sus datos resulten tan claros como sea posible.
Para agregar validación, haga clic derecho en un control del formulario (por ejemplo, un cuadro de texto), seleccione Propiedades de Cuadro de Texto, y haga clic en Validación de Datos en el cuadro de diálogo. Puede integrar validación InfoPath integrada o validación script. La imagen de la Ilustración 4 muestra cómo InfoPath le permite agregar validación condicional en sus campos.
Ilustración 4: El cuadro de diálogo de Validación de Datos en InfoPath
Completar un formulario
Cuando su formulario está completo, puede publicarlo para que lo utilicen los empleados. En el menú Archivo haga clic en Publicar. También puede guardar el formulario en una carpeta compartida, en una biblioteca de formularios Microsoft SharePoint Portal Server o en un servidor Web. Con el Publishing Wizard, usted puede enviar mensajes de e-mail a los usuarios para notificarles que hay un nuevo formulario disponible.
Finalmente, puede ver las múltiples maneras de utilizar IfoPath. Cuando completa un formulario y lo guarda, InfoPath guarda los datos en formato XML especificado en el esquema. No se le agrega ningún artículo adicional a la fuente, con la excepción de una instrucción de proceso para ayudar a InfoPath a rastrear el archivo XML en caso de que más tarde desee editarlo nuevamente.
Conclusión
Usted ha visto en este pequeño ejemplo cómo InfoPath puede ayudarlo a convertir un formulario impreso en una solución integrada con validación de datos. También ha visto cómo InfoPath puede ayudarlo a completar los formularios de todos los días. En definitiva, InfoPath le permite sacar provecho de las inversiones que realiza con los datos, ya sea que emplee XML, bases de datos o servicios Web.
 | Dave Beauchemin |