5 Maneras de comunicarse mejor con Outlook 2003
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Introducción
Ya no es tan sólo una frase: Nuestro mundo se está volviendo más pequeño.
Mientras escribía este artículo, intercambiaba mensajes con Tjeerd en Holanda, James en Alemania, Doug en Canadá, y Mary en Oregon. Todos vivimos y trabajamos en distintas zonas de tiempo y sin embargo nuestros trabajos encajan fácilmente porque ya no dependemos de la proximidad física para cumplir con nuestras tareas. Las barreras temporales y geográficas que solían limitarnos han desaparecido.
Outlook 2003 es un gran avance para este mundo "de alta velocidad". Incluye varias nuevas características que pueden ayudarlo a mantenerse en contacto más consistentemente, compartir información más fácilmente, prepararse de mejor manera para reuniones y colaborar más eficientemente. Outlook 2003 puede ayudarlo a mejorar sus comunicaciones inmediatamente y de cinco maneras distintas.
Nota En este artículo sólo me refiero a mis características de e-mail favoritas, pero hay mucho más en Outlook 2003 que el e-mail. El Calendario también ha sido optimizado y expandido, y las Tareas y Contactos tienen ahora características mejoradas.
Utilice una nueva vista para lectura veloz
Cuando vea Outlook 2003 por primera vez, notará que Microsoft mejoró significativamente la apariencia gráfica del programa. Ahora tiene más espacio para leer, lo que facilita la lectura y búsqueda de información en un mensaje sin moverse hacia arriba o abajo por el mismo, ahorrándole tiempo y problemas.
La barra de íconos que antes se encojía en la barra izquierda de Outlook ha sido reemplazada con una ventana de navegación más funcional. Esto puede ayudarlo a ver lo que necesita y ocultar lo que no necesita, dándole más espacio para leer en pantalla.
Ejemplo del rediseño de la interfaz de Outlook 2003
Por defecto, los cuatro botones primarios de Outlook (Correo, Calendario, Contactos y Tareas) ocupan el tercio inferior de la Ventana de Navegación. Los botones que no aparecen por defecto (Notas, Lista de carpetas y Accesos Directos) están disponibles como íconos al pie de la ventana. Puede expandir la vista para mostrar todas las selecciones, arrastrando la barra separadora hacia arriba; o puede abrir la lista para ver las distintas vistas de íconos solamente. Esto le brinda más espacio para ver sólo las carpetas que necesita.
Conozca lo que viene a través de la vista de resumenes y alertas de e-mail
Mantenerse enfocado es uno de los desafíos que enfrentamos al trabajar con información. Es tanta la información que recibimos de tantas maneras distintas—cientos de mensajes electrónicos, boletines, reportes, noticias de actualización y más. ¿Cómo discernir entre toda la información, aquella que requiere nuestra información inmediata y la que puede esperar?
Outlook 2003 incluye una característica conveniente que muestra un resumen emergente cuando marca un mensaje. Esta información le permite saber el nombre del remitente, la fecha y hora de recepción del mensaje y el tamaño de los archivos. Esto puede ayudarlo a determinar si desea abrir y leer el mensaje.
Además de la notificación de mensajes, puede crear alertas de mensajes si está trabajando con documentos compartidos utilizando Microsoft Windows SharePoint Services. Para utilizar esta función, haga click en Configurar Alertas en el sitio de su equipo (o en el menú Herramientas haga click en Reglas y Alertas) y luego en Administrar Alertas. Cuando un miembro del equipo suba un nuevo archivo, o lo modifique, o agregue un anuncio al sitio del equipo, una alerta por e-mail llegará a su bandeja de entrada, advirtiéndolo sobre el último cambio.
Manténgase en contacto utilizando Windows Messenger
Una de mis funciones favoritas de Outlook 2003 es la integración con Microsoft Windows Messenger a través de Microsoft Office 2003 Editions. Ahora sus mensajes electrónicos llegan en tiempo real si el remitente es uno de sus contactos y se encuentra online.
Por ejemplo, si un miembro del equipo me envía un e-mail, puedo ver desde el encabezado del mensaje, si se encuentra online. Si deseo hacerle una pregunta rápida sobre lo que me envió, puedo hacer click en el ícono de Windows Messenger en el encabezado para que se despliegue el menú, y luego hago click en Enviar Mensaje Instantáneo para enviarle una nota rápida. En segundos, puedo conseguir una explicación sobre el tema que antes me podría haber llevado medio día.
Encuentre mensajes rápidamente y busque en sus carpetas
Si usted es como yo, y tiende a leer sus mensajes rápidamente, probablemente no se tome el tiempo para organizar sus mensajes prolijamente en carpetas. Con el tiempo, notará que tiene 2.200 mensajes en su bandeja de entrada, ¡y los necesitará a todos! ¿Cómo encontrará aquellos mensajes relacionados a un tema determinado, si los tiene todos juntos en una sola carpeta?
Outlook 2003 puede ayudarlo a crear y guardar carpetas de búsqueda, que son carpetas virtuales que agrupan enlaces a todos los mensajes de determinado tipo. Por ejemplo, suponga que se estuvo comunicando con jefes de departamentos, sobre una sesión de entrenamiento que usted conducirá. A pesar de que algunos mensajes se encuentran en su bandeja de entrada, otros están en carpetas específicas y otros en su carpeta de elementos enviados. Puede crear una Carpeta de Búsqueda para mostrar todos los mensajes en un solo lugar. Los mensajes, lógicamente, no son cambiados de carpeta, permanecen en sus ubicaciones originales. Pero la carpeta de búsqueda puede ayudarlo a agrupar, encontrar y acceder a ello con pocos clicks de su mouse.
Compartir Ideas con espacios de trabajo para reuniones
Las personas que trabajan juntas necesitan encontrarse y compartir ideas y recursos. Por eso, Outlook 2003 proporciona los medios para que los grupos de trabajo recolecten información en un espacio de trabajo para reuniones. Si su empresa utiliza Windows SharePoint Services o Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003, puede crear espacios de trabajo con documentos, fotos, presentaciones, discusiones y más... Todo relacionado a próximas reuniones o eventos críticos. Sepa más sobre la relación entre Windows SharePoint Services y SharePoint Portal Server.
Su espacio de trabajo para reuniones es un subsitio dentro de un sitio de Windows SharePoint Services que puede ayudarlo a recoger información importante y prepararse para una reunión. Por ejemplo, suponga que debe juntar a un equipo para preparar a su empresa para la reunión anual de la misma. Tiene tan sólo dos meses para planificar el evento, y hay documentos y presentaciones para revisar, un auditorio para reservar, equipo multimedia que debe ser asegurado y premios que deben ser diseñados. Puede utilizar el Espacio de Trabajo para reuniones para recolectar estos ítems, asignar tareas, comunicarse con otros miembros y trabajar conjuntamente en los documentos. No necesita reservar una sala de reuniones o recordar traer comida (hasta claro, el día del evento).