Información general del producto Microsoft Office Access 2007

Soluciones de bases de datos avanzadas. La nueva pantalla Introducción incluye una variedad de soluciones de base de datos predeterminadas. Puede utilizar estas aplicaciones directamente o tratarlas como plantillas, mejorarlas y perfeccionarlas de modo que puedan incluir el tipo de información de la que desea realizar un seguimiento o el modo en que desea realizar dicho seguimiento. Estas aplicaciones predefinidas pueden ayudarle a realizar un seguimiento de contactos, eventos, problemas, activos, tareas, etc. Próximamente, habrá otras plantillas de aplicación disponibles en Microsoft Office Online y se anunciarán en la ventana Introducción.

Interfaz de usuario orientada a resultados. Se ha actualizado Office Access 2007 para darle una apariencia fresca que facilita la creación, la modificación y el trabajo con soluciones de base de datos. La nueva interfaz de usuario orientada a resultados varía según el contexto y se ha optimizado para que sea más eficiente y fácil de usar. Con casi 1.000 comandos disponibles, la nueva interfaz de usuario sólo utiliza los que son relevantes para la tarea que se lleva a cabo en un momento determinado. Además, la vista de ventanas por fichas, la barra de estado nueva, las barras de desplazamiento nuevas y la barra de título nueva, dan una apariencia muy moderna a las aplicaciones basadas en Office Access 2007.

Exploración mejorada. Office Access 2007 proporciona una vista completa de tablas, formularios, consultas e informes con un nuevo panel de exploración. Incluso puede crear grupos personalizados para organizar y ver todos los formularios e informes relacionados con una sola tabla.

Cree tablas rápidamente. Office Access 2007 facilita el trabajo directo sobre una hoja de datos para crear y personalizar tablas. Empiece a especificar información en una celda de datos, tal como lo hace normalmente en Microsoft Office Excel. Al especificar un valor nuevo, Office Access 2007 agrega automáticamente un campo nuevo y detecta el tipo de dato (por ejemplo, fecha, número o texto). Incluso puede pegar tablas de Excel en una hoja de datos nueva y Office Access 2007 creará todos los campos y reconocerá los tipos de datos automáticamente.

Importe registros de contactos de Microsoft Office Outlook 2007. Office Access 2007 facilita el intercambio de registros de contactos de Access 2007 individuales con Office Outlook 2007. Puede importar un registro de contactos de Office Outlook 2007 a Office Access 2007. Asimismo, puede exportar un registro de contactos de Access 2007 y guardarlo como contacto en Outlook 2007.

Filtre y ordene datos. Office Access 2007 ha facilitado el filtrado de datos y, de este modo, ha aportado claridad a cuestiones empresariales. Para los tipos de datos de texto, número y fecha, existen varias opciones de filtrado. Por ejemplo, las nuevas opciones de filtrado facilitan el filtrado de una columna de fechas de todos los registros del día de hoy, ayer, la semana pasada, el mes próximo, el futuro, el pasado, etc. El filtrado se lleva a cabo de manera coherente entre Office Excel 2007 y Office Access 2007 de modo que no es necesario aprender un método para buscar la información necesaria.

Office Access 2007 ha facilitado el filtrado de datos y, de este modo, ha aportado claridad a cuestiones empresariales.

Trabaje con campos de varios valores. Office Access 2007 admite tipos de datos complejos, de modo que puede crear columnas que acepten más de un valor por celda. Por ejemplo, si asigna una tarea a más de una persona, podrá incluir ambos nombres en la celda. La tecnología Windows SharePoint Services es compatible con estos tipos de datos complejos que ayudan a garantizar la simetría de datos entre los almacenes de datos locales y basados en Web.

Adjunte documentos y archivos a la base de datos. Las aplicaciones pueden alojar información que puede resultar más interesante y útil que antes. Puede adjuntar varios archivos como, por ejemplo, fotografías, documentos u hojas de cálculo, a registros individuales dentro del almacén de datos para facilitar la consulta. Si el archivo no se encuentra en un formato comprimido, Office Access 2007 lo comprimirá automáticamente; de este modo, ahorrará espacio en el disco duro.

Diseño de formularios interactivos. Office Access 2007 incluye una interfaz de diseño de formularios WYSIWYG (lo que se ve es lo que se imprime). Puede diseñar y modificar el diseño del formulario en tiempo real en la pantalla y obtener una vista previa de los formularios a medida que los crea. Con la interfaz de diseño WYSIWYG, puede crear formularios muy rápidamente; de este modo, puede pasar más tiempo trabajando y dedicar menos tiempo a cuestiones de diseño y formato.

Texto enriquecido. ¿Negrita? ¿Cursiva? No hay problema. Office Access 2007 proporciona compatibilidad de texto enriquecido para los datos almacenados en tablas.

Recopile datos mediante Office Outlook 2007. Office Access 2007 simplifica el proceso de recopilación de información de otros usuarios. Crea el formulario de recopilación de datos automáticamente mediante Microsoft Office InfoPath 2007 o HTML en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Puede enviar el formulario a destinatarios mediante direcciones de correo electrónico desde la carpeta Contactos de Office Outlook 2007 o desde Office Access 2007. Office Outlook 2007 procesa los formularios entrantes y guarda los datos en el almacén de datos de Office Access 2007 y actualiza eficazmente los datos de la aplicación de seguimiento de forma inmediata sin necesidad de volver a escribirlos.

Recopile información de otros usuarios mediante el correo electrónico con formularios InfoPath (o HTML) generados por Office Access 2007. Ver imagen ampliada.

Colaboración Web con Windows SharePoint Services. Los sitios Web basados en Windows SharePoint Services proporcionan un lugar en el que el equipo se puede comunicar, compartir documentos y trabajar de forma conjunta en un proyecto. Con Office Access 2007, puede publicar archivos de Access 2007 en bibliotecas o mover la aplicación a Windows SharePoint Services; de este modo, permitirá a su equipo interactuar con la aplicación de forma fácil a través del explorador. Es posible ver, actualizar o eliminar formularios, informes e información directamente en el sitio de Windows SharePoint Services según la configuración de permisos establecida.

Realice un seguimiento de listas de Windows SharePoint Services con Office Access 2007. Para tener una experiencia más completa, puede realizar un seguimiento de la información en listas de Windows SharePoint Services mediante el cliente Office Access 2007 del equipo.

Trabaje sin conexión con listas de Windows SharePoint Services. Mediante Office Access 2007, puede trabajar con Windows SharePoint Services sin conexión. Si viaja, por ejemplo, puede conservar una copia local de una lista de Windows SharePoint Services en el equipo portátil, donde podrá editar y consultar la lista como si se tratara de cualquier tabla de Office Access 2007. Los formularios e informes que utilizan la lista de Windows SharePoint Services son completamente interactivos, y Office Access 2007 puede, posteriormente, sincronizar la lista local con la lista en línea al volver a conectar el equipo portátil.

Integración con el flujo de trabajo de Windows SharePoint Services. Los creadores de materiales que utilizan Office Access 2007 pueden utilizar la lógica empresarial creada con el soporte de flujo de trabajo de Windows SharePoint Services para crear aplicaciones de área de trabajo de colaboración. El flujo de trabajo se puede utilizar para asignar automáticamente tareas a otros usuarios, informar sobre el estado del proyecto y ayudar a garantizar que las tareas se completan a tiempo. Todas las tareas de Windows SharePoint Services se pueden ver en Office Access 2007 o en Office Outlook 2007.

Notificaciones de correo electrónico y RSS. Los usuarios pueden suscribirse a notificaciones de correo electrónico al agregar, eliminar o modificar registros. Además, los usuarios de suscripciones Really Simple Syndication (RSS) se pueden suscribir a suministros de lista en Office Outlook 2007.

Conectividad móvil. Es posible obtener acceso a las listas de Windows SharePoint Services a través de teléfonos móviles, de modo que los usuarios remotos puedan estar actualizados sobre los cambios en la información empresarial.

Compatibilidad con PDF y XPS. Con Office Access 2007, puede guardar un informe en formato PDF o XPS para la impresión, el envío y la distribución por correo electrónico. Al guardar el informe como archivo PDF o XPS, puede capturar información del informe en un formulario de fácil distribución que incluya todas las características de formato y que no requiera que los demás usuarios dispongan de Office Access 2007 para imprimir o revisar el informe.

Edición del modo de diseño de informes interactivo. Con la nueva funcionalidad de Office Access 2007, puede ver cómo los datos aparecerán en un informe mientras lo crea. Mediante la nueva interfaz WYSIWYG, puede manipular el diseño de informe directamente mientras examina los datos en el diseñador de informes, de modo que no tenga que ejecutar el informe para ver el aspecto que tendrá en la página. Esto facilita la creación de informes de aspecto profesional y ahorra tiempo.

Acceso a informes de forma interactiva. El nuevo modo de acceso a informes hace que los informes sean más accesibles. Utilice las teclas CTRL+B para buscar registros, copiar datos en otras aplicaciones y editar datos. Mediante la nueva funcionalidad de filtrado, resulta más fácil encontrar la información que se busca y, de este modo, se mejora la toma de decisiones.

Agrupación de la información en informes. El panel de agrupación mejorado proporciona una imagen clara de agrupaciones de datos de modo que puede obtener una vista previa de las modificaciones a medida que las aplica a los informes. Puede agregar fácilmente totales, subtotales, recuentos y otros elementos que ayudan a analizar los datos. También puede agrupar la información en una o varias capas y agregar subtotales.

Seguridad mejorada. Office Access 2007 incluye características de seguridad nuevas y mejoradas; las decisiones de confianza unificadas se integran con Microsoft Office Trust Center. Las ubicaciones de confianza facilitan que todas las bases de datos de las carpetas, cuya seguridad se ha mejorado, sean de confianza. A la inversa, puede cargar una aplicación de Office Access 2007 con código o macros deshabilitados para ayudar a proporcionar una experiencia segura.

Auditoría de datos. Sin que sea necesario el soporte de TI, puede migrar fácilmente datos del archivo de base de datos local a un servidor con Windows SharePoint Services. Los profesionales de TI pueden administrar, proteger y realizar copias de seguridad de dichos datos según las directivas de la empresa.

Historial de revisión. La nueva funcionalidad permite realizar un seguimiento de los registros y saber quién los ha creado, editado o eliminado. Asimismo, puede ver el momento en que se ha modificado la información y deshacer ediciones de datos en caso necesario.

Configuración de permisos Mediante Windows SharePoint Services, puede administrar los usuarios que pueden tener acceso a los datos. Puede asignar permisos de lectura limitados o derechos de edición completos.

Papelera de reciclaje. Ahora puede recuperar datos que se han eliminado de forma errónea mediante la característica de papelera de reciclaje de Windows SharePoint Services.