Grupo Abril amplia produtividade com Exchange 2007
Com a solução as rotinas como o backup passaram a ser concluídas na metade do tempo
São Paulo, 06 de novembro de 2009
Usuário do Microsoft Exchange Server 2000, o Grupo Abril precisava aprimorar sua estrutura de correio eletrônico, aplicação considerada crítica pela companhia. A necessidade de incluir funções, como mobilidade, e as dificuldades relacionadas ao crescimento do número de caixas postais, do volume de mensagens e do tamanho dos documentos anexados -- mais o importante fato de a versão em uso não ser mais suportada pela Microsoft -- levaram a empresa a migrar para o Microsoft Exchange Server 2007.
O correio eletrônico, para o Grupo Abril, pode ser definido como a ferramenta mais crítica da organização. Com grande parte de seus processos de negócio alicerçados no seu uso, a empresa demanda uma estrutura segura, altamente disponível e com recursos avançados. "Trabalhamos com comunicação. Por isso o correio eletrônico é vital e é utilizado em todos os níveis hierárquicos da companhia", afirma Irial Tachinardi Rocha, gerente de Operações de TI do Grupo Abril.
Usuária do Microsoft Exchange Server 2000, a companhia desejava incluir outras funções, como mobilidade, e enfrentava dificuldades relacionadas ao crescimento do número de caixas, do volume de e-mails e do tamanho dos documentos anexados. "Começamos a observar lentidão na entrega das mensagens. Além disso, a estrutura de hardware e software estava no limite, impossibilitando avanços, como o aumento da capacidade das caixas, pedido recorrente dos usuários", comenta Rocha.
O fato de o suporte ao produto ter sido descontinuado também colaborou para a decisão de fazer o upgrade para o Microsoft Exchange Server 2007. "É muito complicado manter uma aplicação tão crítica sem o suporte adequado", observa Rocha.
De acordo com ele, a satisfação com a plataforma Microsoft fez a companhia optar pela continuidade do produto Exchange. "O Exchange sempre supriu nossas demandas e os usuários já estão familiarizados, daí a razão por mantermos a mesma solução", destaca.
Solução
O projeto, que também envolveu a modernização da estrutura de hardware, durou nove meses e contou com o apoio da Microsoft Consulting Services, Brasoftware, EDS e EMC. A migração foi dividida em fases e a primeira delas contemplou a ativação do webmail. Na sequência, as companhias iniciaram a migração das 7,5 mil caixas postais. "O cronograma previa a mudança de 200 a 250 caixas por dia, mas, devido à satisfação dos usuários e à facilidade de migração, chegamos a transferir 2 mil caixas em uma noite", conta Helder Lopes, coordenador de Operações da Abril.
Durante o processo, a Abril não registrou nenhum chamado no Help Desk, o que indica que a ação foi totalmente transparente para o usuário.
A empresa aproveitou o momento para reorganizar a estrutura de dados do correio eletrônico, tornando-o mais eficiente. Os servidores operam em cluster SCC, sendo dois ativos e dois passivos, garantindo a alta disponibilidade do ambiente. São duas máquinas ativas com carga balanceada e mais duas capazes de assumir a operação em caso de falhas nas principais. Com essa configuração, os quatro servidores teriam que parar para causar a indisponibilidade total do serviço.
Com a estrutura mais robusta, a Abril conseguiu aumentar a capacidade da caixa dos usuários de 40 MB para 100 MB. “O profissional passou a ter mais conforto com a ampliação do espaço. Em alguns casos, em que as tarefas exigem características diferenciadas, habilitamos a caixa para suportar até 500 MB”, conta Lopes.
Benefícios
Se a mudança significou mais espaço, produtividade e comodidade para o usuário, para a área de TI representou maior controle e facilidade de administração. Algumas rotinas, entre as quais o backup, passaram a ser concluídas na metade do tempo. "A cópia de segurança demandava 8 horas de trabalho e hoje é feita em 3,5 horas", ressalta Eduardo Rothschild, líder técnico da Editora Abril.
Os processos de manutenção passaram a ser on-line, ou seja, sem a necessidade de parar o sistema. Como exemplo, Rothschild cita a desfragmentação da estrutura de dados, rotina focada na melhor organização das informações armazenadas. "A tarefa era feita off-line e implicava em, aproximadamente, 20 horas por mês de servidor indisponível. Atualmente, o processo é on-line", afirma.
A recuperação de mensagem também se tornou mais simples e exige menos de 24 horas, frente às 48 horas demandadas no sistema anterior. Além disso, até sete dias após apagar uma mensagem o próprio usuário pode recuperá-la sem ter de recorrer à área de tecnologia.
Outro ganho diz respeito à movimentação de usuários entre as estruturas de dados, ação necessária quando ocorre aumento da capacidade da caixa de mensagens, por exemplo. "Conseguimos automatizar essa rotina. Apesar de trabalharmos com caixas postais maiores, tivemos muitos ganhos de administração", orgulha-se Lopes.
Novas funcionalidades do Exchange 2007 também passaram a fazer parte do dia a dia da Abril. A mobilidade é uma delas e permite que o usuário sincronize o Outlook e tenha acesso a contatos, calendário e e-mails a partir de um smartphone. Atualmente 32 profissionais utilizam a solução, mas o número pode chegar a 500.
Os profissionais dos escritórios remotos também foram contemplados e têm à disposição uma solução de webmail com mais funcionalidades e interface amigável, facilitando seu cotidiano.
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Com mais de 7 mil funcionários, o Grupo Abril é formado pela Editora Abril, Abril Digital, MTV, Fiz e Ideal, TVA (hoje, parceria estratégica com a Telefônica) além das Editoras Ática e Scipione.
Sobre a Microsoft
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