Alldora melhora controle de back office com a implantação do Microsoft Dynamics AX
Com objetivo controle de back office mais efetivo e a melhor organização de seus processos internos, a Alldora Tecnologia, empresa de outsourcing de impressão especializada em gestão documental, alcançou esse objetivo com a implementação do software de gestão integrada Microsoft Dynamics AX.
São Paulo, 19 de maio de 2010 – Com objetivo controle de back office mais efetivo e a melhor organização de seus processos internos, a Alldora Tecnologia, empresa de outsourcing de impressão especializada em gestão documental, alcançou esse objetivo com a implementação do software de gestão integrada Microsoft Dynamics AX.
A Alldora Tecnologia atua em todo o território brasileiro. Conta com profissionais especializados no desenvolvimento de soluções de impressão, gerenciamento eletrônico de documentos, bem como soluções fiscais (SPED, NFe e CTe) e vem trabalhando com empresas em diversos cenários, situações e desafios relacionados a estes processos.
Com o software Allcontrol, desenvolvido internamente, a Alldora automatiza e armazena as informações operacionais de maneira centralizada e segura com acesso via Web. Para trazer estas informações para o back office, a empresa criou alguns módulos semelhantes aos ERPs tradicionais de mercado, porém o sistema se tornou complexo, evidenciando que o processo seria mais rápido e fácil de ser atualizado se fosse adquirida uma solução de mercado.
As informações eram confiáveis, porém a transmissão aos departamentos administrativos e financeiros era feita de forma manual ou via sistemas proprietários, sem processos padronizados. Com isso, os colaboradores enfrentavam uma rotina de retrabalho, já que cada informação precisava ser enviada e checada mais de uma vez. “A Alldora lida com um volume de informações grande e era difícil conseguir dados consistentes para a tomada de decisão sem um sistema integrado”, diz o diretor da consultoria PrimeIT, Adalberto Lollato.
Solução
Diante deste cenário, a Alldora percebeu que precisava de um software de gestão integrada para trazer as informações operacionais para as áreas administrativas e financeiras de forma rápida e confiável. A decisão pela Microsoft se deu em função da flexibilidade do sistema, acessibilidade de preços e alinhamento com as operações da América Latina que já utilizavam a Microsoft para integrar sua gestão.
O principal gargalo a ser resolvido estava na área de finanças, que necessitou de mais atenção no momento de mapear processos. “Às vezes a mesma informação era lançada mais de uma vez e ainda assim era difícil saber qual era a fonte dos dados”, explica Oestes Marques Costa, CEO da Alldora. “Hoje, uma única informação é inserida no sistema com a identificação do usuário”, comemora o executivo.
Implementar um sistema de gestão integrado foi também um desafio para a cultura interna que conta com 132 colaboradores. Foi necessário mapear todos os processos da empresa para que eles tivessem aderência ao Microsoft Dynamics AX. A Alldora acredita que a governança corporativa adquirida com a implementação da ferramenta seja o primeiro passo para que obtenha no futuro próximo a certificação ISO 9000.
Os cinco meses de implementação, associados aos 45 dias de preparação para colocar o ERP em funcionamento, foram bastante intensos para a companhia, que só atingiu a data estipulada porque os principais executivos da empresa patrocinaram e se envolveram diretamente no projeto. “Foi uma experiência forte para todos e só foi possível cumprir os prazos porque a diretoria se comprometeu integralmente neste projeto. Caso contrário, não seria possível”, acredita o CEO, que além da dedicação tinha convicção de que o sistema traria grandes benefícios para a companhia.
A maior preocupação da Alldora era integrar o ERP com o AllControl, já consagrado na parte de operações da empresa. A partir deste sistema, a empresa iniciou a criação de novos módulos para integrar as áreas administrativa e financeira, porém a complexidade e a dificuldade de atualizações fizeram com que esses módulos fossem descontinuados e substituídos pelo ERP. O Microsoft Dynamics AX integrou-se com sucesso ao AllControl, transmitindo as informações operacionais para o back Office automaticamente.
Benefícios
Profissionalização
Com o novo software de gestão, a empresa precisou rever processos, avaliá-los e/ou criá-los antes mesmo de implementar o Microsoft Dynamics AX. Com isso, a AllControl se tornou mais profissional e terminou com a informalidade de processos, ou seja, se as informações não estiverem disponíveis no ERP não são consideradas como parte do processo.
Além disso, a empresa teve um aumento de produtividade, diminuindo o retrabalho e aumentando a confiança nas informações disponíveis no sistema. Do ponto de vista do mercado, a Alldora já trabalhava com grandes empresas com gestão integrada, o que promoveu uma linguagem comum entre o fornecedor e seus clientes.
As informações analíticas estão dispostas no sistema em tempo real e as informações executivas são consolidadas até o quinto dia útil, promovendo um painel de gestão importante para a tomada de decisão. “Antes, as informações estavam dispersas e não era possível ter uma visão abrangente da situação da empresa. Agora temos um retrato praticamente em tempo real”, comemora Oestes.
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