Sector: Restauración Social Perfil del Cliente: Compass Group, presente en 64 países -y en España desde 1965- es proveedor líder de restauración y servicios adicionales para una amplia variedad de colectivos tanto de sector público como privado, con la calidad y la excelencia como principales objetivos. Situación: Inmersos en un proceso de regularización de licencias y de estandarización de su parque de PCs, deseaban conocer el estatus de su licenciamiento para alcanzar el 100% de conformidad. Solución: Con la ayuda de un experto en SAM, se realizó un estudio exhaustivo y la transferencia de conocimientos precisa que les ha llevado a gestionar las adquisiciones necesarias para resolver sus necesidades actuales y futuras. Beneficios: -100% de conformidad con el software de Microsoft -Una mayor concienciación sobre la gestión del software -Total visibilidad de los activos de Software -Licencias actualizadas a la última versión

La adecuada gestión de activos de software facilita el objetivo del 100% de conformidad en licencias

“La adecuada combinación del contrato Enterprise Agreement para adquisición de licencias por volumen y la auditoría de software fueron determinantes para alcanzar el objetivo de conformidad legal y estandarización de nuestro parque”. José Felix Fernández, Director de Informática y Comunicación de Compass Group

En la última década, Compass Group experimentó un considerable crecimiento que no vino acompañado de una política adecuada de licenciamiento de software. En el año 2004, comprometidos con la conformidad en materia de uso legal del software, firmaron un acuerdo Enterprise Agreement de Microsoft para -mediante los beneficios del licenciamiento por volumen del software- adquirir el software tanto servidor como cliente necesario y estandarizar su parque de PCs, estimado en unos 600 ordenadores. Gracias al estudio e inventario exhaustivo realizado con la ayuda de Insight disponen de las licencias que realmente necesitan en la actualidad y a corto-medio plazo, no estando licenciados ni por debajo ni por encima de sus necesidades. Ahora COMPASS GROUP cumple al 100% con los requisitos de conformidad en materia de licencias de software de Microsoft, aplicando con los valores y compromisos de calidad en la gestión de TI que impregnan todas las actividades de la compañía.

- Vocación por la calidad

Compass Group es una compañía líder mundial en restauración, especializada en la gestión integral del servicio de comidas y que ofrece una amplia variedad de opciones y posibilidades, con cobertura geográfica nacional.

Presente en nuestro país desde 1965, cuenta con tres divisiones especializadas en el servicio de alimentación, dirigidas a cubrir las necesidades de todo tipo de colectivos y clientes de los sectores Empresarial (marca Eurest), Educativo (marca Scolarest) y de la Salud y Cuidado de las Personas (marca Medirest). Siendo una organización en continuo crecimiento y con clara vocación de atención a las necesidades de la sociedad actual, recientemente han presentado un nuevo servicio –ya disponible en varias provincias españolas- denominado Vitarest, mediante el que sirven comida a domicilio a aquellas personas que por sus circunstancias personales precisan de esta fórmula, que no sólo asegura la correcta alimentación domiciliaria, sino que además presta una valiosa labor social.

Se trata de una empresa orientada al cliente, que construye su presente y su futuro sobre varios pilares fundamentales: la satisfacción del cliente y usuario, mantener el liderazgo del mercado, ser la empresa preferida del sector y conseguir la excelencia en el servicio, todo ello obteniendo unos resultados económicos adecuados. Este compromiso con la calidad y la mejora continua les llevó a interesarse por las prácticas relacionadas con la optimización en la Gestión de Activos de Software (SAM, Software Asset Management), y para ello contaron con los servicios profesionales de Insight Technology Solutions, Microsoft Gold Certified Partner y Primer Reseller de Microsoft a nivel mundial, especializado en Soluciones de Licencias para medianas y grandes organizaciones.

- Cliente de Contratos de Licencias por Volumen

En la última década la compañía experimentó un notable crecimiento en España en su labor de provisión tanto de comidas como de servicios asociados, como suministrador integral para empresas y colectivos tanto del ámbito público como privado. Este proceso de expansión centró todos los esfuerzos empresariales en el corazón de su negocio –la restauración y servicios asociados-, desatendiendo en cierta medida asuntos como el licenciamiento del software en un parque informático en continua expansión.

Para resolver esta situación, en el año 2004 Compass Group firmó un contrato Enterprise Agreement (EA) con Microsoft en el que incluyó el software necesario para ir licenciando tanto sus servidores como un parque estimado en unos 600 ordenadores personales. Concretamente, el contrato incluía Windows XP Professional, Office Professional y CORE CAL (licencia que permite acceder a Microsoft Windows Server, Microsoft Exchange Server, Microsoft SharePoint Portal Server y Microsoft Systems Management Server).

El objetivo a la hora de firmar este contrato EA era alcanzar la conformidad total en el uso de licencias de software Microsoft, aprovechando las ventajas de estandarización y mantenimiento de precios que les ofrecía éste para las paulatinas adquisiciones que se fueron haciendo a lo largo de la vigencia del contrato.

Y a lo largo de estos años, la compañía fue adquiriendo e instalando las licencias que se iban necesitando anualmente, todo ello sobre las máquinas que ya conformaban su parque y sobre las nuevas que -como en toda empresa- iban renovando sus infraestructuras de TI, o satisfaciendo las necesidades de su crecimiento orgánico como organización, dispersa en diversas ubicaciones.

A pesar de contar con mecanismos de control para la gestión centralizada de sus activos de hardware y software, en los meses previos a la finalización del contrato optaron por contratar los servicios de una empresa especializada en gestión de licencias que les asesorara externamente y les ayudara a aprovechar los beneficios de un contrato próximo a expirar.

- Asesoramiento experto en SAM

Con la ayuda de Insight Technology Solutions, llevaron a cabo una completa auditoría sobre licenciamiento de productos Microsoft. Contaron para ello con la participación de un especialista en proyectos SAM (Software Asset Management) de Insight que colaboró con el departamento de sistemas durante una semana, recabando información sobre el licenciamiento efectuado en la organización hasta la fecha y que afectaba a los PCs en funcionamiento.

Juntos realizaron un completo inventario, revisando toda la documentación relacionada con la adquisición de máquinas nuevas con software preinstalado (OEM), así como las diferentes operaciones de adquisición progresiva de licencias que se fueron llevando a cabo bajo el contrato Enterprise Agreement firmado varios años atrás.

Como resultado de este ejercicio de análisis y de su contraste con los documentos que ya tenía elaborados la propia organización, se preparó un informe para la Dirección de Sistemas en el que quedaron patentes las buenas prácticas llevadas a cabo por la empresa en su gestión del ciclo de vida del software, si bien se encontraron ciertas discrepancias en el licenciamiento de un grupo de ordenadores en los que se había instalado la actualización del sistema operativo Windows adquirido bajo el contrato Enterprise Agreement en máquinas que no contaban con la correspondiente licencia de producto preinstalado (OEM), un requisito indispensable para cumplir con las condiciones del contrato.

Para alcanzar la total conformidad relacionada con ese grupo de PCs, Compass Group compró las licencias OEM de Windows XP que en su momento no fueron adquiridas conjuntamente con los PCs, aprovechando la campaña GGWA (Get Genuine Windows Agreement, Acuerdo de Legalización de Windows original) de Microsoft vigente en el momento de la operación.

Para alcanzar la total conformidad relacionada con ese grupo de PCs, Compass Group compró las licencias OEM de Windows XP que en su momento no fueron adquiridas conjuntamente con los PCs, aprovechando la campaña GGWA (Get Genuine Windows Agreement, Acuerdo de Legalización de Windows original) de Microsoft vigente en el momento de la operación.

- Conformidad al 100%

El objetivo de alcanzar el 100% de conformidad en el uso de licencias de software es una tarea difícil de acometer por cualquier organización de tamaño mediano o grande, y máxime cuando a ello se suma la dispersión de sus centros de trabajo, aunque esté entre las prioridades del Departamento de Sistemas y se hayan tomado las medidas oportunas. Un buen comienzo para ello fue la suscripción en el año 2004 de un contrato como Enterprise Agreement (EA), concebido por Microsoft para facilitar a las empresas la consecución de este reto.

La colaboración de una empresa externa especializada en la gestión de licencias y la aplicación de las mejores prácticas en la Gestión de Activos de Software ha contribuido sin duda a que Compass Group pueda materializar sus objetivos de excelencia en la gestión más allá de la calidad en la restauración, el core de su negocio.

Ahora la compañía tiene un mayor conocimiento sobre cómo se pueden desplegar y mantener las licencias de software adquiridas, en lo referente a los derechos que otorgan los términos del contrato, y dispone de la información necesaria para tomar las mejores decisiones con el fin de mantener la conformidad legal.

- Últimas versiones, y estandarización del parque

Adicionalmente, el Contrato Enterprise Agreement (EA) engloba la cobertura Software Assurance, que entre otros beneficios permite que el cliente actualice su software conforme van apareciendo nuevas versiones de los productos licenciados. Y aprovechando este beneficio, a raíz del informe se animó a la compañía a solicitar sin coste las actualizaciones tanto del sistema operativo cliente Windows como de la suite Office licenciada para actualizar los PCs amparados bajo el acuerdo suscrito, con el fin de instalarlas en el momento en el que la organización lo estimara oportuno.

Mediante la combinación de los beneficios del contrato con los resultados del análisis llevado a cabo en el estudio de Activos de Software, Compass Group dispone de los elementos necesarios para alcanzar y mantener la estandarización de su parque de PCs, lo que sin duda redunda en una mayor simplicidad en las tareas de soporte técnico y de help-desk.

- Cobertura para alinearse con el crecimiento de la empresa

El análisis integral de las necesidades reales de software de cualquier organización no sólo evita las posibles situaciones de licenciamiento por defecto (under-licensing) sino también las que pudieran encontrarse de licenciamiento por exceso (over-licensing), igualmente gravoso para cualquier empresa, independientemente de su tamaño.

Tras los estudios realizados y verificados por la Dirección de Sistemas, antes de la finalización del contrato la compañía pudo asimismo adquirir las licencias necesarias para alinear el crecimiento del parque de PCs estimado para los próximos meses con los planes de expansión y de crecimiento orgánico del negocio, manteniendo el plan de precios y las ventajas del contrato original suscrito en el año 2004.

“La transferencia de conocimientos adquiridos durante el proceso de análisis nos permitirá sin duda mantener este estatus de conformidad con mayor facilidad de cara al futuro”. José Felix Fernández, Director de Informática y Comunicación de Compass Group

“Ahora disponemos de una plataforma unificada y homogénea, lo que nos ahorra muchos recursos de TI gracias a su facilidad de gestión, y capacidad garantizada para migrar a las últimas versiones sin inversiones adicionales” José Felix Fernández, Director de Informática y Comunicación de Compass Group.

- Para más información:

Para más información sobre los productos y servicios de Microsoft, puede contactar con nuestro centro de Atención al Cliente (tel: 902 197 198), o visitar nuestro sitio web: www.microsoft.es

Si desea conocer más detalles sobre las iniciativas de Microsoft en la Gestión de Activos de Software (SAM) visite www.microsoft.es/sam

Para más información sobre los productos y servicios de Insight Technology Solutions puede visitar su sitio web en: es.insight.com Para más información sobre los productos y servicios de COMPASS GROUP puede visitar sus sitios web en www.compass-group.com y www.eurest-colectividades.com