Establecer y seguir buenas políticas y procedimientos para el uso de software y la adquisición de licencias, es una parte importante del proceso de administración de activos de software.

Nota: El tamaño del archivo es de 350KB. El tutorial se visualiza en una nueva ventana. Requiere Flash Player 6.

Es importante que su compañía tenga claro sus políticas y procedimientos. Si usted aún posee esos documentos, ahora es un buen momento para examinarlos y actualizarlos de ser necesario.

A veces departamentos diferentes, sin saberlo, adquieren el mismo programa. La adquisición centralizada de software puede ayudar a que su compañía ahorre dinero haciendo más fácil aprovechar los ahorros del licenciamiento por volumen.

Un sistema centralizado de adquisición puede ayudar a su compañía a:

• Mantener el orden al centralizar todas las licencias y contratos en un solo lugar.
• Reducir costos al adquirir el tipo correcto de licencia.
• Distribuir los recursos eficientemente al relacionar presupuestos para software con los gastos reales.
• Maximizar el valor de su software al reutilizar potencialmente o redistribuir software a otros departamentos*

*Por favor refierase al contrato de términos de uso antes de transferir software.

Su Política de Adquisición de Software puede lograr estas metas al cubrir estas políticas:

• Delegue y documente la responsabilidad y el registro de nuevas adquisiciones de software y mantenga un registro.
• Adquiera software sólo de Resellers reconocidos.
• Siempre conserve la evidencia de la documentación de licenciamiento (CDs originales, COA, Contrato de Licencia del Usuario Final - CLUF -, Manual del Usuario original y recibo de compra) en un solo lugar que sea seguro.
• Monitoree y actualice el inventario de software constantemente para asegurar un correcto licenciamiento.

Abajo encontrará una plantilla descargable para ayudarle a crear la Política de Adquisición de Software de su compañía.

Documentos descargables relacionados: Plantilla de Política de Adquisición de Software

Para asegurarse de que el nuevo software sea agregado al inventario de software de su compañía, establesca una serie de pasos para que los empleados sigan cuando se adquiere un nuevo software.

Estos pasos deben cubrir:

• Registrar la documentación original incluyendo la factura
• Almacenar el paquete original con su contenido
• Actualizar el reporte de inventario de software o la base de datos

El proceso de registro de compra de software es frecuentemente subestimado, pero es la forma más fácil de asegurar que su reporte de inventario de software sea acertado. Ayudará así a prevenir que su compañía compre software que ya tiene.

Documentos descargables relacionados: Lista de Registro de compra de Software

La política de uso de software debe tener en cuenta las normas de su compañía para descargar, instalar y usar programas.

Algunos puntos que debe incluir son:

• Examine los términos y condiciones de cada licencia para asegurar su uso adecuado.
• El proceso de autorización de instalación de software (p.ej asignarle a una persona la instalación de un software o hacer un registro de la instalación).
• Monitorear todas las descargas de Internet.
• Mantenga los términos condiciones en un lugar fácilmente accesible para todos los empleados.

Es importante que todos los empleados reciban la Política de uso de software y entiendan lo que pueden y no pueden hacer con el software y hardware de la compañía. Usted ayudará a mantener sus sistemas libres de virus, reducir el número de llamadas de soporte y mantener su inventario de software actualizado.

Documentos descargables relacionados: Plantilla de Política de uso de Software

Es importante estar preparado para los casos más graves. Un plan de recuperación de software en caso de desastre, contiene los procedimientos que su compañía puede seguir en caso de un desastre.

Su plan de recuperación de software en caso de desastre, debe incluir información de cómo proteger y restaurar sus sistemas y su software. Los tópicos que debe cubrir son:

• Realizar copias de seguridad de su sistema y mantener versiones de estas copias de seguridad por fuera del sitio.
• Almacenar copias de seguridad de los CD del software en una caja fuerte a prueba de fuego y agua o por fuera de su oficina.
• Mantenga toda la documentación de las licencias en una caja fuerte a prueba de fuego y agua o por fuera de su oficina (si necesita que alguna información permanezca dentro de su oficina, haga copias y mantenga los originales por fuera).

Al seguir los procedimientos de recuperación de software luego de un desastre no previsto, usted sabrá exactamente cómo responder si lo impensable pasa. Es un importante paso de seguridad que le será invaluable si la necesidad se presenta.

Documentos descargables relacionados: Plantilla del plan de recuperación de Software en caso de desastre