Un buen programa de Administración de Activos de Software (SAM) brinda mayor eficiencia a todos sus empleados porque a través de esta compra se obtiene el beneficio final de aumentar la conciencia de las necesidades de software de la empresa y los roles de sus proveedores para cubrir dichas necesidades. El Departamento de Compras toma las decisiones económicas esenciales; usualmente no está influenciado por los programas de software más novedosos o recientes, maneja mejor la documentación y los asuntos legales, además de tener las habilidades de regateo y negociación necesarias para tratar eficazmente con los proveedores. Al trabajar en conjunto con los Departamentos de Informática, Administrativos y el equipo de implementación de SAM, el departamento de Compras desempeña un rol integral para establecer el programa SAM.

Un buen programa SAM le permite ahorrar dinero y le otorga mayor eficiencia general al departamento de Compras en diversas formas. Éstas incluyen:

Mejores negociaciones y relaciones con los proveedores por el mayor conocimiento del software y las licencias que se necesitan. Mejores precios por saber exactamente qué software se necesita. Se pueden colocar órdenes al por mayor para el software y las licencias asociadas resultan en enormes ahorros potenciales. Potenciales beneficios fiscales por conocer mejor la depreciación del software. Se reduce la probabilidad de adquirir demasiadas licencias y elevar los costos. SAM ilustra los beneficios de los programas de licenciamiento por volumen; pero también puede comprar licencias por persona o por PC. Reducción en la capacitación para el personal nuevo y los costos incurridos en ello. Mayor agilidad para salir al mercado mediante la funcionalidad del software eficiente y un conocimiento completo de las bases de datos existentes. Mejor actitud y motivación en los empleados debido a los programas de software que funcionan bien y no causan problemas.

Es muy probable que el Departamento de Compras trabaje en conjunto con el Departamento de Informática, el administrativo y el equipo designado para la implementación de SAM, pero existen varias cosas que puede el Departamento de Compras hacer para empezar:

Llamar a sus proveedores y distribuidores para saber qué tipos de documentación tienen y cómo lo pueden ayudar. Empezar una conciliación preliminar para determinar la rentabilidad de comprar licencias al por mayor o individuales. Recopilar su propia información sobre SAM. Puede entrevistar a representantes de negocios, consumidores, distribuidores de software y otros empleados colegas. Quizá también quiera asistir a seminarios y grupos de usuarios; busque la información existente en línea; examine los informes de la industria y encuestas a consumidores.