“Petrobrás suma energía con Windows Vista y 2007 Office system

Con el uso de las nuevas capacidades para la gestión de contenidos que ofrecen Windows Vista y 2007 Office system, Petrobrás Energía de Argentina prevé un incremento en la agilidad para el desarrollo de las tareas cotidianas, cuyo costo de oportunidad es de US$ 1,3 millón al año.

Situación

Petrobras Energía es la filial Argentina de Petróleo Brasileiro S.A. (Petrobras). Desde la Argentina se coordinan actividades en Bolivia, Brasil, Colombia, Ecuador, México, Perú y Venezuela, relacionadas con exploración, producción y transporte de petróleo y gas, comercialización y transporte de hidrocarburos, refinación, petroquímica, generación, y distribución de electricidad. Cuenta con más de 5.000 empleados en la región, de los cuales más de 4.200 corresponden a Argentina. Petróleos Brasileiro inició sus actividades en el mercado internacional hace más de cincuenta años. Actualmente opera 9.800 pozos, 96 plataformas y 16 refinerías para alcanzar una producción diaria de 1.535.000 barriles.

Un pilar fundamental de Petrobras Energía es mantenerse siempre a la vanguardia en innovación, posicionándose como líder en la incorporación de nuevas tecnologías, tanto en aquellas que se refieren a sus actividades principales como a las informáticas y de comunicaciones, herramientas claves que hacen a su desempeño de excelencia. En el actual escenario de negocios, la productividad de los empleados de la compañía es clave: un día improductivo de la corporación equivale potencialmente a un millón de dólares en pérdidas.

La visión de la gerencia de sistemas se traduce en un planeamiento estratégico que permite estar un paso adelante de las necesidades del usuario – los empleados de la organización – brindándoles de manera permanente las herramientas adecuadas para mejorar su contribución a la compañía a medida que cambian los desafíos. Desde el punto de vista del área de IT, se busca optimizar de manera constante las operaciones, a partir de los requerimientos de una estructura con miles de usuarios, distribuidos en múltiples localizaciones, que utilizan más de 400 aplicaciones específicas de su actividad. Otro factor fundamental para Petrobras Energía, es la seguridad, tanto por la competitividad del mercado en el que se desempeña, como por la sensibilidad que implica el negocio energético.

Actualmente, el 90% de los aplicativos de la compañía opera sobre tecnologías Microsoft. Ante la perspectiva de nuevas versiones en el sistema operativo de escritorio y en la suite de productividad, Petrobras Energía comenzó a analizar las características de los nuevos productos y a diseñar la siguiente ola de renovación tecnológica.

Solución

Petrobras Energía decidió comenzar un conjunto de pruebas a fin de evaluar los distintos aspectos que hacen a Windows Vista y 2007 Office System, y a la migración desde el estadío actual. “Comenzamos a interiorizarnos de las posibilidades que nos brindaban estos nuevos productos de Microsoft por nuestra visión de mantenernos siempre a la vanguardia tecnológica. Vimos que Windows Vista y 2007 Office System proponían cambios importantes que podrían ser muy positivos para la compañía y decidimos evaluarlos en entornos reales de trabajo, tanto para usuarios finales como para el equipo de IT”, señaló Gonzalo Mallo, líder de Proyectos de la Gerencia de Tecnología de Petrobras Energía.

Una de las áreas que comenzó a utilizar las nuevas herramientas fue el área de Control de Proyectos y Control de Presupuestos de la Gerencia de Tecnología, en particular el grupo de Investigación y Desarrollo, responsable de llevar adelante proyectos que optimicen la operación de la compañía y a la vez de evaluar y llevar adelante iniciativas surgidas a partir de necesidades o requerimientos de otras áreas de la organización, como por ejemplo las de funciones centralizadas, Exploración y Producción y Estirénicos, entre otras.

“Para hacer el análisis de presupuestos y reportes de la evolución de las inversiones en tecnología informática, manejamos grandes volúmenes de información, provistos en gran medida por nuestro sistema de ERP JD Edwards. Esto nos obliga a trabajar con tablas de Excel de miles de registros originados en múltiples fuentes de información y una gran cantidad de campos, manejando muchas macros o fórmulas, para terminar produciendo sintéticos resúmenes ejecutivos que les permiten a los directores o gerentes de diferentes divisiones a tomar mejores decisiones. En este sentido 2007 Office System es un verdadero integrador de procesos de negocios”, comenta Alejandro Checle, responsable de Control de Presupuestos y Gestión de la Gerencia de Tecnología de Petrobras Energía.

“Con Microsoft Office Excel 2007 disponemos de una herramienta muy versátil que nos facilita enormemente el trabajo. Sus nuevas capacidades de manejo de tablas dinámicas, filtros y visualización de los datos – asociados o no al uso de valores condicionales –como así también el nuevo motor de gráficos que trae incorporado, nos permiten hacer más fácil y más rápido el trabajo, posibilitándonos concentrarnos más en la información que tenemos que analizar y menos en la herramienta. Así tenemos un conocimiento más profundo de la porción del negocio que nos compete”, aseguró Checle.

Con esta mayor capacidad de manejo de los datos, el área de Control de Presupuestos y Gestión de Proyectos puede filtrar y agrupar los pedidos de los clientes internos, organizar los centenares de requerimientos que se generan y paquetizarlos, consolidar los presupuestos por rubros, manejar con mayor facilidad la visualización de registros por número de proyecto, centro de costos, fecha o número de factura, entre muchas otras variables.

“Un detalle importante es que en estas planillas se incorporan también muchas observaciones a través de notas de las personas involucradas. La forma en que Excel 2007 y Windows Vista indexan la información, facilita encontrar estos datos más rápidamente al requerirse una evaluación de algún tema particular; además las propiedades del documento, almacenados en la metadata y la posibilidad de asignarle a los archivos ´tags’ o etiquetas, nos permite visualizarlos en forma agrupada aunque se encuentren almacenados en diferentes servidores o carpetas. El Windows Vista Search tiene una ventaja muy importante sobre la herramienta de Google, y es que permite localizar también archivos distribuidos en la red y lo hace muy rápido. Esto es importante dado que tenemos más de 50 GB de información para consultar y años de información histórica que también es relevante en ciertas circunstancias”, dijo Checle. “Los datos obtenidos tras realizar los análisis necesarios en la planilla de cálculo, sumados a la nuevas posibilidades de generación de gráficos y a las novedades que trae PowerPoint a nivel de diseño y animación, nos permiten generar presentaciones mucho más ricas, con más y mejor información, haciéndolas en menos tiempo y con menos esfuerzo”, agregó el especialista.

La perspectiva de IT

Desde el punto de vista de la Gerencia de Sistemas de Petrobras Energía, la utilización conjunta de Windows Vista y 2007 Office System ofrece múltiples posibilidades para optimizar la infraestructura, agilizando a la compañía y brindándole a los usuarios mayor productividad, al tiempo que reduce los costos de operación del negocio mientras lleva adelante su visión de innovar de manera permanente.

“Hemos visto en los nuevos productos de Microsoft mejoras a nivel de arquitectura tecnológica, seguridad e interfaces que nos permiten lograr ahorros sustanciales y al mismo tiempo darle a los empleados de la compañía herramientas que contribuyen más a su mejor desempeño dentro de la organización”, comentó Alejandro Stanfield, gerente de Tecnología de Petrobras Energía.

Una de las posibilidades que destaca el ejecutivo es “el manejo de perfiles de administración del equipo, lo que permite un alto nivel de versatilidad para darle diferentes grados de autonomía a los usuarios en función de sus necesidades y jerarquía, lo cual mejora su experiencia y reduce sus requerimientos al área de IT”. Estos perfiles se definen en el momento de la instalación y tienen un amplio abanico de variables a considerar.

Un aspecto clave para Petrobras Energía es la seguridad de la información y las comunicaciones. En la compañía se maneja información muy sensible a través de las diferentes áreas y oficinas. “Más allá de algunos virus, no hemos tenido problemas en materia de seguridad y queremos asegurarnos que siga siendo así, aunque las modalidades y tecnologías de ataque sean cada día más sofisticadas. En este sentido las mejoras introducidas por Windows Vista son muy importantes. La integración del antispyware, y el firewall, las posibilidades de manejo de los perfiles de usuario (User Account Control), los mecanismos para control de dispositivos que utilizan los puertos USB y las nuevas herramientas para el manejo de Políticas de Grupo y el acceso a la red y los recursos compartidos (Network Access Protection) son en definitiva soluciones muy consistentes en cuanto a la administración de la seguridad del entorno de trabajo”, señaló Mallo. Por ejemplo, las group policies para usuarios móviles son claves para la reducción de la entrada de virus que podrían afectarlos cuando se conectan en sus hogares, hoteles o en otros sitios utilizando conexiones no protegidas.

Otro aspecto importante que impacta tanto al usuario final como al rendimiento de la infraestructura y al costo total de operación, es el tamaño de los archivos de información que manejan los empleados de la compañía. Ya sea por el manejo de complejas planillas de Excel, que utilizan tablas dinámicas y muchos gráficos, como así también por la compresión que se logra en otros documentos que incluyen gráficos o imágenes (por ejemplo de las áreas de ingeniería o de operaciones), lo cierto es que con 2007 Office System y Windows Vista se logran reducciones de tamaño de hasta el 50% en los archivos. “Globalmente estamos estimando un ahorro del 30% en almacenamiento, lo que equivale a unos US$ 200.000 al año por la arquitectura de NAS usada para file servers”, explicó Mallo.

Por su parte, Checle, dijo respecto a Windows Vista, que “evaluamos los cambios que propone Windows Vista y tratamos de aprovecharlos. Además, son muy interesantes las nuevas posibilidades para el usuario respecto de la seguridad de la información, la capacidad que nos brinda para encriptación de archivos, el manejo de carpetas offline que está muy mejorado, entre muchas otras. En definitiva, son cambios que mejoran notablemente la forma en que llevamos adelante el día a día los ‘trabajadores de la información’”.

Todos los profesionales de IT de Petrobras Energía se entrenaron en el uso de Windows Vista y 2007 Office System utilizando recursos gratuitos disponibles en Internet o actividades de la comunidad tecnológica. “Tuvimos mucho respaldo para iniciar la evaluación de los productos aun en versiones Beta. La documentación técnica provista en Microsoft TechNet, las conferencias que brindaron, la información del TechNet Flash y la predisposición de los especialistas técnicos del proveedor en brindarnos su apoyo fue muy importante y efectiva”, agrega Checle.

Beneficios

Dada la amplitud del terreno donde impactan Windows Vista y 2007 Office System, los beneficios son múltiples tanto para el área de sistemas como para el usuario final. “Globalmente vemos que estas nuevas herramientas nos brindan una mayor productividad; están muy orientadas a que los empleados – cualquiera sea su área de desempeño o su jerarquía dentro de la organización – puedan hacer mejor su trabajo y contribuir así al cumplimiento de los objetivos de la compañía”, reflexionó Stanfield.

Según las proyecciones realizadas por la Gerencia de Sistemas, las nuevas funcionalidades del sistema operativo y su gran integración con 2007 Office System y otros aplicativos, habilitan una mayor agilidad para el desarrollo de las tareas cotidianas, lo cual tiene potencialmente un costo de oportunidad estimado en US$ 1,3 millón al año.

“Con Microsoft Office Excel 2007 tenemos mayor versatilidad y facilidad de manejo de grandes volúmenes de información gracias a la forma en que ahora trabajamos con filtros y tablas dinámicas; en definitiva, disponemos de mejores herramientas para hacer más visible la información que expresan los datos, a través de los cambios que introdujo el producto en cuanto a visualización. Esto nos permite hacer un análisis más productivo y contribuir así mejor al negocio. Por otra parte la interfaz ha evolucionado mucho, lo cual hace que nuestra experiencia como usuarios sea muy satisfactoria; el tiempo que nos requirió acostumbrarnos a los cambios fue realmente muy corto”, analizó Checle.

Desde la perspectiva de la administración de sistemas, las facilidades respecto de la actualización de software o parches es muy importante, como así también las múltiples posibilidades que brinda respecto del mantenimiento y soporte. “Windows Vista tiene los niveles de seguridad más altos de la industria. Su arquitectura nos permite brindar al usuario mayor velocidad y productividad, al tiempo que reduce para nosotros los costos totales de operación. Además, aprovecha mejor el nuevo hardware con menor consumo, ya que está optimizado para esta nueva generación de software. Por último, vemos una fuerte tendencia de los proveedores de aplicaciones orientados a explotar las posibilidades de Windows Vista y 2007 Office System, y adoptarlos es para nosotros una práctica consecuente con la visión de mantenernos a la vanguardia en innovación”, concluyó Mallo.

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