Aprovecha Microsoft Project Server con Excel
 La capacidad de gestionar proyectos es cada vez más requerida por las empresas y las organizaciones de TI. Razones no faltan: las tecnologías ayudan a manejar varios proyectos complejos en forma paralela, obteniendo reportes en base a indicadores de desempeño. Microsoft Project Server 2007, lanzado a principios de este año, es en esencia un repositorio seguro y una plataforma central de colaboración para proyectos generados con Microsoft Project. En esta ocasión nos vamos a ocupar de detallar el procedimiento que permite a un usuario, extraer datos de sus proyectos almacenados en Project Server hacia una planilla de cálculos Excel por medio del Project Web Access. ¿Por qué es importante esta operación? Desde hace tiempo, Microsoft intenta explicar las ventajas de contar con un entorno amigable y conocido para que los empleados de las organizaciones puedan operar y contribuir al éxito de los proyectos. Una empresa probablemente deberá contar con una capacitación, si desea que los empleados utilicen una nueva herramienta de software pero este costo será nulo si los empleados pueden utilizar herramientas que ya conocen y manejan a la perfección. Por este motivo, es importante notar que Project Server permite exportar e importar datos hacia y desde planillas Excel. Ejemplo de exportación Los espacios de trabajo de Project Server poseen múltiples puntos de integración con Excel dado que ésta es una opción muy conveniente para administrar y manipular listas. En primer lugar es necesario que el empleado se conecte al Project Web Access, o sea al acceso web del repositorio de proyectos. Para conectarse va a tener que ingresar sus credenciales de autenticación. Una vez autenticado, el usuario deberá dirigirse a la opción Projects del Quick Launch. Tras seleccionar el proyecto en cuestión, debería encontrar los datos y la hoja de tiempos. Ahora el usuario tiene varias opciones, una de ellas es copiar los datos que aparecen en pantalla, abrir una nueva planilla Excel en el escritorio y pegar los datos copiados en esta planilla. La otra opción es utilizar una característica llamada Export Grid To Excel, que se encuentra debajo de la grilla. Tras utilizar esta opción, se abrirá una nueva ventana con los datos en formato Excel. El usuario podrá entonces seleccionar la opción Save As para almacenar esta planilla. Limitaciones de la exportación En versiones anteriores de Microsoft Office Project Web Access, era posible exportar cualquier dato que aparecía en la grilla hacia Excel. En la versión de Web Access incluida con Project Server 2007, por ahora se pueden exportar los datos más comunes y requeridos, tales como la hoja de tiempos y el centro de tareas. Por otro lado, es importante que la distribución Microsoft Office instalada en las estaciones de trabajo de los usuarios se encuentre actualizada a la versión XP o posterior dado que en caso contrario es posible que la exportación a Excel devuelva errores de ActiveX. Conclusiones El procedimiento para extraer datos hacia Excel desde un proyecto almacenado en Project Server 2007 es muy sencillo y no se requiere ninguna preparación especial para llevarlo a cabo. Los usuarios, en cualquier nivel de la organización podrán aprovechar las ventajas de contar con los datos de sus proyectos dentro de una de las aplicaciones más utilizadas en las empresas, como es el caso de Microsoft Excel. Ya sea para analizar datos fuera de línea o bien para editar los datos y volverlos a importar, la integración con Excel es una ventaja de gran utilidad para los usuarios. Recuerden que Microsoft pone a disposición de los administradores de TI, un blog con consejos y trucos para Project. La dirección es http://blogs.msdn.com/project/ |
