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Grupo Nación implementa InfoPath para sumar lectores

Publicado: 19/01/2007
Grupo Nación implementa InfoPath para sumar lectores

Grupo Nación (www.nacion.com) se dedica al negocio de la prensa escrita en Costa Rica, y es uno de los líderes de su país y también de América Central. Debido a las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, y las necesidades que muestran los lectores, la empresa se encuentra en vías de diversificación y expansión en su región. Es por eso que hoy trabajan en la actualización de su plataforma de TI.

Por su creciente oferta de productos, Grupo Nación, ahora requiere que, además de distribuir, se comercialicen todos los insumos que ofrecen al público. Para lograr esto, la empresa se vio en la necesidad de reemplazar su antiguo sistema de distribución y comercialización.

Como parte del nuevo sistema, la solución Microsoft Office Infopath 2007 permitirá a los diferentes departamentos de la organización integrar los datos necesarios para agilizar el sistema de distribución. De esta manera, se facilitará la administración de del sistema de distribución y comercialización, se automatizarán varios procesos en la distribución y se aumentará la integridad de los datos.

“Por medio de la plataforma de portales y de la tecnología de flujos de trabajo propuestas por Microsoft, lo que se pretende es eliminarle al usuario final los problemas de sincronización existentes a la hora de incluir datos. Esto permitirá que los procesos del negocio fluyan de una manera más rápida”, explicó Juan Carlos Gómez, director de proyecto del Grupo Asesor.

Situación

Atrás quedaron los días en que Grupo Nación se bastaba a si mismo con la distribución de sus periódicos a través de los vendedores en la calle, pues la gama de productos que ahora ofrece requieren que, además de distribuir, se comercialicen todos los insumos que ofrecen al público. Además del renombrado periódico La Nación, la compañía ofrece libros, enciclopedias, diccionarios y revistas.

Al incorporar esta creciente gama de productos, el sistema operativo que tenían anteriormente dejó de ser funcional, particularmente porque, cuando se instaló hace nueve años, se hizo pensado únicamente en la distribución de periódicos.

Debido a la naturaleza del sistema de distribución, este debe integrarse con muchos otros sistemas. Por ejemplo, si se incluye un nuevo agente de ventas, debe recibir una aprobación de crédito, tarifas, privilegios, días máximos de pago, entre otros, tareas que se realizan de forma dispersa en diferentes sistemas y que son realizadas por diferentes personas. Esto provoca que la inclusión de datos sea lenta.

Además, Grupo Nación ha realizado convenios con diferentes fuerzas corporativas para hacer más eficaz el proceso de distribución, como por ejemplo con algunos bancos que permitan, desde sus páginas Web, realizar el pago de suscripciones. Por esta razón, la empresa tiene que estar lista para integrar esos datos con una herramienta poderosa.

Solución

El cambio en la tecnología utilizada por Grupo Nación consistió en implementar varias soluciones Microsoft, entre ellas el Office Infopath 2007, todo esto con el fin de lograr asimilar este tipo de tecnología de automatización de procesos para los desarrollos futuros en el Grupo.

InfoPath 2007 es una nueva aplicación de Office System que ayuda a las organizaciones a estructurar y administrar eficazmente procesos empresariales basados en formularios. Permite crear y trabajar fácilmente con formularios enriquecidos y dinámicos. Combina el entorno de trabajo Office con Forms Services de InfoPath para ofrecer soluciones efectivas de formularios empresariales a organizaciones.

Estos formularios automatizados son importantes para Grupo Nación porque evitan errores en la introducción y el manejo de los datos ya que cuando las diferentes unidades organizativas participantes incluyen los datos necesarios, estos automáticamente se almacenan en los sistemas y repositorios para luego ser integrados en el sistema de distribución.

Además, según explica Luis Martínez, director de Desarrollo de Sistemas del Grupo Nación, es importante tener herramientas automatizadas en el sistema de distribución debido a que muchas de las actividades de la empresa se efectúan en torno a este sistema. “Se desarrollará concretamente un escenario en el cual, vía flujo de trabajo, se puedan articular diferentes acciones que giran alrededor del nuevo sistema de distribución”, explica.

Además, este flujo tendrá asociada una Webpart que tendrá la función de indicar las diferentes acciones que debe realizar un actor del flujo de trabajo (buzón).

Toda esta renovación tecnológica ha provocado que Grupo Nación no solo cambie sus sistemas, sino también su tecnología, razón por la cual se decidieron por Microsoft para poner en marcha su nuevo sistema operativo.

Beneficios

Parte de los beneficios que Grupo Nación disfrutará con la implementación de las nuevas herramientas Microsoft, es que el ingreso de datos se realizará de forma fácil y rápida y que el usuario final contará con información que actualmente no provee el sistema.

“Gracias a la positiva experiencia que teníamos en Grupo Nación con las soluciones Microsoft utilizadas, cuando quisimos expandirnos, ellos seguían siendo nuestra mejor opción, por ser compatibles con las herramientas tecnológicas que teníamos y por permitir la expansión que estamos experimentando”, agrega Martínez.

La organización actualmente cuenta con diferentes áreas, las cuales aportan diversos elementos a la hora de incluir, en el sistema general, un nuevo cliente o un nuevo producto. Al entrar la información en formularios automatizados, InfoPath 2007 “permitirá que todos estos ‘subsistemas’ se intercomuniquen hasta completar el perfil del nuevo elemento incluido”, detalla Luís Guillermo Brenes, analista programador de Grupo Nación.

InfoPath 2007 también permitirá la automatización, por medio de flujos de trabajo, de los procesos más complejos de parametrización que requieren la participación de usuarios de distintas áreas. Además, mediante la actualización de múltiples repositorios, se evitarán errores en el proceso de distribución, mejorando el nivel de servicio que se le brinda al cliente.

Otros beneficios de InfoPath 2007 es que aumenta la integridad de los datos, permite coordinar el trabajo de distintas áreas usuarias y desarrolla la experiencia en la organización para poder automatizar otros flujos de trabajo.

Beneficios

• Automatización de los procesos de parametrización.

• Aumento en la integridad de los datos.

• Coordinación del trabajo de distintas áreas usuarias.

• Desarrollo en la capacitación de la organización para la automatización de flujos de trabajo.



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