 A pesar de que siempre se dijo y se comprobó que las Pequeñas y Medianas Empresas eran uno de los factores más dinámicos de la economía, no es sino en estos últimos años en que las Pymes han cobrado inusual protagonismo. La principal razón es, probablemente, la capacidad de adaptación de una compañía pequeña frente a los desafíos que les propone una crisis, un cambio de reglas de juego, una modificación de las condiciones políticas y económicas. En lo que todo el mundo está de acuerdo, también, es que la mejor manera no sólo de lograr cumplir con este objetivo de subsistencia, sino también de crecer y expandirse, es la incorporación de la Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) a los procesos de negocios. Especialmente en este momento en el que las Pymes tienen un papel fundamental en la exportación de bienes y servicios al Exterior. Según el artículo escrito por Marcela Varela de Latinmanagers, en el sitio de Pymes de Microsoft (http://www.microsoft.com/argentina/Pymes/issues/running/productivity/bgestion.mspx), no sólo de dinero se nutren estas empresas, sino también de una buena administración que cumpla con estas seis funciones: • Planificación, a partir de tener una visión global de la empresa y su entorno. • Organización, para el mejor aprovechamiento de las personas y de los recursos disponibles. • Motivación del personal. • Buena comunicación y ambiente de trabajo propicio. • Cuantificación del progreso con relación a los objetivos. • Representatividad del gerente ante otras organizaciones. Fíjese cuántas de estas funciones son capaces de mejorar y de aumentar la productividad cuando se les incorpora TICs bien elegidas. Primero, la plataforma Partimos de la base que la informatización, esto es, el uso de las PCs, es el primer elemento que debemos considerar en la incorporación de TICs a la empresa. Luego se verá la conveniencia de otros dispositivos como teléfonos celulares o PDAs. Pero lo principal es que estas computadoras tengan una plataforma confiable y segura sobre la cual se instalen y se ejecuten las herramientas de productividad. Asimismo, como la interfase es proporcionada por la plataforma, debe ser amigable, lo más intuitiva posible y que convierta el escritorio de trabajo en una experiencia placentera. Windows Vista Business es la plataforma, el sistema operativo que ha sido diseñado pensando en la pequeña empresa. Posee Aero, la interfase más agradable de todas las que se han diseñado hasta el momento, con funciones innovadoras como el apilamiento de las ventanas, vistas previas dinámicas, pequeños accesorios (widgets) como calendarios, relojes, bloques de mensajes, etc. Posee características de seguridad innovadoras, tales como filtros contra software malicioso y phishing, entre otras. Viene con nuevas herramientas integradas de copia de seguridad y de diagnóstico que pueden avisarle sobre errores de hardware inminentes. Y en cuanto a la autenticación del usuario, las funciones mejoradas de acceso le permiten controlar la actividad de casa usuario del equipo, así como asegurar fácilmente permisos y restricciones. Otras dos características destacables son, por un lado, medios simplificados para buscar, organizar y usar la información y, por el otro, conectividad más fácil y segura no sólo a las redes empresariales sino también a otros dispositivos a través de cable o tecnologías inalámbricas como WiFi o Bluetooth. Después, la productividad El sistema operativo, no está de más repetirlo, es sólo la plataforma. Para que la PC sea verdaderamente útil, necesita las herramientas de productividad que una Pyme requiere. Microsoft Office Small Business 2007 es un completo conjunto de herramientas de productividad y administración de contactos que ofrece la mayor parte de las herramientas que necesita una Pyme. De hecho, a excepción de algunas muy específicas, la mayor parte de las Pymes no necesita mucho más. Office Small Business 2007, viene con la nueva imagen de ribbons (cintas) que muestra los menús, los comandos y las opciones cuando se necesitan. Microsoft Office Outlook 2007 ofrece un correo electrónico más seguro y eficaz, con búsqueda instantánea, codificación de colores, bloqueo de archivos adjuntos no seguros, filtro de correo no deseado y filtro de phishing. Entre las nuevas características de Office Word 2007 se incluyen las funciones de formatos rápidos y un nuevo modo de vista preliminar. Ahora puede reutilizar contenido, aplicar formatos profesionales y obtener una vista previa rápida de los cambios con mayor facilidad. Es muy fácil crear plantillas que se modelen sobre los documentos que habitualmente utiliza la Pyme en cuestión. Pero lo que es más interesante en relación con las Pymes es que en combinación con Business Contact Manager, Outlook permite administrar información de contactos y realizar un seguimiento de las actividades de ventas y marketing desde una ubicación centralizada. Dijimos que las Pymes, en estos últimos años, han logrado un éxito impensado como compañías exportadoras de productos y servicios de toda clase, lo que hace que repentinamente se encuentren en la necesidad de actuar en un ambiente multicultural, donde se hablan distintos idiomas. En un entorno internacional, los requerimientos del lenguaje corporativo son, habitualmente, complejos y es posible que Office deba usarse en otros lenguajes que no son el español; también puede ser que un usuario necesite transitar por distintos idiomas. La nueva arquitectura neutral al lenguaje de Office 2007 ofrece la solución. Todos los elementos neutrales están empaquetados en un solo bloque, mientras que los relacionados con cada idioma, están por separado. La instalación básica es el core más un lenguaje; luego, los demás pueden ir incorporándose a medida que se los necesite. Finalmente, agreguemos una herramienta que, si bien no forma parte de ninguna versión del paquete Microsoft Office, se puede bajar desde el Centro de Descargas de Microsoft: Time Zone Data Update Tool, o sea, la herramienta para actualizar el huso horario en el caso de tener que cambiar la hora de verano, lo que en muchos países es norma y costumbre. Se puede utilizar con cualquier versión de Outlook desde 2000 en adelante. Pero en conjunto con Outlook 2007 y el Business Contact Manager, la Pyme puede llegar a obtener prácticamente todo lo que necesita para sus exportaciones. Hemos hecho un muy rápido repaso de algunas de las herramientas que Microsoft pone a disposición de las pequeñas y medianas empresas, un sector cada vez más dinámico de la economía de Latinoamérica.
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