 El ISSSTE de México, implementó una solución de software basada en Office SharePoint Server 2007, InfoPath 2007, Forms Services, para mejorar el proceso de solicitud, distribución, administración y conservación de requisiciones de servicio. El Instituto de Seguridad y Servicios Sociales para los Trabajadores del Estado (ISSSTE), una entidad dependiente del Gobierno Federal de México, es responsable por proveer tanto a los trabajadores activos como a los retirados del Gobierno Federal, un conjunto de beneficios incluyendo los servicios de seguridad social establecidos por la ley federal. Su misión consiste en contribuir al mejoramiento de los niveles de bienestar integral de los trabajadores al servicio del Estado, pensionados, jubilados y sus familiares derechohabientes, mediante el oportuno y eficiente otorgamiento de los servicios: ya sean médicos, prestaciones económicas, sociales y culturales, así como vivienda, tiendas, farmacias y servicios turísticos. Fue creado el 30 de diciembre de 1959 a través de un decreto de la presidencia de México. Hoy es un organismo descentralizado con administración, personalidad jurídica y patrimonio propio, conformado por los aportes que los trabajadores hacen quincenalmente a través de fondos de pensiones y servicio médico y maternidad. Reto de Negocios El equipo ejecutivo de Tecnología de Información (TI) del ISSSTE tiene la responsabilidad de proveer soporte de clase mundial a los 25.000 usuarios a lo largo de todo el país. Esto incluye el manejo de un gran volumen de requisiciones de servicio diario por parte de los empleados del ISSSTE. Debido a que los pedidos de servicio son manejados en forma manual, y requieren varios pasos para ser procesadas, responder a una orden puede tomar hasta 8 días. Los procesos actuales implican largas filas de papel antes de que los canales adecuados sean notificados y se pueda cerrar la requisición de servicio. En un esfuerzo por mantener y administrar la gran cantidad de requisiciones de servicio manuales y en papel que reciben diariamente en sus oficinas regionales, el personal de TI del ISSSTE necesitaba mantener y administrar la gran cantidad información de manera eficiente. Al mismo tiempo la organización necesitaba encontrar una mejor forma para colaborar en proyectos y compartir la información, ya que los equipos de trabajo necesitaban operar desde locaciones geográficamente dispersas. Adicional a las dificultades que enfrenta el área de TI con respecto a las requisiciones de servicio, los empleados del ISSSTE dedican una cantidad de tiempo extraordinaria en organizar y manejar la información que tienen que compartir entre sus equipos. Solución elegida Como participante del programa de adopción de tecnología Microsoft Office, el ISSSTE planea tomar ventaja de un conjunto de productos a ser liberados en la nueva versión 2007 Office System. En primer lugar, el ISSSTE planea hacer uso de las capacidades de flujo de trabajo que vienen de forma estándar en Office SharePoint Server 2007 para crear un proceso centralizado de administración de requisiciones de servicio. Por medio de InfoPath 2007 Forms Services, una de las nuevas tecnologías de Office SharePoint Server 2007, el ISSSTE planea reemplazar las requisiciones de servicio basadas en papel por formas electrónicas que estén disponibles en el navegador de Internet. Una vez que los empleados completen los detalles necesarios, una orden de trabajo se generará de manera automática y se almacenará dentro del repositorio de documentos de la organización. Los empleados tendrán entonces la capacidad de revisar y buscar fácilmente el estado de su solicitud con sólo acceder al sitio web habilitado con Office SharePoint Server 2007. “La nueva solución de Microsoft Office será una mejora importante en la forma que manejamos nuestros requerimientos de servicio el día de hoy. Asimismo, consideramos que herramientas como Office OneNote 2007 y Office Groove 2007 cambiarán la forma en que nuestros empleados colaboran”, explicó Eduardo Rojas Vega, subdirector General de Tecnologías de Información de ISSSTE. Con la tecnología de Groove 2007, el ISSSTE ofrecerá a sus equipos de trabajo una serie de herramientas para compartir información. Usando los espacios de trabajo de Office Groove 2007, los equipos dispersos a lo largo de diferentes oficinas podrán compartir grandes archivos y proyectos desde una localidad central. Los empleados podrán trabajar juntos en documentos que se localicen en el espacio de trabajo de Office Groove 2007 –aún cuando no estén conectados a Internet– y los cambios al contenido y a la información se publicarán automáticamente a los miembros del equipo en cuanto el empleado regrese a estar en línea. ISSSTE también añadirá Office OneNote 2007 para promover mayor colaboración al permitir a los equipos de trabajo que compartan notas, información e ideas de manera colectiva. Por ejemplo: conforme se discutan proyectos entre diferentes departamentos y comiencen reuniones de trabajo, con Office OneNote 2007 los empleados podrán comenzar a trabajar inmediatamente en sesiones de trabajo compartidas en tiempo real y con ello identificarán acciones requeridas para completarse dentro de un proyecto. Beneficios • Mejorar el servicio a los clientes de TI y la eficiencia del personal a través de la optimización del proceso de administración de requisiciones de servicio. • Promover y mejorar la colaboración en equipos de trabajo y la productividad de los empleados a través de un conjunto de herramientas que permitan la colaboración. • Proveer a los equipos de trabajo dispersos geográficamente con un entorno completo que permita trabajar juntos en proyectos
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