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Claves para administrar proyectos

Publicado: 19/06/2006
Claves para administrar proyectos

Por Javier Vega

MVP Microsoft Dynamic CRM, SQL Server Project Server

En la actualidad, estamos en un mundo que constantemente genera proyectos: lanzamientos nuevos productos, creación de reportes, implementación de sistemas, construcción de edificios, organización de eventos, entre tantos otros.

Podemos definir un proyecto como una labor temporal emprendida para crear un producto o servicio único.

Los proyectos han existido desde inicios de la historia humana, pero la Administración de Proyectos es una disciplina reciente, nacida en los últimos sesenta años.

El general Bernard Schriever es considerado como el padre de la administración de proyectos modernos.

Fue arquitecto de los misiles balísticos (Sistema Polaris) de la Fuerza Área y el Programa Militar Espacial. Desarrolló el concepto de Concurrencia lo cual dio nacimiento a PEP (Programa Evaluation Procedure). Por esta razón es fácil entender que la administración de proyectos tiene una disciplina militar.

A finales de la década del 50, Peter Norden, del laboratorio de investigación de IBM, encontró una relación entre la asignación de recursos a un proyecto de desarrollo e investigación y el tiempo de desarrollo del trabajo que se debe completar.

En 1960, en su seminario de Ingeniería de Presupuesto y Control presentado ante American Management Association, indicó lo siguiente:

1. Es posible relacionar proyectos pasados ó completados a nuevo proyectos para pronosticar costos de proyectos.

2. Existen regularidades en todos los proyectos.

3. Es absolutamente necesario descomponer un proyecto en componentes más pequeños para efectos de pronósticos.

El mundo de los proyectos en la actualidad tiene muchos retos:

Globalización de las empresas.

• Reorganizaciones y fusiones masivas.

• Organizaciones planas.

• Exigencias para resultados más rápidos.

• Ambientes de equipos de trabajo.

• Más proyectos multinacionales.

• Dependencias de tecnologías.

• Alto grado de incertidumbre y riesgos en proyectos.

Beneficios de la Administración de Proyectos para las Empresas:

• Establece claras medidas de éxito en los proyectos (Calidad,Tiempo y Costo)

• Permite a la organización disciplinar sus esfuerzos a los objetivos estratégicos.

• Identifica y selecciona proyectos que estén alineados al Plan Estratégico Empresarial.

• Optimiza el uso de los recursos organizacionales.

• Asegura la salida rápida de productos y servicios al mercado.

• Pone en práctica los planes estratégicos.

La escuela tradicional de Administración de Proyectos (1940-1970):

• Asume que vivimos en un mundo estático y predecible para desarrollar los proyectos.

• Para la toma de decisiones, no considera la satisfacción del cliente.

• Se enfoca en una serie de herramientas fijas para manejar el cronograma, presupuesto y asignación de recursos.

• Se limita al ciclo de vida de proyecto de cuatro fases: Concepto, Planificación, Ejecución y Cierre.

• Limita la imagen y responsabilidad del gerente de proyecto como mero implementador, por ello se asocia a funciones altamente técnicas.

Características del Gerente de Proyectos Tradicional:

• Altamente Técnico.

• Enfocado a Resultados solamente.

• Líder No Visible.

• No es flexible en las decisiones.

• Con conocimiento de la materia.

• Perseverante.

• Altamente organizado y disciplinario.

• Con alto grado de compromiso.

• Con valores e integridad.

La Escuela Moderna de Administración de Proyectos (1980-Presente):

• Asume que vivimos en mundo caótico y no predicible para desarrollar los proyectos.

• Para toma de decisiones, considera la opinión y satisfacción del cliente.

• Explora nuevas herramientas para administrar los proyectos como son administración de contratos, finanzas, análisis de riesgos, negociación, manejo de cambios, etc.

• El ciclo de vida de los proyectos incluye dos fases adicionales: Mantenimiento y Operación.

• Redefine el rol del gerente de proyecto como líder.

Por eso, el gerente de proyectos actual:

• Es un líder visible.

• Con conocimiento de la materia.

• Perseverante.

• Altamente organizado.

• Con alto grado de compromiso.

• Es parte del equipo y se preocupa por su gente.

• Flexible y tolerante.

• Habilidad para comunicarse efectivamente.

• Con valores e integridad.

• Humano.

En este contexto, los roles del gerente de proyecto:

• Planificador.

• Integrador.

• Comunicador.

• Disciplinario.

• Mentor / coach.

El principal valor de la administración de proyectos en los negocios es su capacidad para implementar los planes.

En otras palabras, ¡es hacer realidad los planes!

El futuro de la profesión de administración de proyectos:

• La administración de proyectos será una competencia requerida en todas las organizaciones.

• Se incrementara el uso de herramientas de proyectos en las organizaciones.

• Se abrirán mas programas de administración de Proyectos en universidades.

• Los proyectos millonarios del sector privado requerirán que todos los gerentes de proyectos estén certificados.

• Se desarrollaran nuevas teorías de administración en base a liderazgo para poder afrontar los proyectos.

• Habrá mayor cantidad de oportunidades de trabajo y de negocios en materia de administración de proyectos.

Para los administradores de proyectos es muy importante el uso de herramientas que les permitan implementar esta metodología y/o técnicas.

Pienso que herramientas ya desarrolladas como Microsoft Project Professional, permiten administrar proyectos y en ambientes corporativos es interesante cómo puede ser usada en combinación con Project Server. Al poder publicar proyectos en este servidor, se genera la oportunidad de dar acceso vía Web a todos los recursos que participan en dichos proyectos, o que están implicados en él.

Algunos tips para los que utilizan Project Professional como herramienta para administrar proyectos.

Algo muy importante que debemos recordar es que al momento de crear un plan de trabajo deben estar claro en que deben configurar cosas como:

• Modificar el calendario o crear uno nuevo para el proyecto.

• Definir calendarios para recursos que estén alineados con el calendario de empresa.

• Establecer las relaciones o vínculos entre las tareas.

• Asignar los recursos a tareas.

Es muy importante que antes de iniciar la administración de un proyecto, se guarde la línea base del proyecto para poder dar un seguimiento a las actividades.

Aunque no existe realmente una guía de cómo administrar proyectos, a través de estas herramientas podrá llevar a cabo el control de proyectos.



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