Luis Du Solier G: Debemos formar una cultura de trabajo colaborativo
 Aunque a veces se encuentran opacadas por aplicaciones de mayor popularidad, las herramientas de colaboración ayudan a agilizar muchas actividades empresarias. Y con el auge de los grupos de trabajo orientados a proyectos, aplicativos como SharePoint Portal Server y Windows SharePoint Services adquieren mayor importancia para los profesionales de TI de empresas y organizaciones. El MVP de México Luis Du Solier Grinda, que desarrolla su trabajo en el IPADE (Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresas), analiza qué sucede con el trabajo colaborativo en Latinoamérica, y comenta, en base a su propia experiencia, cuáles son los desafíos a vencer para implementar estas soluciones. Como MVP de SharePoint, ¿cuales son las funcionalidades de este producto que pueden ayudar a un IT Pro en su tarea diaria? Las tecnologías de colaboración de Microsoft se dividen básicamente en dos: Microsoft Office SharePoint Portal Server (SPS) y Windows SharePoint Services (WSS) actualmente la versión 2003 y 2.0 respectivamente. Ahora bien, SPS está orientado a la creación de un portal corporativo privado, digamos, una Intranet para la organización, pero éste con varias cuestiones interesantes: por ejemplo, el manejo de audiencias. Esto consiste en la publicación y visualización de contenido según el perfil del usuario, la posibilidad de contar con distintas áreas por departamento a nivel Intranet y otras capacidades más. El otro producto, WSS, provee un ambiente de interacción entre personas, procesos e información. Por dar un ejemplo, podría hacerse un sitio de colaboración para un departamento en específico de la empresa (o varios más), enfocado a un proyecto, o incluso para seguimiento de alguna junta o reunión. A través de éstos, los miembros del grupo de trabajo pueden compartir su información y pueden acceder a ella con conocimiento que estará siempre disponible. En este mismo entorno de comunicación, no sólo contamos con los archivos necesarios sino que podemos hacer varias actividades más que nos pueden apoyar en el trabajo operativo diario. Algunas de éstas podrían ser: aprobación en la publicación de documentos, discutir sobre temas al respecto, llevar un record o histórico de tareas, pendientes, actividades por realizar, estatus, e incluso estar enterados de lo que sucede en ese sitio, sin necesidad de tener que ingresar. Ahora, esto es en cuanto al punto te vista del usuario final, pero no sólo eso, sino que también está diseñado para ayudar realmente en cuestiones de administración del mismo, no únicamente operativas, como manejo de cuotas o restricción de permisos. Está diseñado de tal forma que la gente de Sistemas pueda delegar a ciertos usuarios clave privilegios de administración, con los cuáles una persona podrá realizar actividades sin necesidad de necesitar del personal técnico, lo cuál permite un flujo de trabajo mucho más sencillo y eficiente para todos. Estas herramientas de colaboración se integran con la Suite de Office System 2003, permitiendo generar información desde cualquier aplicación de la suite para publicarlo en un sitio personal de colaboración, contando ahí mismo desde el aplicativo, con funciones propias de los sitios web. Por ejemplo, podría generar un documento en Word, guardarlo en el repositorio correspondiente de mi sitio de colaboración y mientras edito el documento, puedo chatear con otros miembros del equipo de trabajo, comentando acerca de la información del documento, actualizar cambios que otras personas hayan hecho al mismo documento desde sus máquinas o revisar otros documentos del sitio, entre otras acciones. ¿Crees que existe una cultura de trabajo colaborativo en Latinoamérica? Pues mira, no creo que exista como tal aún, lo interesante es que tenemos todavía mucho por recorrer y mejorar ya sea como empleados de una empresa, siguiendo procesos de negocio, y también en nuestra propia forma de trabajar. Es claro que hay mucho que hacer para mejorar la manera de cómo trabajamos en equipo y como compartimos la información con la que trabajamos día con día. La “cultura laboral” es un punto clave en este proceso. Hoy en día no trabajamos realmente en un ambiente de colaboración. Existen muchas metodologías que establecen guías y apoyo para ello, pero depende de las personas seguirlos e implementarlos. Lo importante por un lado es dejar clara la necesidad de establecer estas políticas y normas de trabajo, y proporcionar los medios para que este cambio se de, mientras que por otro lado, también es importante una infraestructura que apoyo y respalde la estrategia a seguir. Por lo tanto, el concepto de herramienta de colaboración que presenta Microsoft para lograrlo es uno de los pasos necesarios para llegar a la meta, falta trabajar mucho en la otra parte, que son las personas. Ahora también hay muchas mejoras en muchos aspectos, como el establecimiento de mejores prácticas que implementan las empresas para tratar de generar un ambiente adecuado de adaptación al cambio, aunque hay diferencias entre los países. ¿Cuales son los temas del mundo colaborativo que deberían interesar a un IT Pro? Es claro que se trata de compartir información. Se dice que “La información es poder”, por lo tanto como todo IT Pro busca hacerlo, compartiendo información, que generará conocimiento se obtendrá un beneficio que permite ganar a todas als partes involucradas en el proceso, redituable a la comunidad como profesionales y como personas. Por la parte tecnológica claro: la comunicación y conectividad son temas sumamente ligados, pues como lo dice la palabra en sí, tiene relación con todas las demás aplicaciones o sistemas que son necesarios para llevar a cabo la interacción entre dos o más personas. Con esto me refiero, desde el propio sistema operativo, manejo de servidores Web, bases de datos, performance y seguridad. ¿Cuáles son los mitos que debes derribar antes de explicar como se puede trabajar con esta aplicación? Bueno, podría comentar algunos puntos a tomar en consideración por la experiencia que he tenido. En primer lugar, trabajar con el miedo al cambio. Aunque sigan usando las herramientas de Office, nuevas herramientas implican siempre una nueva apariencia de entorno de trabajo. Por otra parte, es necesario motivar, enseñar la necesidad, apoyar y promover el compartir información. Hay un documento interesante en este sentido de una investigación de GartnerGroup del año 2002 llamado “The Knowledge Worker Investment Paradox”, donde hablan de tres puntos principales. El primero, que los empleados obtienen desde la mitad al 75 por ciento de la información relevante, directamente de sus mismos compañeros de trabajo. En segundo término, que más del 80 por ciento de los datos de una empresa residen en los discos duros de los empleados y en archivos personales. Por último, y muy importante, es que los individuos tienen la clave del conocimiento de la empresa y esta se pierde cuando la dejan. Por lo tanto es claro que hay que hay mucho por hacer para poder contar con un ambiente de colaboración real, y tanto las empresas como las personas tienen que trabajar en conjunto para lograrlo. ¿Se trata de una solución útil para todo rango de compañías o sólo para grandes empresas? SharePoint tiene la capacidad de poder ofrecer un ambiente de colaboración para cualquier esquema de empresa, esto es lo que la hace atractiva. Tanto una micro, pequeña mediana o gran empresa pueden implementar dicha tecnología. Claro está que cada una de éstas tendrá su arquitectura definida a sus necesidades o requerimientos particulares. Y no sólo eso sino que tiene la capacidad de ser modular y escalable. Esto es, la arquitectura de la implementación se organiza por componentes con funcionalidad en específico que distribuye la carga de trabajo, y por otro lado provee la capacidad de escalamiento de una forma muy robusta y estructurada lo cuál facilita mucho a la gente que administra los recursos. ¿Cómo interactúa con las herramientas de Office? La interacción con las distintas aplicaciones de Microsoft Office 2003 es total. Se puede trabajar también con Microsoft Office XP y 2000 pero no se logra toda la funcionalidad que provee la versión 2003. (Hay un documento de Microsoft que especifica el nivel de integración de cada versión). Pero por mencionar algunos ejemplos: Por medio de Outlook 2003 podemos enviar un meeting a varias personas, y al momento de enviarlo y adjuntar un documento como los objetivos de la reunión. Outlook nos presenta la posibilidad de crear un sitio de colaboración para trabajar posteriormente en el, asignando tareas, seguimiento de actividades y otros documentos, entre otras cosas. Al momento que a los invitados les llega el correo les aparecerá una liga en el cuerpo del mismo para poder acceder a este. Automáticamente serán agregados los invitados al grupo para trabajar. Lo interesante de este ejemplo es que el documento que se envía con el meeting de invitación a los demás, está conectado al documento original que se almacenó en el sitio creado. Por lo cual, si los demás invitados al momento de recibir la invitación de correo, editan o trabajan con el documento, no son archivos aislados, sino que están relacionados con el que se subió al sitio, y todos pueden sincronizar y actualizar cambios de otros. El sitio maneja versiones de cada cambio. Podemos también subir documentos de Word, o crear sitios a partir de ellos, y subir más documentos incluso no necesariamente generados por la suite de Microsoft Office, con la posibilidad de poder consultar otro tipo de información del sitio sin necesidad de acceder a la web a consultarlo, sino desde el propio Word, revisar otros documentos del sitio, consultar otras personas (que pertenezcan a dicho sitio) o revisar tareas. Podemos publicar archivos de Excel y editarlos en la vista de Excel que provee el propio sitio, actualizando y sincronizando con la planilla que se encuentre en la máquina del usuario. Podemos también crear sitios de seguimiento de juntas (Meeting Workspaces) que son especiales para llevar todo lo necesario de una junta, como tareas, estatus, objetivos o decisiones. Podemos también utilizar un sitio de colaboración para compartir información de una base de datos de por ejemplo Access o estar conectados por una lista web a una tabla de Access que se encuentre en otro lado, y no sólo esto sino que también se puede publicar en un sitio de colaboración, todo tipo de información que se encuentre en una fuente de datos, no necesariamente de Microsoft. ¿Ayuda a realizar mejor las tareas de Business Intelligence? La idea de proveer a un conjunto de personas que trabajan en un proyecto, un mismo ambiente de trabajo, donde poder encontrar la información que necesiten, de forma segura y disponible, plantea también la idea de tener un Tablero de Control donde el usuario pueda tener todos mis indicadores acerca de cómo va el estatus del proyecto, como apoyo en la toma de decisiones. De hecho hay un producto de Microsoft también que se enfoca a esto y está pensado también para interactuar con SharePoint acerca de Balanced ScoreCard, en esta página pueden encontrar información al respecto: http://office.microsoft.com/en-us/FX012225041033.aspx (Microsoft Office Business ScoreCard Manager 2005). ¿Es una herramienta de fácil aprendizaje? Por supuesto, es muy intuitiva y agradable a la vista del usuario por el diseño innovador que maneja. Incluso mucho de el uso e interacción de complementa con la Suite de Microsoft Office 2003. Microsoft está trabajando en la siguiente versión que trae muchas mejoras de funcionalidad y del diseño también, han dicho que se llamará Microsoft SharePoint Server 2007, también con Windows SharePoint Services, está programada su liberación para el próximo año. ¿Un webcast puede ayudar a comprender cómo se puede usar esta herramienta? Claro que sí, especialmente para este producto es muy importante verlo en funcionamiento, pues así nos damos cuenta de cómo es que podría ayudarnos en el trabajo diario a cada uno de nosotros. Estamos trabajando en generar más documentación en español bastante completa y en un par de meses, programaremos una serie de webcasts para las comunidades de habla hispana. |
