Enterprise Project Management: alinear proyectos con estrategias de negocios
 Una solución para la administración de proyectos empresariales (o su sigla EPM, Enterprise Project Management) permite a cualquier organización que logre implementarla con éxito alinear sus objetivos económicos, de trabajo, administrativos y hasta personales con los de toda la empresa en la toma de decisiones, y nos ayuda a “cumplir o exceder” las necesidades y expectativas de nuestro cliente, se esté pensando en un contratista o en nuestra propia empresa. Antes de nada quisiera establecer algunas definiciones. Según el PMBok (Project Management Body of Knowledge), “un proyecto es un emprendimiento temporario para crear un producto o servicio único”. Y resalto el carácter de único porque todos sabemos que cada proyecto es muy distinto de otro, aunque sean de la misma categoría. Para ejemplificar este punto, no es difícil notar que dos implementaciones del mismo software, con el mismo hardware, con los mismos requerimientos en dos empresas distintas, nunca se pueden replicar uno con otro (si no, para qué necesitaríamos a los consultores, ¿no?). Y esto ocurre debido a que cada negocio es por definición distinto, con diferentes dueños, objetivos y, claro está, diferentes estrategias de negocio. Este paso previo mal realizado es el que lleva, sin dudas, a un total “fracaso” de nuestro proyecto. Veamos algunos datos del IDC Group: el 84 por ciento de las empresas no puede ajustar y alinear sus presupuestos con las necesidades comerciales más de una o dos veces al año; el 80 por ciento no realiza Business Cases previos para ninguno de sus proyectos de informática; el 90 por ciento toma mediciones de los proyectos únicamente a nivel financiero, y todo esto da como resultado que sólo en Latinoamérica el 66 por ciento de los proyectos de tecnología fracasa, rebasa el presupuesto o no cumple con los plazos originales. Y todas estas empresas tienen algo en común: no contaban con una solución de EPM implementada y se vieron impactadas en los negocios con menor rentabilidad, con la incapacidad de fondear proyectos nuevos y, especialmente (y la más grave, según mi punto de vista), con una baja satisfacción de los clientes. Bien, vamos a coincidir en que este último punto es el más crítico, porque hay momentos en que parece que nada puede satisfacer plenamente a nuestro cliente y creemos que es imposible lograr que deposite su confianza en los proyectos que manejamos, siempre buscando el menor defecto y reclamando actualizaciones constantes para controlar que no nos desviemos del camino. Pero ¿por qué este escepticismo? Bueno, los clientes se comportan así, de la misma manera que nosotros lo hacemos cada vez que una simpática telemarketer nos llama para ofrecernos un tiempo compartido; es que ya se han quemado con la leche, muchos se han cansado de participar de proyectos que han terminado mal, ya han sentido el fracaso de cerca. Para evitar esto, me voy a permitir recomendarle lo siguiente: si le han encomendado la tarea de liderar un proyecto, usted debe seleccionar, utilizar y hacer cumplir un método disciplinado para llevar a cabo sus compromisos. Para ello le aconsejo que realice una simple lista de procesos bien definidos, formalizados y que debe implementar:
De esta lista me voy a detener en el punto que creo fundamental y al que siempre le asignamos menos tiempo del que deberíamos: la prevención de riesgos. Preguntémonos: ¿por qué nos dedicamos a gestionar proyectos? Esencialmente, para manejar el riesgo. Si el riesgo no fuera una variable por considerar, ¿para qué hacer proyectos y anteproyectos? El problema es que hoy en día muchas empresas (sobre todo las empresas de soluciones informáticas y los departamentos de tecnología) tienen la premisa de que todo saldrá bien porque poseen un grupo de jóvenes superinteligentes, cuando a menudo es nuestro propio Dream Team el que nos sorprende con los inconvenientes más obvios. Que el CD no arrancó, que no me quedó claro el relevamiento, que ese cable no llegó a tiempo, que el Service Pack no funcionó y… lo invito a recordar todas aquellas “anécdotas” que en su momento le hicieron transpirar. Sin embargo, podemos predecir la mayoría de esos problemas y salvar a nuestro proyecto de innecesarias demoras con sólo formularnos algunas simples preguntas: ¿qué puede salir mal?, ¿cuál será el impacto si sale mal? Y ¿cuál sería la mejor contingencia para esos inconvenientes? Y no olvidemos nunca de hacer nuestros planes B, C y D. Luego de asegurarnos de que nuestra empresa en su conjunto acepta y va a adoptar esta metodología de trabajo, tengamos en cuenta cuáles son los objetivos principales por buscar para lograr proyectos exitosos:
Por último, el consejo más importante: ¡infórmese y capacítese! Es fundamental que esté plenamente seguro de los pasos por seguir, luego busque los casos de éxito en su mercado para conocer logros y fracasos entre sus pares, y estudie herramientas como Microsoft EPM para conocer cómo pueden ayudarlo en este proceso. Además, recuerde que el momento preciso para comenzar a adoptar una estrategia de EPM es mañana mismo. Si acepta este desafío, no sólo logrará tener proyectos exitosos, sino que además dará un gran paso hacia una empresa orientada a la innovación continua. Más información http://www.microsoft.com/latam/office/project/prodinfo/epm/overview.mspx Alejandro Jardel Gerente Comercial División Consultoría BS - Buffa Sistemas |
