 Laboratorios Roemmers implementó el sistema ERP Axapta, perteneciente al grupo de soluciones Microsoft Dynamics, para optimizar la administración de sus recursos empresariales. Situación de negocios Laboratorios Roemmers de Uruguay implementó el sistema ERP Axapta, perteneciente al grupo de soluciones Microsoft Dynamics, para optimizar la administración de sus recursos empresariales. A través de este consorcio estratégico, comenzó a expandir sus horizontes e incrementar notablemente el negocio de exportación, que hoy representa casi el 80 por ciento del volumen producido en las dos plantas que la empresa posee en el país. Hoy, como en el año 2003, cuando la alianza Mega Pharma fuera caso de éxito en Latinoamérica por haber adoptado la plataforma Microsoft como infraestructura informática y herramientas de escritorio, se ha dado un nuevo paso implantando Microsoft Axapta en Laboratorios Roemmers del Uruguay. Desde la Alianza Mega Pharma se buscó un sistema ERP para ofrecer a las distintas compañías integrantes del acuerdo estratégico, que les permitiera gestionar de manera flexible sus operaciones. Roemmers Uruguay fue la primera empresa en migrar a Microsoft Axapta. Anteriormente, la empresa utilizaba SAP para gestionar sus recursos empresariales, pero sus objetivos cambiaron a partir de unirse a la alianza de laboratorios. “Buscábamos reducir costos, no solo del producto en sí, sino de toda su operación en general. Cada nuevo reporte requerido o desarrollo de nuevas funcionalidades era complejo y costoso; debíamos reducirlo significativamente en el nuevo escenario”, señala Darío Noguera, gerente de TI Mega Pharma. En un escenario de caídas en las ventas y la rentabilidad por la crisis económica de la región, este era un factor relevante. “Además, queríamos prepararnos para los desafíos de crecimiento que enfrentaría la compañía, en un contexto de negocios muy dinámico”, agrega Jorge Tomasi, gerente General de Roemmers Uruguay. En ese entonces Microsoft ingresaba fuertemente al mercado de ERP y ofrecía al mercado diversas soluciones alineadas con la estrategia tecnológica de toda la plataforma, basada en Windows Server System y .NET. Solución elegida En el marco de la elección de Microsoft como proveedor tecnológico, Laboratorios Roemmers del Uruguay identificó a la solución Axapta de Microsoft Dynamics (antes denominada Business Solutions), como la herramienta que le permitiría cumplir con los objetivos planteados. “Decidimos reemplazar el sistema SAP por Axapta, ya que observamos diversos beneficios, tanto a nivel funcional, tecnológico y de costo total de propiedad”, señala Noguera. Axapta es una solución integral de gestión (ERP), multilenguaje y multimoneda, orientada a cubrir las necesidades del manejo de información en las áreas financiera, comercial, logística, recursos humanos, producción, de relacionamiento con clientes, gerencial, gestión de proyectos e inteligencia de negocios. Específicamente, las empresas manufactureras encuentran en esta solución una herramienta para reducir al máximo el costo total de operación de la compañía en general. “Con esto minimizamos de manera contundente los costos de consultoría, soporte y mantenimiento, al tiempo que cubrimos todas las áreas de nuestra organización, gracias a la fácil personalización y liviana verticalización proporcionada por Axapta. En resumen, todo esto contribuye a lograr un rápido retorno de inversión”, explica Gustavo Noceda, gerente de Sistemas de Laboratorios Roemmers de Uruguay. Hoy en día todo el proceso comercial (desde el ingreso de las ventas al despacho de los productos, pasando por control de inventarios), y el proceso productivo, están soportados por Axapta. En éste último, la planificación de la producción no solo impacta en las propias operaciones de la compañía sino que se utiliza también para organizar, por ejemplo, los pedidos a los proveedores de envases. Con la ayuda de Columbus IT Partner Andino S.A. en el proceso de implementación, el 2 de enero de 2006 y entró en producción Axapta. “A dos días de haber sido puesto en producción ya estaba generando facturas, recibos y órdenes de producción por toda la compañía”, agrega. Se logró exhibir una puesta en marcha muy liviana, que da al personal la tranquilidad de contar con un software ágil, que acompaña el ritmo actual de los negocios. Su integración con Windows Server y XP, Exchange Server y Microsoft Office, ofrece a los usuarios la comodidad de una interfaz conocida, lo cual aumenta la productividad y reduce los costos de entrenamiento, al tiempo que facilita la administración desde el área de sistemas de toda la plataforma. Concretamente se implementó el modulo financiero de Axapta, banca electrónica, automatización de acuerdos comerciales de abastecimiento, logística, producción, planeamiento, recursos, control de piso de planta, gestión de datos, recursos humanos, balanced scorecard, gestión de proyectos, cuentas corporativas, dominios, seguridad, business analysis y seguimiento de registros en base de datos. “Vimos en el producto una filosofía muy interesante, una metodología de programación muy productiva y un planteo tecnológico de avanzada. Y, por encima de todo, nos respaldamos en la confianza que nos brinda Microsoft como proveedor de la solución que llevaremos a toda la organización”, amplía Noguera. Sobre la base de Axapta, se hicieron tres desarrollos específicos, muy importantes para la compañía, en los que se invirtieron 20.000 horas de desarrollo y ajustes. Uno de estos proyectos, llamado Presupuesto Integral, permite ingresar las ventas (con unidades, precios, etc) para luego crear un MRP que permita establecer no solo las horas de recursos necesarios, sino también la necesidad de materias primas a comprar. A partir de eso, se crean presupuestos de compra con detalle de artículos, definiendo si se realizan en el país o en el exterior (en cuyo caso se calculan también los gastos de importación). Además, cada departamento de la compañía ingresa los gastos estimados con detalle por concepto, fechas, periodicidad, ajustes por diferencia en cambio (para operaciones en moneda extranjera) o por inflación (en moneda local). Una vez que se tiene todo esto se crea un presupuesto contable que empata con el estándar de Axapta y en base al cual se sacan todos los reportes del caso. Otra aplicación desarrollada, permite realizar el manejo y calculo de Costo Estándar y de Reposición. Roemmers Uruguay calcula el costo estándar de los productos al final del año y el costo de reposición de los productos cada mes. Esto se lleva en paralelo al costeo normal del sistema y una vez se obtiene el nuevo costo se realizan ajustes al disponible, ordenes de producción, etc. Esta aplicación resulta ser indispensable para la empresa, pues de esta manera controla los costos reales de los productos y su rentabilidad. Por último, se creó una aplicación de Control de Calidad que permite la creación y manejo de planes de inspección, cada uno con su definición específica de ensayos cualitativos o cuantitativos y manejo de bodegas de cuarentena, con múltiples indicadores de control y mecanismos de informe. Por otra parte, permite el tomar decisiones con seguridad respecto del empleo de los productos, mediante autorizaciones validadas por usuarios con los permisos correspondientes, llevar históricos completos de todas las pruebas, ensayos y aprobaciones dadas por cada usuario para fácil auditoria y trazabilidad, manejo de calificaciones de proveedores de acuerdo al resultado de las prueba de calidad de la materia prima del mismo, y por último, posibilita la generación de certificados relacionados con el proceso de calidad de la empresa. “En definitiva, contamos con una plataforma completa y flexible para la gestión y operación del negocio, tecnológicamente superior y con una ecuación costo beneficio mucho más eficiente”, agrega Noguera. Por su parte, Peter Chalem, gerente Consultoría y Tecnología de Columbus IT, señala que “como herramienta de desarrollo Axapta tiene la mejor tecnología comparada con cualquier otro ERP. Los desarrollos que hicimos en Axapta, hubieran demorado tres veces más (o más) si hubiésemos utilizado cualquier otra herramienta”. La arquitectura completa sobre la que se montó el producto está conformada por servidores HP corriendo Windows Server 2003 y SQL Server 2000. Beneficios obtenidos La utilización de Axapta en Laboratorios Roemmers se reflejó en la posibilidad de adoptar las mejores prácticas de negocio en una operación optimizada. “Ahora contamos con mucha más información de la que teníamos antes. Tenemos un conocimiento de la situación de la empresa en tiempo real, en cada sección o área de trabajo, lo que facilita y fundamenta la rápida toma de mejores decisiones”, dice Jorge Tomasi, gerente General de la compañía. Además del ahorro en tiempo en llevar adelante los procesos y obtener reportes, se redujo significativamente el costo de mantenimiento de hardware y de licenciamiento de software. “Los ahorros rondan el 70 por ciento. Un beneficio adicional –señala Gustavo Noceda, gerente de TI Laboratorios Roemmers de Uruguay– es que la implementación de Axapta nos llevó a estandarizar procesos, en diversas áreas de la compañía, lo que mejora notablemente nuestra eficiencia operacional. En definitiva, estamos mejor preparados para hacer frente a un crecimiento en las ventas como el que se está registrando y proyectamos para los próximos años.” Por su parte, Darío Noguera aseguró: “Nos sentimos orgullosos por este logro; Microsoft Axapta en Roemmers Uruguay es la primera instalación exitosa de Axapta para toda la industria farmacéutica en América, lo que sin dudas marca el comienzo de un nuevo horizonte en el mercado de ERP. Teniendo en cuenta las ventajas que ofrece Microsoft Axapta, es de esperar que las compañías integrantes de la alianza estratégica Mega Pharma adopten esta solución”. El caso en números Laboratorios Roemmers Uruguay Usuarios de Axapta: 200 Empleados en Uruguay: 330 Facturación anual: US$ 38,5 millones Producción mensual: 3,3 millones de unidades Situación | • | Necesidad de reducir costos e incrementar la flexibilidad del sistema de gestión para adaptarse a las necesidades del negocio | | • | Perspectiva de integración de diversos sistemas y plataformas en las distintas empresas del Alianza Solución | | • | Migración desde SAP a Microsoft Axapta. |
Beneficios obtenidos | • | Reducción de 70 por ciento en costos de mantenimiento de hardware y software | | • | Flexibilidad en la adaptación del sistema según las necesidades del negocio | | • | Reporte en tiempo real de la Información |
Tecnología utilizada | • | Microsoft Axaptae | | • | Windows Server 2003 | | • | Microsoft SQL Server 2000 |
Socio de Negocios Columbus IT Partner Andino S.A. Solución de Gestión Integral
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