 Altec México implementó EPM (Enterprise Project Management) junto con Project Server 2003 para organizar sus proyectos y atender al Banco Santander Central Hispano (BSCH) en México, Puerto Rico, Colombia, Chile y Venezuela. Con esta herramienta piensa expandir su negocio a toda la región de Latinoamérica. Su negocio principal es el insourcing de IT del Grupo BSCH. Hace dos años se separó de la empresa madre y ahora se encarga de proveer todos los servicios de operación, procesamiento de datos y desarrollo de aplicaciones para el Banco Grupo Santander en varios países de Latinoamérica. “La creación de Altec México a principios de 2004, responde básicamente a los principios de la estrategia global de Grupo Santander, cuyo fin consiste en proporcionar servicios de tecnología más eficientes y de mejor calidad a los bancos del Grupo Santander en América Latina, a través de un empresa especializada”, explicó Rafael Barbudo Sepúlveda, director del área de TI de Altec México. Situación Altec México buscaba la implementación efectiva de una Oficina de Proyectos en sus distintas Subdirecciones, apoyándose de procedimientos desarrollados a conciencia para una óptima gestión operativa y táctica. Ya existía una alta de control en el reporte de las horas de los recursos, y el control básico en la planificación de los proyectos, pero no contaban con las prácticas necesarias para documentar claramente que se iba a hacer en cada proyecto, ni para asignar a los equipos de trabajo, lo que hacía mucho más complejo el proceso, no había un seguimiento específico de proyectos y la información era más intuitiva que cuantitativa. A falta de herramientas necesarias que facilitarán dicho proceso, el seguimiento de cada uno de los proyectos se realizaba y se visualizaba de manera aislada, lo que hacía más difícil la administración de los recursos (tanto económicos como financieros y humanos) que participaban en más de un proyecto. La información para la toma de decisiones, en lo referente a los avances y retrasos de cada uno de los proyectos, estaba poco disponible. Eso incrementaba el riesgo ya que la empresa no contaba con una visión amplia del negocio y una administración centralizada. Todo esto ocasionaba falta en el control de tiempos, pues antes de la implementación de Enterprise Project Management, Altec México contaba con una herramienta para hacer el reporte de tiempo de los recursos humanos (OPX2 Planisware), pero ofrecía poca flexibilidad para los planes de compañía. Es por ello que se decidió explorar la posibilidad de implementar tecnología Microsoft. Antes la planificación de los proyectos, se llevaba de forma descentralizada, con diversas implicaciones como: a) La concentración de la información acerca del seguimiento de los proyectos de la empresa, requería de un esfuerzo de días. b) La empresa no contaba con una herramienta institucional que concentrara el control y seguimiento de proyectos en tiempo real. c) En ocasiones tenían diferentes opiniones acerca del avance del proyecto. Tampoco contaban con métricas específicas lo que no les permitía optimizar sus recursos. d) No contaban con un sistema que permitiera concentrar la información del tiempo reportado por los recursos humanos de forma eficiente, y por lo tanto no existía una métrica en el reporte de las horas dedicadas de los recursos Solución elegida Durante el proceso de evaluación se analizaron distintas opciones, y la empresa llegó a la conclusión de que Microsoft presentaba la oferta más adecuada para las necesidades del negocio. Para llevar adelante el proyecto, Altec México eligió EPM (Enterprise Project Management) junto con Project Server 2003. De esta manera, se planeó una estrategia de implantación de procesos en varias etapas, que permitiera a la empresa, contar con métricas en la gestión de los proyectos y rendimiento de recursos humanos, con resultados en el corto mediano y pargo plazo. Se contempló una tarea cero para el robustecimiento de la infraestructura, y tres etapas más para la implantación de las funcionalidades consideradas básicas por Altec México, designadas a cubrir por la Oficina de Proyectos: • Robustecimiento de infraestructura de Project Server. • Implantación del reporte de horas de los recursos. • Implantación de la planificación y seguimiento (tiempo, esfuerzo y costo) de los proyectos. Fue así como Microsoft Project Server fue seleccionada como la herramienta a implementar que sirve como punto central para el seguimiento de todos los proyectos de la empresa, estableciendo las principales métricas que deben ser mostradas y proporcionando herramientas para facilitar el manejo de proyectos y seguimiento de tareas de los miembros del equipo. Para esta implementación se dieron a la tarea de buscar y seleccionar a la empresa que les ayudaría con la parte metodológica, que se comprometiera a entender el objetivo del negocio con Altec y Santander, y que fueran capaces de ejecutarlo de una manera ordenada. Esto último fue lo que los llevó a seleccionar a Praxis como el socio estratégico de Microsoft idóneo para llevar a cabo la implementación de la solución. Su trayectoria y expertise de sus consultores avalados por el PMI, les dio la certidumbre para asignarles la responsabilidad de este proyecto. “Gracias a la implementación de EPM hemos mejorado la toma de decisiones y la confianza del corporativo, en su visión con respecto de México, como una fuente confiable para la asignación de nuevos proyectos que emprende el grupo a nivel regional”, agregó Barbudo Sepúlveda. Otra solución implementada fue la plataforma .NET para la creación de interfaces, capaces de visualizar los costos de Altec México que iban encaminadas a reportar en línea el estatus de costos del proyecto. Esta información de costos a su vez está basada en documentos propios de la metodología de administración de proyectos de Altec, y es llevada a una planificación en Project Professional y finalmente distribuida por medio de la solución EPM a los involucrados en la misma. Gracias a la implementación realizada se integró un sistema confiable, escalable y de fácil administración para mejorar las comunicaciones y la productividad de Altec México. Beneficios obtenidos Debido a la implementación de la gama de productos Microsoft, la empresa ahora es capaz de contar con una infraestructura centralizada, que se traduce en la Oficina de Administración de Proyectos. Los beneficios obtenidos se reflejan en las siguientes áreas: Control en el área Administración y Finanzas Gracias a la implementación de tecnología .NET fue posible generar un “Reporte de pagos liberados a Proveedores”, que permite al área de Administración y Finanzas verificar en cualquier momento el estatus de pagos a proveedores, reduciendo significativamente costos y procesos administrativos con los que se cuentan. Todos los reportes se obtienen por medio de interfaces desarrolladas en .NET y toman toda la información directamente de la base de datos de Project Server. Visibilidad y Control absoluto Ahora, Altec México cuenta con el informe general de proyectos, que permite a los líderes visualizar los indicadores generales del proyecto en tiempo real, dicho informe consolida en un solo reporte el estatus global del proyecto de acuerdo a lo reportado en la herramienta. La dirección ha obtenido un punto de información centralizada en tiempo real, que mejora la comunicación en el avance de los proyectos gestionados de los bancos, así como la gestión interna. Todos estos reportes pueden ser previamente filtrados por el ejecutivo para obtener específicamente lo que está buscando en el portafolio de proyectos. También se tienen informes de progreso de un proyecto, donde a partir de la información reportada en Project Web Access, se obtiene un estatus del avance basado en el esfuerzo total que representa la realización del proyecto. Simplificación y formalización de procesos La empresa obtuvo mejoras en sus procedimientos administrativos gracias a la implementación de herramientas y productos Microsoft, ahora la información siempre está al día, ofreciendo la ventaja de trabajar con ella en línea, además de que existe una formalización estricta de los procesos de seguimiento de proyectos, para todas las direcciones. Gestión de recursos La empresa comenzó a gestionar sus recursos de acuerdo a indicadores, que les permite identificar en sus áreas oportunidades de mejora, con reportes de tiempos (horas facturadas de recursos) y Productividad (horas dedicadas al trabajo). También la publicación y seguimiento de los indicadores de los proyectos lo cual permite a Altec, enfocar en el futuro sus esfuerzos a la identificación de acciones de mejora en la realización de los próximos proyectos, y enfocar sus esfuerzos en temas de calidad. Finanzas de la empresa La empresa registró un ahorro considerable, en el pago a proveedores, debido a los controles implantados en la liberación de pagos relacionados a los entregables de los proyectos, así como en la comprobación de las horas que dedican los recursos en las asignaciones de las tareas de Altec, pues se pagan las horas de tiempo trabajado excluyendo el tiempo no trabajado como vacaciones, ausencias, cursos en sus empresas. Administración centralizada La implementación de Enterprise Project Management (EPM) ha contribuido a mejorar en la eficiencia de los proyectos y en la eficiencia de las áreas, por medio de la implementación del “Reporte de Horas”. Esta contribución ha apoyado en la toma de decisiones y la confianza del corporativo, en su visión con respecto de México, como una fuente confiable para la asignación de nuevos proyectos que emprende el grupo a nivel regional. Las mejoras en los tiempos para la comprobación de pagos que se hacen a los proveedores, tanto de proyectos, como de los recursos asignados a tiempo y materiales, mejoró hasta en dos semanas, lo cual les a beneficiado en términos de la liquidez de las empresas que se consideran como aliados estratégicos.
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