Reportes en línea con Office
 Pasaron casi veinte años desde que Microsoft encaró el desarrollo de su solución de Project Management, llamada Microsoft Project. Desde entonces, esta herramienta para administrar proyectos fue incorporando nuevas características y se consolidó como la aplicación vital para cualquier empresa que requiera definir tareas, controlar presupuestos y calcular caminos críticos. El lanzamiento de Microsoft Project 2007 se encuentra planificado para el último trimestre de 2006, y promete muchas mejoras con respecto a Project 2003, entre ellas los informes visuales, los cubos OLAP, una administración más compleja de los recursos de costos y funciones de resaltados para hacer seguimiento a los cambios graduales en los proyectos. Si bien Project puede ser utilizado en una infinidad de casos, su campo principal es la dirección de Tecnologías de la Información, el desarrollo de producto, la administración de calidad con Six Sigma y la administración de proyectos con recursos y riesgos asociados. Integración con Office A diferencia de otras herramientas de administración de proyectos tales como MinuteMan o PlanBee, Microsoft Project se integra con las aplicaciones de Office en un modelo de dos vías: importación y exportación. Con respecto a la importación, Project permite incorporar listas de tareas compiladas en Outlook o Excel para generar planes de proyecto. De este modo, se ahorra tiempo, ya que en varios casos, los datos mínimos para comenzar el proyecto se encuentran disponibles en las listas de tareas que el administrador genera informalmente. Tras configurar, editar y realizar los cálculos del proyecto, el administrador puede exportar la información generada por Microsoft Project en una gran variedad de formatos. Entre ellos documentos de Word, planillas de Excel, presentaciones de PowerPoint y diagramas de Visio. Esto no es un detalle menor ya que las posibilidades de comunicación están íntimamente relacionadas con las probabilidades de persuasión del proyecto. Imagina un gerente que tiene que decidir entre dos proyectos, uno de ellos es una impresión de un archivo delimitado por comas y el otro es una atractiva presentación de PowerPoint. El segundo proyecto seguramente logrará comunicar los objetivos, las tareas, los costos, tiempos y riesgos del proyecto con mayor efectividad. La versión 2007 de Microsoft Project permite incluso archivar valores del proyecto en una base de datos de Access y la generación de cubos OLAP para ver la información de manera más intuitiva. La exportación OLAP genera cinco cubos: tarea con fases temporales, tarea sin fases temporales, recurso con fases temporales, recurso sin fases temporales y asignación con fases temporales. De Excel a Project Aunque ya pasaron casi veinte años del lanzamiento original de Project, muchos administradores usan Excel para la gestión de sus proyectos. Si bien esto se encuentra parcialmente justificado por la disponibilidad de plantillas exclusivas para proyectos, cabe mencionar que el uso de Excel limita las posibilidades. En primer lugar, las tareas de un proyecto en Excel son estáticas y esto puede no ser lo más adecuado para los casos donde es preciso realizar un ajuste de los parámetros para determinar y rastrear las incidencias. Por otro lado, el rudimentario manejo de la interfase, que después de todo no ha sido diseñada específicamente para la administración de proyectos, puede retrasar la carga de datos. Por eso, nada mejor que una prueba para determinar si es más conveniente usar una planilla de cálculo genérica o una aplicación específicamente diseñada para proyectos. La versión actual de Project puede ser probada sin cargo solicitando el kit de evaluación en http://www.microsoft.com/latam/office/project/prodinfo/trial.mspx Su costo de envío de US$ 7,95, y el administrador puede obtener la copia de evaluación de Project válida por 60 días, un CD con recursos e información y una guía del producto. |
