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Office SharePoint 2007: mucho más que un servidor de archivos

Publicado: 24/10/2006

Por Luis Du Solier Grinda, MVP de SharePoint y herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración de Microsoft han ido evolucionando con el tiempo. Los usuarios requieren mayor conectividad e interoperabilidad entre sus procesos, la información que generan y la comunicación con su equipo de trabajo logrando un ambiente idóneo para llevar a cabo sus actividades y comunicación en tiempo real de una forma rápida y eficiente.

Todos conocemos las aplicaciones que componen la suite de Microsoft Office, como Word, Excel, Access, PowerPoint, de entre las más usadas, aunque también tenemos InfoPath (para el manejo poderoso de formularios y cuestionarios en línea), y Publisher entre otros. Estas aplicaciones podríamos decir que son la parte cliente de la familia de Office. Desde el lado del servidor, que ayuda a integrar a todas estas aplicaciones para poder compartir y generar valor publicando información en sitios de trabajo colaborativo, está nada más y nada menos que SharePoint.

Ahora, por la parte del Servidor, podemos contar con dos modalidades, SharePoint Portal Server 2003 (que la siguiente versión ahora se llamará Microsoft Office SharePoint Server 2007) enfocada a proveer de un entorno podríamos decir como Portal empresarial o Intranet Corporativa, y Windows SharePoint Services 2.0 (que la siguiente versión, es decir la 2007, ahora se llamará Windows SharePoint Services 3.0) destinada a proveer la funcionalidad que da razón de ser a las ventajas que ofrece SharePoint, como administración de contenido, manejo de versiones, alertas, espacios de trabajo, y muchas más.

En la versión de SharePoint 2003, el producto de Portal Server estaba enfocada a proveer de las herramientas necesarias para poder construir de una forma muy sencilla y a la vez robusta, una Intranet Corporativa, la cuál pede contar con distintas áreas que pueden ser las páginas de cada departamento, también el uso de audiencias (para mostrar cierto contenido a grupos de personas específicas), los sitios personales, una poderosa búsqueda es decir a todo el nivel de Portal y subsitios que fueron creados como hijos de este Portal padre (sitios creados con Windows SharePoint Services 2.0.) y finalmente un directorio de los mismos.

La versión 2003 implementó muchas mejoras a diferencia de la primera versión, la del 2001. Sin embargo, la nueva versión de SharePoint 2007, Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 y Windows SharePoint Services (WSS) 3.0, ha sido provista de mejoras más valiosas y notables tanto a los ojos de los usuarios como para los Administradores e incluso para los desarrolladores.

Por decir algunos ejemplos, si el usuario eliminara algún documento, podría recuperarlo de una papelera de reciclaje Web en cuestión de minutos, sin tener que esperar a que el área de soporte o TI recupere un respaldo del sitio. De igual forma, la posibilidad de manejar información de habilidades y capacidades es mucho más poderosa en la nueva versión de los sitios personales en la versión 2007. Esto llega a tal nivel que es un apoyo real al área de recursos humanos, pues puede funcionar como un currículum vitae interno, conteniendo no sólo la información de la persona sino incluso archivos relacionado con los proyectos en los que ha sido involucrado, personas con las que trabaja, etc. La idea es llevar el ambiente de trabajo hacia una red social de conocimiento valiosa para la empresa.

Pero ahora, me gustaría mencionar algunas de las ventajas importantes que provee Microsoft Office SharePoint 2007 en conjunto con las aplicaciones de la suite de Microsoft Office 2007:

Archivos de Excel

En cuanto a problemas que los usuarios experimentan día a día en sus oficinas, por ejemplo al tener que estar enviando y compartiendo archivos muy pesados de información, imágenes, fórmulas o cálculos muy elaborados.

Con la nueva versión de SharePoint 2007, los usuarios tendrán la capacidad de poder visualizar la información de un archivo de Excel a través de los Servicios de Excel que provee MOSS 2007, y directamente en un navegador (sin restricción del tipo de navegador).

De esta forma, el autor del documento lo publica en el sitio de trabajo para compartirlo y los demás usuarios podrían no solo consultar la información como histórico sino inclusive poder interactuar con la información a través de fórmulas publicadas en el Excel para poder hacer proyecciones en tiempo real. De esta forma, se logra el que cualquier cantidad de usuarios puede visualizar la información de dicho archivo de Excel a través de un navegador, lo cuál da una disponibilidad total de la información y únicamente usando un solo archivo compartido, sin necesidad de enviar correos masivos con archivos muy pesados.

Ahora también es claro que si el archivo requiere modificaciones el dueño del archivo podrá editarlo y volverlo a publicar y al momento los usuarios podrán consultar la nueva información (podría ser a través del aviso de un correo electrónico o alerta al haber un cambio en el documento).

Presentaciones de Power Point

En cuanto a presentaciones de trabajo o ejecutivas, es posible también compartir ciertas filminas a una biblioteca de presentación compartida para poder ver la información directamente en Web y que se encuentre disponible con el efecto de presentación.

Interoperabilidad con Access

Podemos compartir cualquier tabla de access a una lista de SharePoint, hacer cálculos y reportes e incluso crear listas de SharePoint ligadas directamente desde access.

Trabajo con Microsoft Word

Una de las herramientas más usadas de la suite de Microsoft Office, como todos conocemos, es el famoso editor de texto. A través de Word podemos publicar cualquier información y compartirla con el equipo de trabajo a un sitio de colaboración, visualizar toda la información que tengo en un sitio web de trabajo, directamente desde mi cliente de Word, crear o asignar tareas, revisar estatus de archivos, etc.

Para la gente apasionada en publicar o compartir tips en la Web a través de sus blogs, Microsoft Word 2007 brinda la posibilidad de poder publicar cualquier tipo de contenido hacia nuestros blogs de manera muy rápida y sencilla y contando con las posibilidades de formato y diseño que provee Microsoft Word 2007.

Uso de formularios por medio de InfoPath

Haciendo uso de las capacidades de InfoPath 2007, podemos nosotros compartir un formulario de cualquier tipo de información que un departamento podría requerir los empleados de una empresa llenaran, un simple examen de capacidades relacionado al ERP, una forma o solicitud de viáticos, incluso una orden de compra que podría ser compartida mediante un navegador (a través de los Servicios de Formularios Web) para que los proveedores pudieran responderla, o encuestas de satisfacción de clientes de igual forma publicadas a través de un navegador y todo esto almacenado en sitios de colaboración para mantener la información al día e integrada con otro tipo de información de proyectos o procesos. Ahora es claro que no es la única forma de hacerlo, también podemos responder cualquier tipo de formulario con el cliente de InfoPath, pero la ventaja cara de la posibilidad de hacerlo a través de cualquier navegador nos elimina la restricción de contar con licencias de InfoPath en cualquier máquina que fuese a acceder a dicho formulario compartido.

Hablemos ahora un poco de algunas de las ventajas de Microsoft Office SharePoint 2007

Nuevos tipos de datos (Content Types): permite la posibilidad de poder crear nuestros propios tipos de datos o columnas y poder crear listas personalizadas con propiedades específicas de cierto tipo de información que necesitemos manejar, por ejemplo un tipo de columna que sea RFC, SKU, etc. Ahora podemos manejar tipos de datos o columnas en una galería central y podemos agregar estos nuevos tipos en cualquier lista en cualquier tipo de sitio indistintamente lo cuál nos da mucha mayor libertad y funcionalidad. Con base en esta idea, podemos crear templetes o plantillas ya prediseñadas y asociarlas a bibliotecas de documentos que contengan estos campos.

Catálogo de Negocios (Business Data Catalog): creo que los amigos de Microsoft se sacaron un 11 con esto. La posibilidad de interactuar y relacionar información que se tiene contenida en SharePoint, con información y datos que se tienen almacenados en otras fuentes de datos externas como bases de datos SQL y Oracle, entre otras, y con la capacidad de especificar a través de un XML con qué campos queremos interactuar, y agregar mas funcionalidad al usuario, se logra integrar información de aplicaciones de terceros como CRM, ERP y otra información en nuestros sitios de trabajo.

Extensiones o Features (la posibilidad de instalar o extender mas funcionalidad a cualquier nivel de SharePoint): con esto me refiero a la interacción con el usuario, comportamiento de un sitio, o incluso a nivel administración, imaginemos que por default no podemos guardar una lista o sitio como templete, bueno pues con la creación de un XML que defina como hacerlo, publicamos e instalamos dicha característica y se vuelve parte del propio comportamiento de SharePoint, como si fuese Out-Of-The-Box, esto es también genial no creen!, incluso estos features se pueden activar o desactivar por sitio es decir que se encuentren o no disponibles).

Más templetes disponibles: los aficionados a publicar y compartir su conocimiento y experiencias con la tecnología en blogs y wikis ya tenemos templetes para crear blogs, wikis, centro de documentación, reporteo, tableros de control, indicadores de desempeño o KPIs, entre otras.

Búsqueda La hoja de búsqueda viene con mas WebParts, en SPS 2003 solo contábamos con dos WebSearch y Advanced WebSearch. Ahora contamos con siete WebParts en la misma página para poder especificar vía diseño como queremos a mucho mayor detalle los resultados de la búsqueda.

Reporteo, En 2007 se cuenta con mucha mayor información de uso de los sitios, incluso con gráficas.

Permisos a nivel sitio. Esto mucha gente lo ha pedido y por fin es una realidad, incluso a nivel de archivos.

Página Default. Cómo cambiar la página default en SharePoint Server 2007, esto también ya se puede hacer únicamente especificando una nueva página en las propiedades administrativas del sitio.

WebParts más poderosos. WebParts de consultas usando el Catálogo de Negocios y el WebPart Query, para hacer consultas directas.

Creación de Portales de contenido público y privado. Ya viene integrado Content Management Server como la parte de publicación de contenido público dentro de Microsoft Office SharePoint 2007, y ahora se llama Web Content Management (WCM).

Flujos de Información. La posibilidad de crear flujos de información por default o WorkFlows Out-Of-The-Box para cualquier biblioteca de documentos o incluso para un archivo individual. También se pueden generar WorkFlows a travézdel SharePoint Designer 2007).

Diseño de Sitios mucho más poderoso. La nueva versión de FrontPage 2003, ahora se llamará Microsoft Office SharePoint Designer 2007, y se enfocará más al diseño de sitios de colaboración creados con SharePoint, aunque también se podrán editar páginas Web y sitios de 2003.

Finalmente, los servicios que proveía el producto de Portal Server 2003 ahora son trasladados a un nuevo concepto: el Proveedor de Servicios Compartidos, o Shared Services, que permitirá proveer de las capacidades de SharePoint como sitios personales, servicios de Excel, audiencias, etc. Pero ahora hacia cualquier sitio creado sin restricción de contar con un portal como tal.

Esta fue una breve descripción de algunas ventajas y beneficios que ofrece la versión 2007 de Microsoft Office SharePoint. Para mayor información se puede consultar el sitio oficial de Microsoft (en inglés), o también pueden consultar información en el foro público de Microsoft.

Luis Du Solier Grinda es MVP de la tecnología de Colaboración de Microsoft: SharePoint. Participa como líder de la comunidad de usuarios de Microsoft TechNet México SharePoint.

Además, es vocero del Consejo de Culminis en México, y líder de la comunidad de Blogs de SharePoint en Español.



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