 Con SQL Server y Reporting Services, la división de Gestión y Control del ensamblador de automóviles Sofasa, de Colombia, pudo mejorar la calidad de los reportes financieros de sus concesionarios. Sofasa es una de las empresas automotrices más importantes en Colombia y la región Andina. Su negocio consiste en la fabricación y comercialización de marcas como Renault, Toyota, y Daihatsu. En sus 37 años de historia, Sofasa ha comercializado más de 500.000 vehículos y además, ha obtenido diversos logros nacionales e internacionales, como el Premio Colombiano a la Calidad de la Gestión, además del Premio Iberoamericano de la Calidad y el reconocimiento como el “¡Mejor lugar para trabajar en Colombia!”, según un estudio realizado por el Instituto Great Place to Work. Situación de negocios La división de Control Gestión (Gestión Financiera) en Sofasa es el área que se encarga de analizar y generar estrategias de mejora continua para los concesionarios, utilizando la información financiera entregada por cada uno de ellos. Su objetivo consiste en velar por el mantenimiento de una red de concesionarios financieramente fuerte, de tal forma que Sofasa pueda garantizar el nivel de ventas y servicio a largo plazo. En la división varias personas están encargadas de analizar toda la información proveniente de cada concesionario, y detectar posibles debilidades financieras que puedan existir en cada uno de ellos. Para esa tarea reciben plantillas en Excel con formatos definidos mensual de cada concesionario, que no es simplemente un estado de resultados, sino un compendio de información en términos de cuentas contables, las cuales son agrupadas en actividades que tiene unos indicadores bien definidos. Actualmente la red de concesionarios de las marcas Renault, Toyota, y Daihatsu tiene más de 70 puntos de venta. Sin la ayuda de una herramienta tecnológica apta para transformar, consolidar, limpiar, y hacer análisis por concesionario, no sería posible hacer análisis periódicos de los datos. La división de Control Gestión en un principio trató de solucionar el problema pero sin los resultados esperados. Los procesos de carga de los datos funcionaban de forma deficiente. Se utilizaba una herramienta tecnológica no apta para el procesamiento del volumen de datos requerido además carecía de un amplio respaldo por parte de los socios de negocios de la Dirección de Tecnología e Información de Sofasa, lo cual dificultaba su mantenimiento ante cualquier cambio o problema que surgiera. Las bodegas de datos tenían problemas de diseño lo cual hacía que la herramienta de explotación de los datos fuera lenta en la creación de informes dinámicos. Debido a estos problemas tecnológicos, la división de Control Gestión dedicaba gran parte de su tiempo a tareas operativas para procesar la información de forma manual, enviar cada uno de los archivos de Excel con los resultados a los concesionarios, y enviar los resultados consolidados a las áreas interesadas al interior de Sofasa. “A pesar que los concesionarios cargaba el archivo por la Extranet, que es el único medio oficial de comunicación Sofasa, concesionarios y proveedores, para ver los resultados tenían que esperar a que Germán Vargas Melo (Responsable del análisis en la división Control Gestión) les enviara ese mismo archivo en Excel. Es decir que por la misma parte por donde cargaban la información no podían ver nada, y además era imposible hacer el comparativo mes a mes, sino que cada periodo les llegaba un archivo diferente”, cuenta María Clara Gómez, analista de la Dirección de Tecnología e Información de Sofasa. El problema había que resolverlo, eliminando la carga operativa para qué, esa sola persona se encargara de atender las necesidades reales de toda la red de concesionarios del país. Entonces se pensó en solucionar el problema con una herramienta presentada por el Socio de Negocios de Microsoft, iGerencia, quien conceptualizó la solución utilizando SQL Server y Reporting Services para lograr el despliegue de dicha información. Solución implementada Antes de comenzar a implementar una solución de IT, se definieron los objetivos del proyecto. El primero consistió en incrementar la productividad al interior de la división de Gestión Control, haciendo que el proceso de transformación, consolidación y limpieza de datos se automatice con cero errores. El segundo fue el de democratizar el consumo de la información procesada con una herramienta de análisis ágil y fácil de usar como MS Reporting Services, de forma tal que todos los actores que requieren esta información (concesionarios, áreas comerciales y financieras) puedan utilizarla en cualquier momento. “El soporte que requiere es casi cero. Nos demoramos más pero logramos estabilidad. Esto marcó la pauta para los futuros proyectos en las otras áreas de la compañía. Demostramos que con dedicación y empeño y utilizando la tecnología correcta podemos lograr un excelente resultado con perdurabilidad en el tiempo”, puntualizó Gómez. El proyecto como tal fue concebido y ejecutado en un lapso de 4 meses, en donde se realizaron las respectivas pruebas internas para mirar su efectividad según la necesidad que se planteaba inicialmente. “Fue muy satisfactorio tanto para iGerencia como para Sofasa la implementación de SQL Server y Reporting Services de Microsoft, porque aprovechamos las facilidades de una herramienta que ya tenemos licenciada. Además es una oportunidad para generar reportes que sean de continua utilización”, agregó. Para Germán Vargas Melo, quién finalmente es la persona responsable de ejecutar este proceso, la solución presentada por iGerencia con las herramientas de Microsoft, logró mejorar notablemente su desempeño en el análisis de la información, además la efectividad y facilidad para sustraer resultados de la misma. Así mismo ha hecho que se disminuya el tiempo en la conceptualización de planes de acción referentes al estado de cada concesionario de Renault y Toyota. “En este momento, él se puede dedicar mucho más a su labor real que es la parte de análisis y no operativa. Los dos problemas graves que eran el cálculo y la divulgación, se resolvieron. Entonces una actividad que a él le tomaba semana y media o más, ahora le toma dos horas. Germán Vargas Melo se dedica al análisis, y las personas que le piden la información, las registra y les crea un acceso a los reportes que necesite”. Dijo Gómez. “Tengo la información en cualquier momento, además, no necesito abrir una planilla Excel para hacer muchos trabajos operativos y buscar la información que necesito. La forma de visualización quedó muy agradable y amigable. Igualmente he recibido los comentarios favorables de los concesionarios, porque les ha hecho más fácil la medición de la información, y no tienen que esperar a que yo la consolide para poder mirarla, pueden mirarla parcialmente, esto fue fundamental para el éxito en el proceso de retroalimentación con ellos” concluye Germán Vargas Melo.
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