Ja jau lietojat programmu Microsoft Outlook 2003 e-pasta ziņojumu sūtīšanai un saņemšanai, kāpēc neiet soli tālāk, lai izmantotu visas programmas iespējas un efektīvāk plānotu darba dienu?
Cik laika dienā jūs tērējat, lai pārbaudītu dažādus e-pasta kontus? Cik laika jūs veltāt, lai iesūtnē atrastu noteiktu ziņojumu... vai izdzēstu liekpasta ziņojumus? Piedāvājam palīdzību:
Vairāku e-pasta kontu apskate Izmantojot programmu Outlook 2003, tajā var iesūtīt e-pasta ziņojumus no citiem kontiem, piemēram, Hotmail konta. Atveriet izvēlni Tools (Rīki), izvēlieties E-mail Accounts... (E-pasta konti...) un pēc tam Add a new e-mail account (Pievienot jaunu e-pasta kontu). Izvēlieties sarakstā servera tipu un norādiet vajadzīgās opcijas.
Kad esat beidzis, apgabalā Favourite Folders (Izlases mapes) programmas Outlook ekrāna augšpusē pa labi ir redzams papildu kontu saraksts.
Ātra e-pasta ziņojumu atrašana Dažkārt ir lietderīgi visus ziņojumus, kas saņemti no noteiktas personas, iezīmēt citā krāsā, lai tos varētu ātri pamanīt. Izvēlnē Tools (Rīki) izvēlieties Organise (Organizēt) un izmantojiet rīku Ways to Organise Inbox (Iesūtnes organizēšanas veidi), lai dažādos veidos apskatītu savu e-pastu.
Varat arī marķēt galvenos e-pasta ziņojumus ar krāsainu sekojuma karodziņu. Lai to paveiktu, iesūtnes sarakstā ar peles labo pogu noklikšķiniet uz karodziņa ikonas pa labi no ziņojuma un izvēlieties karodziņa krāsu. Visi ziņojumi, kas atzīmēti ar karodziņu, tagad tiek parādīti apgabala Favourite Folders (Izlases mapes) mapē For Follow Up (Ar sekojuma karodziņu).
Nevēlamā e-pasta ierobežošana Programmā Outlook 2003 ir vairāki līdzekļi, kas nevēlamajam e-pastam neļauj nonākt iesūtnē. Tagad varat norādīt, kādu veidu ziņojumi ir jāsaņem, un personas, no kurām vēlaties tos saņemt. Pēc noklusējuma nevēlamā e-pasta filtrs jau ir ieslēgts jūsu vietā, taču iestatījumus varat veikt, atverot izvēlni Actions (Darbības) un izvēloties Junk E-mail (Nevēlamais e-pasts).
2. Sekojiet līdzi notikumiem, izmantojot kalendāru
Outlook kalendārs palīdz plānot un vadīt ikdienas darbu grafiku un sinhronizēt to ar mobilajām ierīcēm, lai jūs būtu informēts par jaunumiem arī, neatrodoties pie datora.
Tikšanās ierakstu izveide Outlook kalendārā noklikšķiniet uz pogas New (Jauna) un vienkārši ievadiet informāciju par tikšanos, tās datumu un laiku. Lai pierakstītu īsu papildinformāciju par tikšanos vai pat ievilktu to saistītajā dokumentā, izmantojiet tukšo apgabalu lejasdaļā. Noklikšķiniet uz pogas Recurrence... (Periodiskums...), lai iestatītu tikšanās periodiskumu, ja tikšanās atkārtojas.
Skatīšana un drukāšana Pārvietojieties pa kalendāru, izmantojiet datumu navigatoru, lai apskatītu dažādus datumus, nedēļas vai mēnešus, kā arī standarta rīkjoslas pogas, lai izvēlētos vienlaikus parādāmo dienu skaitu.
Lai kalendārs būtu ērtāk apskatāms, varat iekrāsot tikšanās ierakstus. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tikšanās ieraksta un izvēlieties Label (Etiķete). Pēc tam izvēlnē Edit (Rediģēt) izvēlieties Automatic Formatting... (Automātiskā formatēšana...), kas ļauj iestatīt opcijas tā, lai programma Outlook automātiski iekrāsotu tikšanās ierakstus jūsu vietā.
Ja vēlaties izdrukāt kalendāru, atveriet izvēlni File (Fails), izvēlieties Print... (Drukāt...) un atlasiet kādu no drukas stiliem.
Kalendāra informācijas kopīgošana Ja izmantojat programmu Outlook un Exchange Server, kalendāra informāciju varat kopīgot ar saviem darbabiedriem. Lai iestatītu atļaujas un kopīgotu kalendāru, panelī ekrāna kreisajā pusē izvēlieties opciju Share My Calendar... (Kopīgot manu kalendāru...). Lai atvērtu darbabiedra kalendāru, izvēlieties opciju Open a Shared Calendar... (Atvērt kopīgotu kalendāru...) vai arī atlasiet viņa vārdu sarakstā.
Outlook kontaktpersonas ir ērta vieta vārdu, uzvārdu, adrešu un citas informācijas uzglabāšanai par klientiem, darbabiedriem un citām personām, ar kurām sazināties. Lai izmantotu visas Outlook kontaktpersonu iespējas, izmēģiniet šos paņēmienus:
Attēla pievienošana Kontaktpersonu sarakstā atveriet kontaktpersonas ierakstu, noklikšķiniet uz pogas Add Contact Picture (Kontaktpersonas attēla pievienošana) un atrodiet vajadzīgo attēla failu.
Piezīmju pievienošana Lai pievienotu papildinformāciju, piemēram, norādījumus, kā atrast ceļu uz personas biroju, karti vai citu saistītu dokumentu, izmantojiet tukšo apgabalu loga labajā pusē.
Kontaktpersonu klasificēšana Noklikšķiniet uz pogas Categories (Kategorijas), kas atrodas kontaktpersonas loga lejasdaļā pa labi, lai grupētu dažādu veidu kontaktpersonas, piemēram, piegādātājus un klientus. Pēc tam varat izmantot iebūvētos skatus, lai ērti parādītu kontaktpersonas pēc kategorijas.
Varat arī izmantot kontaktpersonu sarakstā iekļautos vārdus, uzvārdus un adreses, kad veicat pasta sapludināšanu ar programmu Microsoft Word. Šī iespēja ir īpaši noderīga, izsūtot reklāmas vēstules vai citus mārketinga materiālus. Lai to paveiktu, Word izvēlnē Tools (Rīki) atveriet Mail Merge Wizard (Pasta sapludināšanas vednis) un atlasiet adresātus no Outlook kontaktpersonu saraksta, kad tas tiek pieprasīts.
Vai uzskatāt, ka ir lietderīgi veidot veicamo uzdevumu vai projektu sarakstus? Ja tā ir, izmēģiniet Outlook uzdevumus.
Navigācijas rūtī atlasiet Tasks (Uzdevumi) un vienkārši sāciet rakstīt sarakstā, ja nepieciešams, pievienojot izpildes datumu. Varat veikt dubultklikšķi uz uzdevuma ieraksta, lai pievienotu papildinformāciju, piemēram, statusu, prioritāti, pabeigtos procentus, atgādinājumus, kā arī citas piezīmes vai saites uz failiem. Uzdevums tiek iekrāsots sarkanā krāsā, kad ir pagājis izpildes datums, un varat ievietot atzīmi izvēles rūtiņā, lai atzīmētu uzdevumu kā pabeigtu.
Kad esat apguvis uzdevumu lietošanu, izmēģiniet šīs opcijas:
Lai izveidotu regulāri veicama uzdevuma ierakstu, izmantojiet pogu Recurrence... (Periodiskums...).
Lai parādītu uzdevumu sarakstu citādos veidos, izmantojiet izvēlnes View (Skats) nolaižamo opciju sarakstu ekrānā pa kreisi.
Lai pierakstītu citu informāciju, piemēram, rēķina informāciju un nostrādātās stundas, izmantojiet zīmni Details (Detaļas).
Ja izmantojat programmu Outlook un Exchange Server, izmantojiet pogu Assign Task (Piešķirt uzdevumu), lai uzdevumu piešķirtu citai personai.
Ja tiešām dodat priekšroku dzeltenajām lipīgajām piezīmjlapiņām, kas piestiprinātas pie jūsu datora monitora, lai atgādinātu par veicamajiem uzdevumiem, tā vietā navigācijas rūtī atlasiet Outlook Notes (Piezīmes). Varat pat ievilkt piezīmi darbvirsmā, lai tā atrastos acu priekšā.
Lai no e-pasta ziņojuma izveidotu uzdevumu, velciet e-pastu uz uzdevumu ikonu Outlook ekrāna kreisajā pusē.
Ja, ievadot e-pasta adresi, rindā Bcc (Diskrētā kopija) ievadāt personas vārdu, ziņojuma kopija tiek nosūtīta šai personai, bet personas vārds un uzvārds citiem adresātiem nav redzams.
Lai ātri izietu no atvērta Outlook vienuma (ziņojuma vai tikšanās ieraksta), vienkārši nospiediet tastatūras taustiņu Escape.
Īsi padomi