Biznesa pārvaldības programmatūra var palīdzēt neapjukt paplašināšanās laikā
Jaunas programmatūras ieviešana darba vietā var nozīmēt nemierpilnu laiku. Paiet laiks un tiek tērēti līdzekļi, lai jūs un jūsu darbinieki apgūtu jauno programmu. Turklāt nekad nav garantiju, ka tas ir tā vērts.
Taču organizācijai, kura atrodas augšanas procesā un vienlaikus apņēmīgi cenšas nezaudēt kontroli pār savu darbību, biznesa pārvaldības programmatūras paketes ieviešana ļauj atbrīvoties no stresa.
Biznesa pārvaldības programmatūra (to reizēm dēvē arī par uzņēmuma resursu plānošanas (Enterprise Resource Planning ERP) programmatūru) vairs nav tikai lielo uzņēmumu privilēģija. Arvien vairāk izstrādātāju programmproduktus pielāgo mazo uzņēmumu vajadzībām. Jaunākie tirgus izpētes rezultāti liecina, ka visā pasaulē mazie un vidējie uzņēmumi programmatūru apgūst pat ātrāk nekā lielie.
Kas ir biznesa pārvaldības programmatūra?
Biznesa pārvaldības programmatūra šodien parasti ir moduļu pakotne, kas palīdz pārvaldīt biznesa praktisko norisi. Tā ietver komponentus, kas paredzēti finanšu informācijas, algu sarakstu, cilvēkresursu, krājumu, ražošanas procesu, izplatīšanas un klientu attiecību pārvaldībai. Dažādi programmatūras izstrādātāji piedāvā specializētus moduļus, kas pielāgoti konkrētām biznesa vajadzībām.
Mazie uzņēmumi ir sapratuši, ka šāda veida programmatūra var tiem palīdzēt stabilizēt, pārvaldīt un uzraudzīt biznesu, ja uzņēmums paplašinās un tā organizāciju papildina jauni darbinieki un sarežģītāki procesi. Ir parādījušies progresīvi finanšu pārvaldības un klientu attiecību pārvaldības (CRM) rīki, jo tie ir īpaši noderīgi mazos uzņēmumos, kuri cenšas saglabāt konkurētspēju un paveikt vairāk ar mazāku darbinieku skaitu.
Maziem uzņēmumiem, kuriem ir ierobežots IT budžets, nav viegli izlemt, kad iegādāties biznesa pārvaldības programmatūru. Šādas sistēmas uzstādīšana uzņēmumam izmaksā vairāk nekā parasto datora programmatūru vai servera programmatūru iegāde un instalēšana. Nereti ir jāinstalē arī datu bāzu programmatūra, ja tāda vēl nav instalēta.
Šeit minētas dažas pazīmes, pēc kurām var noteikt, vai jūsu uzņēmumam varētu būt pienācis laiks ieguldīt līdzekļus biznesa pārvaldības programmatūrā:
Jums nepieciešams vienots finanšu atskaišu komplekts. Ja šķiet, ka realizācijas, finanšu un citas uzņēmuma struktūrvienības aprēķina un darbā izmanto dažādus ieņēmumu aprēķina skaitļus, biznesa pārvaldības programma varētu sniegt vienīgo patieso versiju, jo šādā gadījumā visi strādā ar vienu sistēmu. Debitori, kreditori, virsgrāmata un algu saraksti tas viss ir iestrādāts vienā programmproduktā, ko lieto visā uzņēmumā. Uzņēmuma vadība iegūst iespēju labāk izprast uzņēmuma darbu kopumā.
Jums nepieciešams standartizēt biznesa procesus. Uzņēmumu sadrumstalojot vairākās nodaļās, var gadīties, ka kādas nodaļas veic līdzīgus darbus, bet izmanto dažādas metodes un datorsistēmas. Standartizējot procesus un lietojot vienotu, integrētu datorsistēmu, var ietaupīt laiku, palielināt produktivitāti un samazināt personāla daudzumu.
Jums nepieciešamas automatizētas biznesa funkcijas. Ja uzņēmums aug un tā darbība kļūst sarežģītāka, darbības, kas reiz tika paveiktas, veltot tām 10 minūtes dienā, prasa vairāk laika. Bieži atkārtojamu darbu automatizācija var ievērojami samazināt darba stundas un vienlaikus uzlabot procesa produktivitāti. Programmatūras komplekti Microsoft Dynamics NAV un Microsoft Dynamics GP ir ekonomiski izdevīgi programmprodukti, kuros ir rīki finanšu pārvaldības, bankas operāciju, realizācijas, iepirkumu, personāla un krājumu darbu racionalizēšanai. Turklāt abiem šiem produktiem ir standarta izdevumi, kas piemēroti maziem uzņēmumiem.
Kas būtu jāņem vērā, pērkot biznesa pārvaldības programmatūru
Kad meklējat piemērotāko biznesa pārvaldības programmatūru, IT konsultanti vai risinājuma izstrādātāji parasti palīdz produktu izvēlēties un uzstādīt. Šeit piedāvāti daži aspekti, ko vajadzētu atcerēties, kopā ar speciālistu izvēloties jūsu uzņēmumam vispiemērotāko risinājumu.
Pieprasiet spēcīgu finanšu pārvaldības komponentu. Tā ir ir pirmā nepieciešamība vairumam mazo uzņēmumu. Aptaujā, ko Yankee Group veica 600 mazos un vidējos uzņēmumos, vairāk nekā viena trešdaļa no tiem norādīja, ka viens no viņu uzņēmumu sarežģītākajiem uzdevumiem ir prasmīga naudas plūsmas pārvaldība, lai panāktu ilgtermiņa dzīvotspēju. Vairāk nekā 70 procenti no tiem jau lieto finanšu uzskaites un algu aprēķina programmas.
Pārliecinieties, vai programmatūra spēs tikt līdzi jūsu izaugsmei. Noskaidrojiet, vai tiek piedāvāta kāda vienkārša metode, kā sistēmai pievienot jaunus lietotājus, kad darbinieku skaits palielinās, un cik tas maksās, ja programmatūras lietošanas licencē ir svarīgs lietotāju skaits. Jāuzzina arī, kāds ir programmatūras ierobežojums jaunu lietotāju un darbību pievienošanā un kāds papildinājumu apjoms var sākt traucēt tās darbu.
Izvērtējiet risinājumu elastību. Vai risinājums jūs neiegrožo procesos, kas nākotnē varētu izrādīties neefektīvi? Paredziet, ka procesi laika gaitā mainīsies un risinājumam jāspēj piedāvāt dažādi prezentāciju, darbplūsmu, datu lauku izmēru un tamlīdzīgu parametru varianti.
Noskaidrojiet, cik laba ir moduļu savstarpējā integrācija un integrācija ar citu līdzīgu programmatūru. Uzņēmumā radītajiem datiem jābūt viegli pieejamiem citos biznesa pārvaldības sistēmas moduļos. Jābūt iespējai ērti pārslēgties no vienas programmas uz citu vai tā būtu personāla pārvaldības programma, grāmatvedības vai ražošanas programma neievadot datus atkārtoti un tādējādi velti netērējot laiku un neielaižot kļūdas. Ideālā variantā šos moduļus var lietot kopā ar pazīstamajām lietojumprogrammām Microsoft Word un Excel.
Uzziniet, cik izmaksātu datu migrācija un pielāgošana. Ja esošajā datorsistēmā ir saglabāta biznesa informācija, risinājuma piedāvātājam ir jūs jāinformē, cik izmaksās šo datu migrēšana uz jauno biznesa pārvaldības programmu. Tāpat arī viņam jāatklāj, vai ir jāpielāgo kods, lai esošā sistēma darbotos kopā ar jauno.
Pavaicājiet par atskaišu veidošanas rīkiem. Risinājumā būtu jābūt ērti lietojamiem un viegli konfigurējamiem atskaišu veidošanas rīkiem, kas ļauj mērķtiecīgi un aktīvi izmantot datus.
Visbeidzot, tāpat kā iegādājoties jebkuru nopietnāku pirkumu vai pakalpojumu, pārbaudiet, cik uzticams ir izvēlētais risinājuma sniedzējs un uzziniet, vai pie viņa varēs vērsties pēc palīdzības arī pēc sākotnējās programmatūras uzstādīšanas un apmācības. Uzziniet arī, cik ilgi programmatūras ražotājs plāno nodrošināt produktus, ko iesaka izplatītājs.
Viena no priekšrocībām, kas raksturīga biznesa pārvaldības lietojumprogrammām šodien, ir tā, ka parasti tās ir moduļu komplekti, ko var iegādāties pēc vajadzības kaut pa vienam modulim. Izvēlieties programmatūras ražotāju, kurš regulāri piedāvā jaunus moduļus, kuri pielāgoti mainīgajām biznesa prasībām un ko var viegli integrēt esošajā sistēmā.
Īsi padomi