Apsaugokite savo svarbius dokumentus

Kol nebuvo kompiuterių, norint gauti svarbias įmonės ataskaitas ir įrašus reikėjo palikti savo darbo vietą ir paimti juos iš užrakinto dokumentų seifo.

Šiais laikais darbe naudojamos skaitmeninės technologijos prieigą prie dokumentų padarė daug lengvesnę. Prie kompiuterio sėdintis darbuotojas – ar gudrus pašalietis – kelis kartus paspaudęs pelę gali rasti ir peržiūrėti beveik visus įmonės dokumentus.

Verslininkai rūpinasi ne be pagrindo. Jei konfidencialūs kliento duomenys, finansinės apskaitos, informacija apie darbuotojus, produkto specifikacijos ar kiti svarbūs dokumentai būtų be leidimo peržiūrėti ar išplatinti, padariniai gali būti pražūtingi. Nutekėjus konfidencialiai informacijai, galite prarasti pajamas, galimybę konkuruoti, sąžiningai pirkti ar priimti į darbą žmones, klientų pasitikėjimą ir pan. Pavyzdžiui, jei būtų išplatintas atlyginimų žiniaraštis, galite sulaukti daug nepatenkintų darbuotojų.

Kaip apsaugoti svarbius dokumentus, kad niekas jų be leidimo neperžiūrėtų? Štai kelios strategijos, kaip konfidencialius duomenis saugoti konfidencialiai.

Paprasti būdai apsaugoti dokumentus
Naudodami šiuos paprastus būdus ir siūlomų technologijų įrankius, galite puikiai patobulinti savo dokumentų saugą:

1. Naikinkite išspausdintas kopijas. Jei prieš susirinkimą išspausdinote konfidencialių dokumentų kopijas, neužmirškite paskui jų surinkti ir sunaikinti arba paprašyti, kad tai padarytų dalyviai.

2. Žymėkite dokumentus. Kartais darbuotojai nežino, kad dokumentuose yra konfidencialios informacijos ir nesaugo jų taip, kaip saugotų tai žinodami. Nurodykite tokius dokumentus rašantiesiems jų viršutiniuose ar apatiniuose kolontituluose pažymėti, kad dokumentas yra „konfidencialus“. Dokumentą galima pažymėti ir konfidencialiu vandenženkliu. Programos Word 2003 meniu Formatas pasirinkite Fonas, tada – Išspausdintas vandenženklis. Dialogo lange pasirinkite Vandenženklio tekstas, tada išplečiamajame sąraše – CONFIDENTIAL (konfidencialu).

3. Naudokite slaptažodžio apsaugą. Dokumento peržiūrą galite apriboti reikalaudami, kad visi, norintys atidaryti dokumentą, žinotų ir įvestų jūsų sukurtą ir jiems patikėtą slaptažodį. Operacine sistema Microsoft Office 2003 sukurti dokumentai, skaičiuoklės ir pristatymai tokią funkciją palaiko. Tiesiog atidarykite failą, meniu Įrankiai pasirinkite Pasirinktys ir spustelėkite skirtuką Sauga. Galite nustatyti atskirus slaptažodžius dokumentui atidaryti ir modifikuoti. Nors įsilaužėliai ir turi įrankių slaptažodžiams sužinoti, slaptažodžiu apsaugotą dokumentą peržiūrėti sunkiau.

4. Įdiekite ugniasienę. Yra daugybė priežasčių, kodėl turėtumėte įdiegti ugniasienę, ir svarbių dokumentų apsauga, be abejo, yra viena iš jų. Ugniasienės neleidžia internetiniams įsibrovėliams gauti prieigą prie jūsų kompiuterio failų ir peržiūrėti informaciją. Operacinėje sistemoje Windows XP Professional yra lengvai nustatoma ugniasienės programinė įranga.

5. Rakinkite duris. Siekdami, kad niekas neįeitų į jūsų biurą ir neišsineštų kompiuterių (kartu su kietajame diske saugomais dokumentais), nepalikite be priežiūros patalpų, kuriose laikomi kompiuteriai, ir pasirūpinkite, kad po darbo durys visada būtų užrakintos. Jei turite serverį, laikykite jį specialioje visada rakinamoje patalpoje.

Patobulinta dokumentų apsauga
Jei norėsite naudoti sudėtingesnius svarbių dokumentų apsaugos sprendimus, gali tekti pasikviesti technologijų konsultantą. Jei dokumentų sauga jums yra svarbiausia, tikriausiai norėsite daugiau sužinoti apie šias strategijas.

1. Šifruokite dokumentų failus
Šifravimas gali apsaugoti dokumentus, jei verslo kompiuterį kas nors pavogtų. Tai turėtų būti itin aktualu tiems, kurie keliaudami vežasi įvairius nešiojamuosius kompiuterius. Jei vartotojas neturi kompiuteryje įdiegto reikiamo „rakto“, šifras padaro duomenis neįskaitomus.

Operacinėje sistemoje Windows XP Professional yra failų šifravimo sistema (Encryption File System – EFS), galinti užšifruoti atskiro failo arba viso aplanko turinį. Naudojant EFS, dokumento failą atidaryti ir su juo dirbti gali tik jį užšifravęs vartotojas. Tačiau integruotas duomenų atkūrimo palaikymas leidžia atkurti darbuotojo užšifruotus duomenis, jei darbuotojas išeina arba pametami šifravimo raktai.

Nors šifravimas gali atrodyti sudėtingas techninis procesas, jį naudoti galite ir be konsultanto pagalbos. Naudodami numatytąją EFS konfigūraciją vartotojai gali šifruoti be didelių pastangų, nes sistema visus reikiamus raktus sukuria pati. Norėdami pradėti naudoti EFS, žr. toliau pateiktą saitą į straipsnį „Duomenų sauga naudojant EFS kietiesiems diskams šifruoti“.

2. Nustatykite failų leidimus
Jei savo versle naudojate serverį, galite dokumentams nustatyti leidimus ir taip apriboti, kas gali juos peržiūrėti ar keisti. Nustatyti leidimai suteikia prieigą prie dokumento (arba kitos kompiuteryje esančios medžiagos) arba jos nesuteikia.

Prieigos teises ir privilegijas galima suteikti ir atskiriems asmenims, ir vartotojų grupėms. Įprasti leidimai suteikia naudotojui teisę peržiūrėti arba pakeisti vieną failą arba visus aplanke esančius failus. Windows Small Businesses Server 2003 ir kitos Windows serverio sistemos leidžia suteikti leidimus naudojant prieigos valdymo sąrašą.

3. Naudokite informacijos teisių valdymą
Jei norėtumėte turėti dokumentų apsaugos sistemą, tiesiogiai sujungtą su įvairiomis operacinės sistemos Microsoft Office Professional 2003 programų Word, Excel, PowerPoint ir Outlook versijomis, apsvarstykite galimybę naudoti Microsoft sukurtą informacijos teisių valdymo (Information Rights Management – IRM) technologiją.

Naudodami IRM galite nustatyti skirtingus failo saugos lygius ir keisti atskirų vartotojų arba vartotojų grupių saugos lygius. Taip pat galite:

Naudodami IRM galite valdyti el. laiškus ir jų priedus, net kai jie jau išsiųsti. Taip galite neleisti el. laiškų kopijuoti, persiųsti ar spausdinti.

Naudojant IRM reikia, kad į jūsų įmonės serverį būtų įdiegta operacinė sistema Windows Server 2003.

Svarbius dokumentus, kaip ir daug kitų dalykų, geriausiai gali apsaugoti atsargumas ir sveika nuovoka. Nepaisant to, kuo daugiau prarastumėte, jei būtų išplatintos jūsų ataskaitos, žiniaraščiai ir kiti konfidencialūs dokumentai, tuo daugiau norėtumėte investuoti į dokumentų apsaugos sprendimus. Deja, šiais skaitmeninių technologijų laikais investuoti į dar vieną dokumentų seifo spyną neužtenka.

Skaitykite daugiau apie tai

Į puslapio viršų