Autorius Monte Enbysk

Vaizdas toks: kelios dešimtys didelės reklamos agentūros profesionalų tyliai sėdi greta vienas kito atviroje patalpoje be sienų ir pertvarų prie kompiuterių ir renka tekstą.

	PATARIMAS: Galite naudoti MSN Messenger MSN Alerts, jei norite gauti naujausias žinias, orus, akcijų kainas ir kita. Tiesiog eikite į MSN Alerts (EN) ir užsiregistruokite, kad norite gauti tam tikrus pranešimus. Prisiregistravus jie pasirodys MSN Messenger lange.

Retkarčiais tylą nutraukia juokas, tačiau niekas nekalba. Beveik visi bendrauja tiesioginiais pranešimais (instant messaging – IM).

JAV technologijų tyrimo grupės „The Yankee Group“ analitikė Helen Chan, turinti draugų agentūroje, sako, jog lankydamasi šioje įmonėje pastebi, kad žmonės mažai kalba. Pašaliniams tai gali pasirodyti keista, bet tokia dabartinė šio kolektyvo kultūra.

Technologija, kuri buvo sukurta kaip dviejų asmenų pokalbio priemonė, pasiekė darbo vietą. Daugelis verslininkų renkasi tekstinius tiesioginius pranešimus vietoj pokalbių telefonu ir el. laiškų. Jie renkasi juos dėl galimybės greitai gauti tiesioginę informaciją iš toliau dirbančių partnerių, tiekėjų ir kolegų.

Tiesioginiai pranešimai iš esmės yra pokalbio telefonu tekstinis variantas. Vis daugiau žmonių stambiajame ir smulkiajame versle naudoja juos bendrauti. Daugeliui tai yra atsarginė priemonė kilus el. pašto problemoms ar kitais netikėtais atvejais.

„Wall Street Journal“ praneša, kad tiesioginius pranešimus dabar siunčia daugiau nei 100 milijonų žmonių. Pranešime „IM: miegantis milžinas#8220; technologijų konsultantas Gartner Group prognozuoja, kad iki 2005 metų tiesioginiai pranešimai pralenks pagrindinę bendravimo tinkle priemonę el. paštą.

Sakoma, kad IM naudingesni tiems verslininkams, kurie dirba grupėmis ar su projektais, nei mažmenininkams, nepriklausomiems profesionalams ir kitiems. Taip yra dėl to, kad IM leidžia bendradarbiauti, bet netinka ieškoti naujų ryšių. Be to, nors jie teikia galimybę sutaupyti laiko ir pinigų, naudojant tiesioginius pranešimus kyla ir tam tikrų grėsmių.

Štai 10 patarimų, kaip naudoti tiesioginius pranešimus.

1. Priimkite tiesioginių pranešimų vartotojo strategiją. Jei esate savininkas, jūsų darbuotojai turi žinoti, ar jūs pritariate, kad tiesioginiai pranešimai yra tinkamas būdas bendrauti su klientais ar verslo partneriais. Bet kurioje strategijoje turi būti numatytos bendrosios tiesioginių pranešimų naudojimo rekomendacijos. Jei manote, kad tai nėra svarbu, tikriausiai negirdėjote pasakojimo apie draudimo fondo vadovą, kuris sukėlė didžiulį sambrūzdį nepagrįstai naudodamas IM klaidingiems gandams apie programinės įrangos įmonės viešai parduodamus vertybinius popierius paskleisti. (Pasklidus gandui apie programinės įrangos įmonės akcijų nuvertėjimą, draudimo fondo vadovas ir jo įmonė turėjo nemalonumų.)



2. Nenaudokite tiesioginių pranešimų konfidencialiai ar svarbiai informacijai perduoti. Pasimokykite iš pateikto pavyzdžio. Jei jūsų įmonė teikia profesionalius patarimus akcijų, finansų, medicinos ar teisės klausimais, protingiau nedaryti to tiesioginiais pranešimais. IM labiau tinka greitai pranešti apie projekto būseną, susitikimo laiką arba asmens buvimo vietą.



3. Atskirkite verslo kontaktus nuo šeimos ir draugų kontaktų. Išvenkite net mažiausios galimybės įtraukti socialinį kontaktą į verslo pokalbį su partneriu ar klientu. MSN Messenger sudaro galimybę atidžiai susisteminti kontaktus.



4. Neįsitraukite į ilgus asmeninius pokalbius darbe. Žinoma, skambinate iš darbo asmeniniais reikalais, siunčiate asmeninius pranešimus ir leidžiate tai daryti darbuotojams, tačiau skatinate juos taip elgtis kuo mažiau ir (tikriausiai) patys taip elgiatės. Dėl tiesioginių pranešimų būkite griežtesni. Paraginkite kalbėtis per pertraukėles ar pietų pertrauką arba pokalbiais pritraukti verslui naujų klientų ar pajamų.



5. Žinokite, kad tiesioginius pranešimus galima įrašyti. Galbūt manote, kad IM yra puikus dalykas, nes galite sumažinti budrumą, išsakyti įžūlias mintis, išpeikti viršininką, darbuotojus ar bendradarbius, o baigę ištrinti visus įrašus. Bet nepagalvojate, kad vienas iš pašnekovų gali nukopijuoti visą pokalbį ir įklijuoti jį į užrašinę ar Word dokumentą. Kai kurios IM paslaugos leidžia archyvuoti visus pranešimus. Būkite atidūs dėl to, ką rašote, kaip ir rašydami el. laišką.



6. Nesukompromituokite įmonės ar savo reputacijos. Teismai vis dar svarsto, kokią reikšmę suteikti tiesioginiams pranešimams teisiškai svarstant šmeižto atvejus. Tikėtina, kad jūsų mintys, kurias išsakėte apie kitą žmogų, savo ar kitą įmonę, nenuves jūsų iki teismo. Tačiau jos gali pabloginti jūsų reputaciją ir sumažinti patikimumą. Nekalbėkite bet ko.



7. Nepamirškite virusų infekcijų ir saugumo pavojų rizikos. Dauguma IM paslaugų suteikia galimybę su pranešimais persiųsti failus. Autorė ir el. verslo konsultantė Alexis D. Gutzman sako, kad rašant naujausią knygą atlikti tyrimai rodo, jog IM failų prieduose esantys virusai lengviau prasiskverbia pro užkardas nei virusai, esantys el. pašto prieduose. Anot jos, tiesioginiai pranešimai (su virusais) tol veiks ir peržiūrinės užkardą, kol ras plyšį. Būtų išmintinga sužinoti daugiau apie jūsų naudojamos užkardos apsaugos kokybę ir nuspręsti, leisti ar drausti persiųsti failus naudojant IM.



8. Neplatinkite asmeninių duomenų ar kitos informacijos naudodami IM. Net jei labai pasitikite žmogumi, su kuriuo susirašinėjate, nepatartina įtraukti konfidencialios asmeninės informacijos (pvz., telefono numerio). Taip yra dėl to, kad jūsų pokalbis kontaktui perduodamas per serverį. MSN Messenger programų vadovas Chris Mitchell sako, kad jei kas nors prisijungia ir gali stebėti šį judėjimą, gali perskaityti asmeninę informaciją. Gal taip neatsitiks, bet geriau siųsti tokią informaciją šifruotame el. laiške arba visai nesiųsti.



9. Rašykite paprastus, su tema susijusius tiesioginius pranešimus ir žinokite, kada metas atsisveikinti. Sunku nustatyti, kaip turėtumėte naudoti IM. „Cahners In-Stat Group“ el. verslo tyrimo direktorius Kneko Burney naudoja tiesioginius pranešimus tiesiog tam, kad pažiūrėtų, galbūt kolega ar kolegė yra prie savo stalo ir galima pasikalbėti asmeniškai ar telefonu. „Tai lyg žvilgtelėjimas į kieno nors biurą“, – sako jis. Kita vertus, Gutzman supranta IM kaip būdą greitai atlikti tyrimą ir gauti informacijos iš konsultantų ir net teisininkų. Ji neseniai naudojo IM atlikdama tyrimus knygai ir įrašė visus pranešimus į asmeninius archyvus. Tačiau abu sutinka, kad turite riboti užklausas, iš karto eiti prie reikalo ir vengti nereikalingų pokalbių. Pasak Gutzman, rašant tiesioginius pranešimus nereikia per daug mandagybių. Pakanka paklausti, kaip sekasi, ir užduoti klausimą.



10. Nepainiokite savo kontaktų naudodami klaidinantį vartotojo vardą ar būseną. IM, kaip ir el. pašto, vartotojų vardai turi atitikti įmonės vartotojų vardus. Be to, vartotojai turi būti pagarbūs ir visą dieną naujinti savo būseną, kad kontaktai žinotų, kada galima siųsti pranešimus.

MSN Messenger siūlo tiesioginius pranešimus su balsu ir vaizdu bei kitomis naudingomis priemonėmis.