Al inicio de 2004, la operación administrativa en las guarderías propias y subrrogadas del IMSS se efectuaba de manera completamente manual. Con una periodicidad mensual, las 37 delegaciones del Insituto dispersas a lo largo y ancho del país concentraban dicha información de manera local para concentrarlas por medio de procesos en lote en el área normativa central, lo cual ocasionaba un retraso considerable de obtención de información para una adecuada toma de decisiones y adicionalmente una alto riesgo en la consistencia de la misma.

La operación manual dentro de las guarderías presentaba áreas de mejora significativas tales como: permitir un ágil ingreso de menores, registrar adecuadamente las asistencias, seguimiento a su nutrición e inmunizaciones y por otro lado no contaba con control eficiente en cuanto a los permisos para ingresar y retirar a los menores de edad de las guarderías.

Con el objetivo de elevar la calidad y eficiencia en la administración de las guarderías, el IMSS inicia el proyecto SIAG (Sistema de Información y Administración de Guarderías) cuyo objetivo principal es, brindar un mejor servicio a los derechohabientes del IMSS, así como mejorar sus procesos de obtención y consistencia de información oportuna.

El Instituto decidió evaluar distintas herramientas que le permitieran hacer más eficientes los procesos tecnológicos, administrativos y de comunicación tales como:

a. Mantener centralizada la información que se genera en las guarderías, con el objetivo de generar reportes integrales al Área Normativa Central.

b. Contar con accesos vía Internet (Servicios Web) para la consulta y actualización de información, pero no depender de una conexión para poder operar.

c. Hacer sencillo el procedimiento de instalación y actualización de versiones del SIAG en cada una de las guarderías.

d. Facilitar la integración entre plataformas. Es importante que el sistema se integre con otras aplicaciones Institucionales, por ejemplo, con el sistema que almacena los datos de asegurados para evaluar la vigencia de derechos de los mismos.

e. Disponibilidad de servicios en línea (online) para actualizar la aplicación y concentrar la información en el Área Normativa Central.

f. Usar la infraestructura de certificados y firma electrónica disponible en el Instituto para el intercambio de información de manera segura entre guarderías y el Área Normativa Central.

Después de un análisis a fondo y para lograr todo lo anterior, el Instituto seleccionó la plataforma de desarrollo Visual Studio .Net 2003 y el lenguaje de programación Visual C# .NET para realizar el desarrollo del sistema SIAG, el cual se complementa con otras tecnologías tales como Smart Client de .Net Framework, SQL Server 2000 (Desktop Edition y Enterprise Edition) y Microsoft Office System 2003.

Con Smart Client se logró cumplir con una de las principales metas para el IMSS que era: contar con una aplicación capaz de trabajar en línea o fuera de línea, de fácil actualización, evitando la movilización de personal y haciendo de este procedimiento una tarea automática para todas las guarderías.

Dada la naturaleza del requerimiento, era necesario tener un repositorio de información en las guarderías que facilitara el almacenamiento de datos generados cuando se trabajaba fuera de línea, por esto, fue elegido SQL Server Desktop Edition como base de datos.

Para cuando se trabaja en línea, SQL Server 2000 Enterprise Edition fue la opción central, para que a través de Servicios Web (servicios a través de Internet) se pudiera actualizar la información relevante de la operación de cada una de las guarderías, pudiendo ofrecer información en tiempo real. Esta base de datos mantiene el control de la información de las guarderías de manera centralizada y además puede ser utilizada a nivel local.

Mejora en administración
Entre los beneficios que el IMSS obtuvo con el uso de la tecnología .Net de Microsoft, en particular la tecnología Smart Client, se encuentran los de un mejor control y administración del sistema de guarderías. Hoy, cada guardería cumple con la normatividad del IMSS y envía cifras de control consultables de manera centralizada y automatizada. Originalmente esta información se enviaba llenando formatos y enviándolos físicamente al área normativa central , lo cual ocasionaba retrasos considerables en la consolidación de información, ahora mediante Web Services el tiempo de procesamiento es casi inmediato.

El desarrollo del sistema se realizó en tiempo récord, con la funcionalidad solicitada y un número reducido de programadores.

Así mismo, se disminuyó el tiempo en el proceso de verificación de envíos y pagos a las guarderías, antes era un proceso de dos meses, con el nuevo sistema al final de cada mes se puede saber con mucha prontitud, en cuestión de minutos, la verificación de cifras, haciendo el pago a las guarderías mucho mas rápido. Gracias a la centralización de información y mejora administrativa se permite realizar operaciones que reflejen exactamente la operación de la
guardería evitando así posibles confusiones en la administración de la misma.

Calidad en el Servicio
La implementación de la nueva tecnología permitió no solo reducir tiempos y mejorar procesos administrativos, sino aún más importante: un mejor control de solicitudes de ingreso, inscripciones, bajas, generación de credenciales de manera inmediata, control de vacunas aplicadas, mediciones de peso y talla, exámenes médicos, autorización de personas a ingresar y recoger niños de la guardería, entre otros. Lo anterior en su conjunto se traduce en dar a los derechohabientes un mejor servicio.

Mejoras en el tiempo de operación
El sistema permite un manejo de salas mas eficiente a como se hacía anteriormente (de manera manual), adicional a esto, la cantidad y capacidad de salas es actualizada automáticamente con la información que se encuentra en otros sistemas institucionales del IMSS mediante el uso de Web Services.

Mejoras en el deployment
El requerimiento de actualización de versiones del sistema era muy complejo, debido primordialmente a la dispersión geográfica de las guarderías, hoy por hoy mediante la tecnología Smart Client el sistema se actualiza automáticamente, el único requerimiento para que esto ocurra es que el usuario en la guardería este conectado a Internet, si esto se cumple, iniciará de manera automática el proceso de actualización, el cual, además de mantener al día la versión del sistema, sincroniza los datos que se generan en las guarderías hacia el repositorio central del IMSS.