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Nuevos tiempos, nuevos desafíos |
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La información que acumula un trabajador así como la cantidad de formas de trabajo ha aumentado de manera que le roba tiempo y espacio. Con la llegada de OneNote 2007, es mucho más fácil acceder a ésta y al mismo tiempo estar vinculado con su equipo de trabajo aprovechando al máximo las herraamientas
de Internet.
Educación a distancia, Intranet, softwares específicos para cada profesión e incluso para cada especialidad es el legado de la tecnología a estas generaciones. Ha transformado y acelerado nuestra forma de vida, de trabajar y estudiar,
tanto que generaciones pasadas se han visto en la necesidad de reeducarse para no quedar rezagadas en tecnología y por lo tanto en conocimientos.
Trabajo en equipo y administración de los procesos y el contenido
En la actualidad a los equipos que deben trabajar en colaboración con frecuencia les resulta difícil hacerlo de manera eficiente. Estamos avanzando hacia un mercado global diverso pero unificado, en el que clientes, socios y proveedores de diferentes culturas y continentes deben trabajar en equipo.
La fuerza laboral mundial está siempre activa y conectada, por lo que se requieren nuevas herramientas para ayudar a las personas a organizarse y a darle prioridad a su trabajo. Cuando los equipos están integrados por personas de varias oficinas y empresas, y por
trabajadores móviles, con frecuencia deben confiar en un conjunto de aplicaciones, que incluyen correo electrónico, teléfono, correo de voz, archivos compartidos, sitios web y herramientas especializadas de colaboración, para trabajar en conjunto.
Cada aplicación presenta fortalezas para determinadas actividades laborales, pero no se integran para brindar un entorno de trabajo sencillo, continuo y contextual al que todos los integrantes del equipo puedan tener acceso, en cualquier lugar, en todo momento y en todas las redes.
Además, muchas de estas aplicaciones fueron disenadas para respaldar exclusivamente el trabajo interno de la empresa, de manera que los costos de infraestructura y los riesgos de seguridad aumentan cuando se utilizan para realizar trabajos entre varias organizaciones y desde distintos lugares.
Influencia personal en las organizaciones
A medida que cambia la dinámica del lugar de trabajo, particularmente mediante los recursos para dirigir las organizaciones de la manera más eficiente posible, se ejerce una presión considerable sobre las personas para que trabajen con mayor eficiencia y efectividad que en el pasado.
Las organizaciones saben que la clave para mejorar el rendimiento operativo es optimizar la influencia de cada empleado. Sin embargo, con un entorno de trabajo cada vez más descentralizado y móvil, combinado con un aumento del volumen de información generado por la cantidad cada vez mayor de fuentes, es posible que a las personas les resulte difícil realizar contribuciones aún más valiosas.
La "sobrecarga de información" se está convirtiendo en un estorbo para la productividad: el típico trabajador de la información en Estados Unidos recibe una cantidad de correos electrónicos 10 veces mayor a la que recibía en 1997, y esa cifra sigue aumentando.
También es difícil para las personas encontrar la información destinada a llevar a cabo su trabajo. Los analistas de la industria estiman que los trabajadores de la información dedican hasta el treinta por ciento de su día laboral exclusivamente a buscar la información que necesitan.
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Cómo los ayuda Microsoft a enfrentar estos retos laborales |
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Microsoft Office OneNote 2007 es un cuaderno digital que proporciona una manera flexible de recopilar anotaciones e información, eficaces funciones de búsqueda para que los usuarios puedan encontrar lo que necesitan rápidamente y blocks de notas compartidos fáciles de usar para que los equipos puedan trabajar en colaboración de un modo más efectivo.
1-Recopilar sus anotaciones y la información en un único lugar.
Recopilar, almacenar y administrar las anotaciones y la información, incluidos texto, imágenes, escritura
digital a mano, grabaciones de audio y video, y mucho más, en un solo lugar. El hecho de tener toda la información importante al alcance de la mano puede ayudar a tomar decisiones con más fundamentos y estar mejor preparados.
2- Realizar copias de seguridad de la información de valor.
Office OneNote 2007 guarda y realiza automáticamente una copia de seguridad de sus blocks de notas, si están almacenados localmente o si lo están en un recurso compartido de archivos de red. De esta manera sé es menos vulnerable a la pérdida de datos.
3-Buscar información con mayor rapidez.
La eficaz tecnología de búsqueda con reconocimiento óptico de caracteres
ayuda a encontrar lo que se busca de forma más rápida, ya sean notas manuscritas, texto en imágenes o texto oral en grabaciones de audio y video. Puede configurar Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 o Microsoft Office SharePoint Server 2007 para indizar automáticamente los archivos de Office OneNote 2007 con el fin de incorporar los datos a la base de conocimientos de su companía.
4- Trabajar en equipo de un modo más eficaz.
Los blocks de notas compartidos proporcionan a todas las personas acceso
a la misma información de forma simultánea, con o sin conexión. Office OneNote 2007 administra los cambios para que varios usuarios puedan trabajar simultáneamente en el mismo block de notas, con lo que se evita el seguimiento de versiones y cambios. Las sesiones compartidas en directo permiten que equipos repartidos en distintos puntos geográficos puedan ver y editar la misma página de notas al mismo tiempo.
5- Evitar la duplicación de trabajo.
Office OneNote 2007 facilita las operaciones de recopilar, almacenar y buscar información sobre proyectos en una ubicación central. Asimismo, permite sacar el máximo partido a las ideas, las notas y las prácticas recomendadas cuando se informa a nuevos equipos de proyectos o a nuevos miembros de equipos. Además, se puede beneficiar de las ventajas de los archivos de OneNote para evitar la duplicación de trabajo.
6- Organizar la información a su manera.
Puede organizar la información del modo que mejor se adapte a sus necesidades. Se pueden ver todos los blocks de notas abiertos en una sola vista para ordenar y organizar fácilmente las notas utilizando la funcionalidad de arrastrar y colocar. Es posible agregar hipervínculos a otras páginas del block de notas para encontrar rápidamente contenido apropiado para la tarea que se esté realizando.
7- Priorizar y administrar las tareas y la lista de tareas pendientes de forma más eficaz.
Se pueden utilizar etiquetas de notas para marcar y controlar fácilmente las acciones y los elementos importantes. Las etiquetas de notas se pueden personalizar con arreglo a sus necesidades y visualizar rápidamente en un panel esquematizado. Las tareas creadas en Office OneNote 2007 se sincronizan con las tareas de Microsoft Office Outlook para administrar los proyectos con más eficiencia.
8- Aumentar la productividad de las reuniones.
Office OneNote 2007 proporciona flexibilidad para recopilar toda la información presentada en reuniones, como las actualizaciones de estado, las presentaciones, los documentos, las notas escritas con teclado o a mano, etc. Si todas las notas de las reuniones se almacenan en un solo lugar, las personas tendrán acceso a la misma información, garantizándose que todos los miembros del equipo estén en la misma página y salgan de las reuniones con un conjunto coherente de elementos de acción.
9- Ponerse al día rápidamente.
El aspecto e impresión familiares de los demás programas de Microsoft Office System y la existencia de una interfaz de usuario intuitiva facilitan el proceso de empezar a utilizar Office OneNote 2007 inmediatamente. La integración en 2007 Microsoft Office system significa que se puede compartir fácilmente información entre Office OneNote 2007 y los demás programas de Microsoft Office system.
10- Mejorar la productividad cuando se está ausente de la oficina.
Se pueden sincronizar los dispositivos basados en Microsoft Windows Mobile con Office OneNote 2007 para poder llevar consigo el contenido de su block de notas y verlo en su dispositivo móvil. Además, la información recopilada en su dispositivo Smartphone o en su equipo Pocket PC basado en Windows Mobile, incluidos tanto texto como fotografías, se puede transferir a Office OneNote 2007 y permitir de este modo la operación de búsqueda.
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