Alejandro Garza afirma que durante los últimos tres años Home Interiors ha dedicado entre el 1% y el 3% de sus ventas a proyectos de investigación, desarrollo e innovación tecnológica, porque, derivado de su crecimiento, tenía una colección de sistemas independientes en diferentes plataformas para soportar sus procesos administrativos, financieros, comerciales y de distribución, lo que no le permitía un buen manejo de la información. “Cada departamento era dueño de su propio sistema y por consiguiente de su propia información, haciendo que existieran islas operativas en la compañía. Algunos de estos sistemas estaban tecnológicamente obsoletos, por lo que además de presentar problemas de vulnerabilidad también se dificultaba adaptarlos para soportar nuevos procesos, para compartir información interdepartamental y en general para interoperar con las nuevas tecnologías”, comenta Garza. Por esto se decidió invertir en un sistema integrado que tuviera una sola fuente de información para toda la compañía. El área de finanzas era la que más padecía, porque a la hora de hacer sus conciliaciones contables recibía diferente información de cada fuente y, así mismo, la realización de auditorías se convertía en un proceso muy dispendioso.

Home Interiors eligió el ERP (Enterprise Resource Planning) Microsoft Dynamics SL (anteriormente Microsoft Business Solution Solomon) para reemplazar la colección de sistemas independientes que tenía, buscando concentrar toda la información en un mismo lugar, mantener la integridad y seguridad de su base de datos y tenerla disponible en cualquier momento. El nuevo sistema también debía ser fácil de usar y de conectarse con el portal de la empresa e igualmente ser muy flexible para adaptarse a la evolución de los procesos de negocios. “Además del ERP de Microsoft, se evaluaron otras soluciones”, comenta Garza, pero antes de eso se determinaron los requerimientos por área, para lo cual se formó un comité de selección con responsables de cada departamento (Servicio al cliente, Operación, Planeación, Compras, Inventarios, Logística y distribución, Finanzas y Mercadotecnia) y se escucharon propuestas de los proveedores. A todo el proceso de adaptación e implementación de Microsoft Dynamics SL se le llamó Oryx, “porque se buscaba tener un sistema robusto, resistente, adaptable al cambio y flexible, características principales de este antílope africano”, explica el director de Operaciones de Home Interiors. La implementación comenzó en el 2003 y se dividió en etapas, primero se les explicó a los trabajadores en qué consistía el proceso y se les capacitó. Todo se hizo paso por paso y se establecieron metas a corto plazo, metodología que facilitó que las personas observaran los avances. “El proceso se dividió en cinco fases y cada una terminó a tiempo, a pesar de que en el camino se descubrieron nuevas necesidades, pero al final se logró integrar todo al proyecto original y con el mismo presupuesto”, agrega Garza. José Torres, del área de ventas de GCG, destaca que el proyecto de Home Interiors fue bien planeado y administrado, y que en todo momento se respetó la metodología de trabajo, la cual se pulió con los controles que pidió la matriz de Estados Unidos, lo que ayudó a cumplir en tiempos y costos. “Fueron 15 meses de labor ardua pero satisfactoria”, explica Torres.

Beneficios:
   
Por lo que respecta al software, “el lenguaje de computación es muy confiable y como es parecido al Office, es fácil de usar. Toda la información está en un mismo sistema y puede ser exportada a Excel para un análisis detallado”, señala Alejandro Garza. “En la parte de contabilidad, todas las transacciones caen automáticamente en el libro mayor, reduciendo el trabajo a los encargados de Finanzas. Los reportes financieros salen automáticamente del sistema, no hay uno solo que se haga manual. De cerrar en 6 días ahora se cierra en 1,5”. Puntualiza que antes no se administraba el efectivo y ahora se da un mejor uso a este flujo, lo que ha ayudado a pagar parte del proyecto. En la parte de logística y distribución se redujeron los faltantes al surtir una orden. “Este sistema nos ha ayudado a tener mayor control de los pedidos, pues se han eliminado errores de surtido, pero, además, se disminuyó el número de personas involucradas en el proceso”.

Perfil de la empresa

El ERP Microsoft Dynamics SL ha permitido administrar mejor el negocio, así como reducir costos y mejorar tiempos.

Home Interiors también logró reducir los costos porque con el nuevo sistema se pueden planear las rutas desde un inicio. “Donde más se gastaba era en los fletes, por eso se validó el programa de logística y ruta a la medida, para que prevenga el número de viajes que se requieren”.

Otro beneficio fue en el área de compras e inventarios, pues, “gracias a estos cambios, actualmente hay un mayor control y esto nos permite anticiparnos al cliente”, indica Garza, sin contar con que ahora es posible monitorear cómo se está vendiendo cada artículo. “Antes un inventario físico llevaba cinco días y ahora en 24 horas está listo, ni siquiera se tienen que parar operaciones o esperar a que sea diciembre”.

Alejandro Garza aclara que, por ser una empresa de venta directa, tiene varias peculiaridades, pues además de las necesidades de cualquier compañía, necesita administrar los beneficios para sus vendedoras, como los créditos y su plan de carrera, y todo esto lo han podido realizar con el ERP Microsoft Dynamics SL.

Microsoft Dynamics SL, módulos:

– Administración del sistema
– Contabilidad y Frx Desktop
– Cuentas por pagar
– Cuentas por cobrar
– Administración de efectivo
– Múltiples monedas
– Compras
– Inventarios
– Ventas
– Costos de importación
– Administración de adaptaciones
– Visual Basic Tools
– Usuarios concurrentes
– 40 usuarios concurrentes