Las comunicaciones unificadas van a ser algunas de las innovaciones tecnológicas de los próximos años
«Comunicaciones Unificadas Colaborativas para las organizaciones va a ser una de las innovaciones tecnológicas de los próximos años. Además de incrementar la productividad, va a cambiar la manera en que trabajamos, permitiéndole a los usuarios trabajar de forma inteligente, tomar decisiones rápidas, y transferir y tener acceso a información a través de la empresa en tiempo real». -Yankee Group Report- Unified Collaborative Communications for the Real-Time Enterprise - Feb. 2004
«El desafío: ofrecer soluciones que saquen provecho y se integren con la inversión existente en tecnología y que sean escalables para adaptarse a las necesidades y crecimiento a medida que la infraestructura dentro de las organizaciones evolucione». -Yankee Group Report- Unified Collaborative Communications for the Real-Time Enterprise - Feb. 2004
Dentro de su esquema actual de comunicaciones ¿su compañía cuenta con un PBX tradicional y diversas líneas telefónicas que le permiten hacer llamadas a números telefónicos fijos o a números celulares con algunas funcionalidades de teleconferencia, llamada en espera y buzón de voz, entre otros? Por otro lado, ¿usted dispone con una cuenta de correo electrónico, herramientas de productividad como Microsoft Office y un teléfono celular? Si su respuesta a los anteriores interrogantes ha sido afirmativa, le tenemos buenas noticias: una tecnología desarrollada actualmente por Microsoft ofrece herramientas de software que, conectadas con las centrales telefónicas tradicionales, permiten unificar todos estos medios de a comunicación y colaboración en una misma plataforma, para que todo esté al alcance de un simple “clic”. Muy pronto, las plantas telefónicas no serán necesarias (serán solamente software), porque desde su propio computador personal y sobre la infraestructura de red que tiene su compañía, podrá tener más que todas estas funcionalidades.
La productividad de los empleados es uno de los desafíos más grandes que actualmente afrontan las organizaciones de todos los tamaños. Una fuerza laboral conectada, colaboradora, móvil y en crecimiento, abarca una serie de hardware, software y tecnologías de servicio que les permite a los empleados trabajar con más eficiencia en una amplia variedad de ubicaciones.
¿Cuáles son las tendencias y nuevos cambios en los negocios?
Reducción de gastos de viajes y comunicaciones.
Reducción del “Time to Market”. ¿Cómo puedo llegar más rápido a mis clientes con ideas comerciales y de mercadeo mucho más efectivas?
Equipos de trabajo distribuidos trabajando de forma sincronizada.
Mejor conexión con clientes y proveedores
Mejor acceso a la información y a las personas.
La “Colaboración en tiempo real” es una iniciativa de Microsoft que permite la integración de modos de comunicación, como mensajería instantánea, videoconferencia, voz sobre IP y la funcionalidad de presencia, que permite a la gente comunicarse a través de su computadora. La mensajería instantánea es la habilidad de transmitir mensajes de texto a través de internet o de una red corporativa, y la funcionalidad de estado/presencia permite detectar la disponibilidad de un empleado sobre uno o más dispositivos. Estas características dan la posibilidad de incrementar la productividad de sus organizaciones, ya que permiten el acceso inmediato a la información y a las personas, integrando las comunicaciones y creando espacios de trabajo colaborativos. La mensajería instantánea está ganando importancia como medio de comunicación y colaboración, no solo en la empresa, sino también entre los proveedores, clientes, vendedores y otros socios de negocios.
Las video conferencias permiten a la organización reunirse, presentar, entrenar y colaborar en tiempo real y en cualquier momento. Ayudan a las compañías a comunicarse con más gente, con mayor frecuencia y más efectivamente sin los elevados e innecesarios costos de viajes y viáticos.
¿Qué es “presencia”?
Está relacionada con la capacidad que tiene la herramienta para identificar cuál es el estado y la ubicación de la persona que está tratando de contactar. Los usuarios pueden ver contactos dentro y fuera de la organización, identificar quién está en línea y contactarlo inmediatamente (o empezar una “sesión de trabajo colaborativo”). Si un empleado identifica a 3 colaboradores requeridos para solucionar algún tema importante, puede iniciar una “sesión de trabajo colaborativo” y resolver rápidamente la situación.
Dado que Live Meeting tiene un aspecto similar a Microsoft Office y hace más eficientes las tareas de reunión habituales, ningún participante de cualquier parte del mundo tendrá dificultades para utilizarlo. Y, dado que se trata de un servicio de conferencias por internet alojadas, puede implementar Live Meeting de forma rápida y fácil en su área funcional o en toda la compañía en el ámbito mundial.
Integración con la telefonía tradicional
Las llamadas telefónicas pueden ser realizadas desde su PC directamente a una extensión de su compañía o a un teléfono fijo en la red pública, e inclusive a un celular. La interfase familiar de Windows y de Office reemplaza los inconsistentes comandos y teclados telefónicos tradicionales. “Verifique la disponibilidad de su contacto antes de llamar y maneje su teléfono con manos libres sobre su PC. Sea notificado cuando su contacto regrese y esté disponible para llamarlo inmediatamente. O si lo desea, genere mensajes y notas para quien desee contactarlo explicando cómo y dónde puede localizarlo en ese momento”.
Algunas características importantes de la solución Microsoft:
Direccionamiento automático de llamadas a dispositivos móviles u otras ubicaciones:
las llamadas entrantes pueden ser aceptadas o transferidas basadas en prioridades establecidas previamente, también desde una sesión de mensajería a una llamada telefónica con un simple “clic”. Hay muchos esquemas de conectividad, que varían dependiendo de la infraestructura informática y de comunicaciones con que cuente la compañía. Microsoft entrega a los clientes herramientas que les permiten proteger la inversión actual de infraestructura con la oportunidad de incorporar nuevas tecnologías en sus ambientes de cómputo actuales.
Protección de la inversión en el cambio
“Live Communication Server” (LCS) proporciona una solución profesional, escalable y manejable para comunicaciones en tiempo real en su organización. Mejorado a partir de la misma plataforma estándar del sector, basada en SIP (Protocolo de inicio de sesión) y SIMPLE (Instant Messaging and Presence Leveraging Extensions), Live Communication Server 2005 permite tomar decisiones empresariales con mayor rapidez y ofrece la posibilidad de compartir las características de presencia, mensajería instantánea y comunicación en tiempo real con socios, clientes y proveedores. Live Meeting le permite trabajar con compañeros, clientes y proveedores, independientemente de dónde esté. Para los eventos, reuniones y cursos en línea, Live Meeting es la solución eficaz que le da la posibilidad de colaborar con grupos (incluso miles de participantes) sin tener que salir de la oficina. Con la participación de los asistentes desde sus PC, podrá iniciar un proyecto, llevar a cabo una “lluvia de ideas”, editar archivos, colaborar escribiendo en “pizarras” y negociar acuerdos con solo una mínima parte de los costos y complicaciones que conlleva tener que desplazarse de forma física a cualquier lugar geográfico. Live Meeting proporciona herramientas interactivas exclusivas, se integra con sus sistemas y aplicaciones de productividad e incorpora una interfaz fácil de utilizar y similar a otros programas de Microsoft Office que mejoran la colaboración remota y la eficacia de las reuniones de empresas de cualquier tamaño. Gracias a las funciones de colaboración en tiempo real de Live Meeting, con un tiempo de actividad probado del 99,99% y el cifrado de “Capa de sockets seguros” siempre activo, podrá realizar sus reuniones con confianza y seguridad.
Live Meeting Interactivo: interesante para grupos de cualquier tamaño
Tanto si está desarrollando una “lluvia de ideas” con un compañero a distancia o presentando una campaña de distribución para una audiencia de 1,000 clientes, Live Meeting proporciona un completo conjunto de herramientas multimedia que permite personalizar el nivel de interactividad necesario con los participantes de la reunión.
Satisfaga las necesidades de colaboración de la empresa, desde pequeñas reuniones improvisadas hasta presentaciones y sesiones de aprendizaje a gran escala:
Aproveche todas las funciones de las presentaciones de Microsoft Office PowerPoint, gracias a la compatibilidad de alta resolución con todo tipo de animaciones y transiciones de diapositivas, y consiga una mayor participación de los asistentes alternando entre vistas de pantallas distintas, según prefieran.
Comparta cualquier documento imprimible al momento para revisarlo o editarlo en línea. Gracias a este visor de alta resolución, los participantes pueden ampliar o reducir los documentos sin sacrificar la calidad de los textos o gráficos.
Comparta el control del software de su escritorio sin perder de vista los comentarios de los participantes o las preguntas clásicas. Los participantes pueden pedir el control y los moderadores proporcionarlo rápidamente. Los moderadores pueden personalizar la profundidad del color y la resolución de la pantalla para interactuar mejor con los usuarios gracias a las distintas funciones del escritorio.
Fomente la participación de la audiencia mediante funciones de colaboración como el gestor de preguntas. Esto le permite a cualquiera de los moderadores ver y responder las preguntas contestando a los participantes de forma individual o colectiva. Otras herramientas interactivas incluidas son: sondeos en tiempo real, indicadores de estado, chat, anotaciones, pizarra, diapositiva texto y diapositiva web.
Dibuje, anote y escriba al mismo tiempo para simular la interactividad natural de una persona en una reunión presencial. Comparta ideas escribiendo en una pizarra o presentando una lluvia de ideas mediante una diapositiva de texto.
Conserve todos los documentos, anotaciones continuas, ediciones y sesiones de lluvia de ideas, e intervenciones en pizarras de todas las reuniones, en su sala de reuniones virtual.
Live Meeting: se integra con Microsoft Office y otros sistemas instalados
Gracias a la integración con sistemas existentes, podrá utilizar Live Meeting para colaborar con comodidad en un entorno de cursos de aprendizaje y reuniones en línea. Desde la creación y preparación de la reunión hasta su gestión y seguimiento, Live Meeting proporciona un entorno eficaz para las conferencias por Internet alojadas.
Como componente de Microsoft Office System, Live Meeting le facilita iniciar y asistir a reuniones “ad hoc” desde programas de Microsoft Office como Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, Microsoft Office Project y Microsoft Office Visio, o desde aplicaciones de mensajería instantánea (IM) como Microsoft Windows Messenger y MSN Messenger. Los organizadores pueden utilizar Outlook para convocar reuniones (incluso sin conexión), enviar invitaciones para reuniones a moderadores y asistentes por separado e incluir automáticamente información de audio sobre la reunión en cada invitación.
Los clientes de BT, InterCall, MCI o cualquier otro prestador de servicios de telefonía pública local o internacional, pueden controlar las llamadas de conferencia de audio directamente desde Live Meeting, por lo que pueden llamar directamente a los participantes, “sonorizar” o “insonorizar” las líneas telefónicas de los asistentes, “expulsarlos” y “bloquear la reunión”.
Como alternativa a las conferencias de audio, la difusión de audio por internet permite a los moderadores transmitir audio por internet, por lo que los participantes solo necesitan altavoces para poder participar.
Live Meeting: uso fácil y sencillo tanto para organizadores como para participantes de reuniones
Dado que Live Meeting tiene un aspecto similar a Microsoft Office y hace más eficientes las tareas de reunión habituales, ningún participante de cualquier parte del mundo tendrá dificultades para utilizarlo. Y, dado que se trata de un servicio de conferencias por internet alojadas, puede implementar Live Meeting de forma rápida y fácil en su área funcional o en toda la compañía en el ámbito mundial:
Los usuarios se familiarizarán rápidamente con el funcionamiento gracias a la disponibilidad en la reunión de recursos de ayuda rápida para tareas habituales, personalizados para cada una de las fases de la reunión y la función de los participantes.
Los usuarios se familiarizarán rápidamente con el funcionamiento gracias a la disponibilidad en la reunión de recursos de ayuda rápida para tareas habituales, personalizados para cada una de las fases de la reunión y la función de los participantes.
Controle fácilmente a los participantes de la reunión mediante las opciones de reunión que le posibilitan al moderador activar y desactivar rápidamente las herramientas interactivas en función del nivel de interactividad necesario.
También incorpora otras funciones que permiten gestionar a los participantes para mejorar la eficacia como:
Otorgar privilegios a los asistentes para que adopten la función de moderador o moderador activo.
Ver los perfiles de los asistentes.
Enviar mensajes de correo electrónico a los participantes de la reunión.
Invitar y eliminar participantes de la reunión.
Programar una reunión en cualquier momento. Esta ubicación para reuniones virtuales está siempre disponible para reuniones, sin tener que reservar. Si envía a los invitados de una reunión a la “sala de espera” para reuniones en lugar de enviarlos directamente a la reunión, el moderador dispone de un mecanismo adicional para examinar a los participantes y permitirles o negarles el acceso a dicha reunión.
Grabar la presentación de forma fácil con un solo “clic”, sin necesidad de equipos especiales. Es muy probable que las personas que no han podido asistir a una reunión (o clase) vean las grabaciones previa solicitud utilizando Microsoft Windows Media Player o descarguen las grabaciones para verlas cuando lo consideren oportuno. Puede aprovechar su presentación las veces que desee con grabaciones de óptima calidad.
Conclusiones
Las soluciones Microsoft de Colaboración en Tiempo Real utilizan las interfases familiares de Microsoft, intuitivas y fáciles de usar para quienes están acostumbrados a la funcionalidad de Windows y Office.
Estas herramientas pueden ser usadas en todas las áreas de la compañía, tales como: presidencia, gerencias generales, operaciones, finanzas y administración, ventas y mercadeo, recursos humanos, tecnología, así como en otros escenarios en empresas de cualquier tamaño y de cualquier tipo de industria.
Las soluciones de Colaboración en Tiempo Real de Microsoft compuestas por los productos “Live Meeting”, “Live Communication Server” (LCS) con el cliente “Office Communicator” pueden entregar un retorno de la inversión significativo para cualquier empresa mientras habilitan y permiten a esta, mejorar sus procesos de toma de decisiones y sus relaciones con colaboradores internos, clientes, proveedores y comunidad en general.
El retorno en la inversión es el resultado de una combinación de ahorros significativos en varias áreas de la compañía, debido a la reducción de costos de viajes innecesarios y a la mejora en los procesos de negocios y productivos que generan un incremento de la rentabilidad y un margen operativo del negocio.
Algunos síntomas que le permitirán identificar el potencial de esta herramienta en su compañía son:
1.
Uso de mensajería pública en su organización.
2.
Alto volumen de llamadas “intra-compañía”, de larga distancia e internacional.
3.
Altos costos de viajes de negocios o con fines de capacitación, entrenamiento o soporte técnico.
4.
“Estrategia de comunicaciones” en su organización definida como un aspecto sensible en términos de tiempo y velocidad para los procesos de negocios.
5.
Uso de voz o video conferencia en la organización.
6.
Creciente volumen de mensajes e-mail e incremento en los requerimientos de almacenamiento.
